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新形势下企业档案管理工作的探讨

作者:未知

  摘 要:新形势下的档案管理工作对企业的长远发展具有关键性意义,更是企业管理中至关重要的一部分。新的时期,企业面临更加复杂的新的环境,为了紧跟时代步伐,促进企业健康发展,企业领导人和档案管理人员必须更加重视档案管理工作,并不断在工作中创新,使档案管理工作在企业的发展和运行过程中发挥其真正的作用。
  关键词:企业;档案管理;措施
  1 新形势下企业档案管理的意义
  传统模式的企业档案管理,是把在企业管理和生产经营工作中产生的原始工作记录保存下来归档,以实现工作记录在必要时刻的能够查证。这种档案管理形式的产生在原来的企业管理中不仅重要,而且可行。但在新形势下,自动化的管理工具现在已经普遍使用,企业对在经营过程中信息的控制,正在向资源管理模式改变,这种改变也决定了档案的管理模式必须有所创新来适应企业的需求。新形势下档案管理工作正从传统档案管理模式转化为以价值为导向的档案知识管理模式,以实现企业战略为目标的价值管理模式。新的档案管理模式是通过积极有效的数据清理、信息规范整理,信息流动环节的设计等各项具体工作,借助信息自动化管理平台,规范化档案管理,提高档案管理工作的效率、减少档案管理者不必要的劳动,从而降低企业管理成本。而大数据时代下,实现档案管理的电子化,更加提高了工作效率,使用电子软件可以随时随地对档案进行归档、检索、查阅,让档案管理工作达到了事半功倍的效果,降低了人力成本,降低了档案的保管中存在的风险,同时也提高了档案信息利用的效率,充分发挥企业档案信息在企业经营活动中的积极作用。
  2 新时代企业档案管理中存在的问题
  1)对档案工作认识和重视不够。一是部分企业只重视人事档案、文书档案等,对其它种类的档案如照片、声像等的重要性认识不足,甚至这类资料还没能上升到档案的角度。二是部分单位对档案应有的重要性认识不足,认为档案工作对主业工作的作用不直接,档案工作只是档案管理员的事,因此存在档案工作管理和规划严重滞后的现象。另外,还存在档案材料收集不及时、不齐全、不规范,业务部门对应归档资料内容和范围不明确等问题。
  2)档案管理队伍素质有待提高。一是档案人员的专业化水平不高,部分企业档案人员素质还停留在传统档案的管理水平,展现出的专业水平不符合新时代档案工作的新要求,不具备互联网时代先进的信息化档案管理能力;二是档案人员变动频繁,档案人才队伍储备不足,导致档案工作交接不到位,且持续性得不到保证。
  3)档案管理环境条件有限。目前大部分企业单位档案室还是以储藏柜为主的配置,完全没有与信息化相配套的先进设施。还有部分档案室环境不合格,存在着湿度过大、温度不均、灰尘过多等环境问题。
  4)档案安全跟不上时代要求。随着互联网时代的到来,档案信息安全是新时代档案管理工作面临的一个重要安全因素。然而部分企业和档案管理人员受传统管理理念影响,认为档案安全管理就是对实际档案安全保管,对如何保障档案信息不流失、不泄密、保障档案信息网络安全认识不够,重视不足,很多企业的档案室网络安全设备也跟不上时代要求。
  5)档案管理的基础设施不健全。由于企业缺乏对档案管理的正确认识,导致企业不在档案管理的基础建设上投入太多资源,档案管理部门工作环境较差,有的企业甚至没有专门的档案管理部门,没有专门放置档案的档案室,或者为了经营的需要一再缩减档案室的空间。有的虽然有档案室,但是没有分门别类的整理摆放,把各种档案堆积在一起。
  3 档案管理的建议
  1)提高企业职工对于档案管理工作的认识。一个企业要真正做好档案管理工作,必然需要企业所属职工的配合和支持。要加强职工对档案管理重要性的认识,让他们积极配合企业档案管理工作。提高认识可以采用的方法有,开设档案管理知识讲座,介绍我国档案管理制度和相关法律法规,开展档案管理知识讲座,进行问卷调查等。
  2)充分利用档案资源调动员工积极性。有些单位不能正确认识档案管理工作的重要性,认为档案管理工作不能为企业带来高额利润,过多投入财力物力是极大的浪费。殊不知对于职工而言,自己的档案就是自己工作经历的展现。随着档案管理工作的改革,档案也是对自身权益的一种保障。当职工意识到自己受到重视自然会提高工作积极性,为企业带来更多的效益。因此,为了企业的长久发展,企业必须要把眼光放的长远一些。除了收集、整理、保存好员工的档案,还要做到不丢失、不破损,给每个员工建立一份全面的档案资料。
  3)充分发挥档案作用。积极开发利用档案的信息资源,充分发挥档案的价值,单位应主动出击,开展档案应用研究。既可根据本单位的需求,编写单位的发展史、大事记汇编、组织沿革、先进集体与优秀个人汇编等,也可围绕中心工作与建设需要,宣传和总结单位改革的经验和业绩,为领导决策做参谋。档案资料编研成果还可为社会提供有效的信息服务。推动档案管理在服务上由封闭型向开放型转变。新时期档案工作的覆盖面更宽、受众面更广,体现出更强的社会性、全民性和公益性。档案利用不再局限于工作查考和学术研究,越来越多的普通公民为掌握信息或维护自身合法权益利用档案。建立覆盖广大人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系,是这几年档案工作的重要内容,也是我们国家档案工作区别于国外档案工作的一个重要内容。档案管理事业只有走出神秘象牙塔,融入社会、根植于大众、服务于现实,才能有广阔的发展空间。
  4)加大企业对档案管理工作的资金投入。企业不能只关注于眼前的经济利益,要把目光放长远,能够看到档案管理对企业未来发展的重要意义和作用,加大对档案管理工的资金投入,完善企业内档案管理工作的基础设施。比如,建立档案管理所必需的档案室或档案库房,完善档案管理工作人员的相关工作設备包括电脑,办公室等。这其中也包括上面提到的对工作人员的培养,公司和企业只有将这些最为基础的地方做好,做到位,才能从根本上确保档案管理工作的执行。另外,企业也可以从外界引进先进的管理人员或管理办法,或者加大对管理制度的创新奖励等措施。
  5)实现企业档案管理现代化。新形势下,信息社会对档案工作的要求时档案管理的数据化、信息化,这也是档案管理人员发展的必然方向。在这种大趋势下,就要求企业的档案管理人员必须具备扎实的档案管理的理论知识、科技知识,以及运用新兴的科技手段和先进的管理方法管理档案的技能,在不断提高自身专业业务素质的同时,熟练运用计算机,并且注重信息文化方面的理论知识的学习,努力使自己成为新形势下的综合性的现代档案管理人才。
  4 结束语
  企业档案管理是企业管理的关键环节,在企业发展中发挥着非常重要的作用。随着互联网技术的飞速发展,以及经济全球化的日趋明显,极大地促进了我国经济的发展,但也给企业档案管理带来了新的挑战,传统的企业档案管理模式,已无法满足现代化工作模式的需要。因此,在新时代背景下,加强企业档案管理创新,顺应时代步伐,改变企业档案管理模式,不断提高企业档案管理水平,为企业带来更多的经济效益,推进企业的可持续发展显得尤为重要。
  参考文献
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