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电子办公环境下的文书档案管理

作者:未知

  摘 要:电子计算机技术的不断普及给人们生产生活的诸多领域带来了便利,电子技术逐渐融入到人们生活的方方面面,电子办公就是在这一背景下兴起的一种新型办公方式。所谓电子办公是指充分利用当代信息化电子技术开展办公活动的一种现象。文书档案管理作为办公工作的核心部分,其开展效益直接影响着办公工作的目标能否达成。因此,为了保障电子办公环境下文书档案管理工作取得更好的效果,本文对这一工作的开展意义予以明确并就当前存在的问题进行了简要分析,继而得出相应的优化对策对于提高电子办公水平、促进社会的不断发展有重要意义。
  关键词:电子办公;文书档案管理;意义分析;现存问题
  在电子办公逐渐普及的大背景下,我国单位的文书档案管理也逐渐实现了信息化,充分利用电子计算机技术对文书档案进行分类管理不仅有利于提高文书档案保管效果,而且能够更好地优化文书档案的利用效率,提高档案管理工作开展的整体水平。但不可忽视的是,在当前我国电子文书档案管理工作的开展过程中依然存在着一定的问题,导致文书档案管理工作的效果难以得到最优化地实现,因此需要通过一定的研究提高文书档案管理的水平。
  1 优化电子办公环境下文书档案管理的意义
  文书档案作为记录单位重大事项及重要资料的载体,不仅可以起到保存单位历史、积累单位经验的作用,而且可以为后续工作的开展提供重要的信息依据。因此在开展办公工作的过程中将文书档案管理工作置于重要地位,并尽可能地提高文书档案管理的效率对于优化单位整体工作的开展具有重要意义。尤其是在信息化技术高速发展的当代环境下,文书档案的类别及数量都呈现出与日俱增的趋势,因而文书档案管理工作开展的难度也越来越大,对文书档案管理工作开展效率的要求越来越高。因而,将智能化的电子技术融入到文书档案管理工作当中,建设专业的电子化文书档案管理平台,实现文书档案的电子化归类保管,不仅可以帮助单位实现文书档案分类整体效率的大大提升,而且能够实现文书档案更便捷化的共享,为文书档案价值的发挥奠定优良的基础。
  2 电子办公环境下文书档案管理工作的现存问题
  2.1 文书档案管理工作电子化未被重视
  虽然就电子办公环境下人们的整体意识变化来看,在办公的过程中对电子信息技术的使用意识是呈现出不断增强的趋势的。但由于我国档案管理工作的开展在办公系统中一直处于较为独立的地位,且将电子化技术应用到文书档案管理工作当中仍然处于探索阶段。因此大部分单位的文书档案管理人员对于文书档案管理工作的电子化依然缺乏正确的认知,且并不具备开展相关实践的经验,由此导致文书档案的电子化管理在办公工作开展的过程中未被予以充分的重视,文书档案管理工作的开展效率未因电子化时代的带来得到明显地改善。
  2.2 文書档案管理电子化技术尚不成熟
  文书档案管理电子化必须以电子信息技术为支撑。再结合上文所述内容可知,随着大数据时代的到来,单位文书档案的种类及数量都呈现出直线上升的趋势,因此若想通过电子信息技术对文书档案进行管理,就必然对相关的技术水平有较高的要求,且需要有专业的平台作为文书档案统一管理的载体,以此来保障文书档案管理效果的优化。但就目前我国文书档案管理电子化的相关技术来说,尚处于上升发展阶段,文书档案的分类、压缩、检索等都未实现充分意义上的简化、统一的文书档案平台也未得以妥善建立,且缺乏相应的法律法规对电子文书档案的安全性予以保障,阻碍文书档案电子化管理效益的发挥。
  2.3 文书档案管理电子化设施不够齐全
  除了文书档案管理电子化技术的先进性不够之外,文书档案管理电子化设施的不齐全也是阻碍文书档案管理电子化高效实现的重要原因。具体地来说,这是由于单位的文书档案管理系统必须是与单位的各个部门相联系的,且应当具备一定的文件备份、文件分类功能。由此使得若想构建完整的文书档案管理电子化系统,不仅需要简单的计算机设备作为文件档案的储存主体,还需要连接一定的文件安全保护设备等其他设施,但就当前大部分单位的文书档案管理情况来看,这些专业设备的配备都是尚未齐全的。
  2.4 电子化文书档案管理标准不够完善
  由于文书档案的管理直接关系着单位的经营管理,部分机密性的文件甚至可以直接决定单位的生存情况。因此,如何加强对电子化文书档案管理工作的规范、保障文书档案电子化管理过程的安全成了需要大力研究的主要内容。从我国目前的相关规定来看,当前我国文书档案的电子化管理无论是在管理设备、管理平台还是管理手段方面都缺乏相应的标准,由此导致不同单位之间文书档案电子化管理的质量参差不齐,效果也各不相同。
  3 优化电子办公环境下文书档案管理工作的具体策略
  3.1 强化文书档案电子化管理意识
  将文书档案管理工作电子化的意识薄弱,是导致电子办公环境下文书档案管理工作开展效益难以实现最优的主要原因。因而,在实现文书档案管理电子化的过程中,必须首先强化单位文书档案管理人员的相关意识,使其认识到实现文书档案管理工作电子化的重要意义,并在此基础上积极向文书档案管理电子化的先进单位学习相关实践经验,逐步实现文书档案电子化管理方式的有效应用。
  3.2 建设电子化文书档案管理平台
  文书档案管理电子化技术的不成熟及统一管理平台未得以建立是导致文书档案电子化管理工作难以广泛落实的重要原因。因此在电子化办公的环境下,单位应当打破传统的各部门各自进行档案归类整理的传统局面,将单位内部所有的文书档案归入一个统一的平台进行管理,并积极学习国内外有关文书档案电子化管理的相关技术,为充分实现文书档案分类、保管、共享的高效化提供技术基础。
  3.3 加强文书档案电子化管理设施建设
  为了充分实现文书档案电子化管理的相关功能并发挥其长处,单位文书档案管理人员应当积极借鉴相关经验,将单位的文书档案管理工作与电子办公、互联网系统等相关系统进行接洽,从而使得单位内部的文书档案能够以局域网为基础进行保管和共享。而要实现这一目的,就必须完善局域网建设的相关设施的配置,并在此基础上安装相应的软件应用系统,保障文书档案管理软硬件设施的完善。
  3.4 完善文书档案电子化管理相关标准
  统一高效的管理标准是规范文书档案电子化管理工作开展的重要前提,也是保障文书档案安全性的关键基础。因此在网络技术不断发展的今天,为了充分保障文书档案管理电子化工作的可靠性,相关单位及国家政府部门应当制定文书档案电子化管理的相关标准及制度,使得文书档案电子化管理工作的开展有据可依,实现管理工作的程序化及规范化,确保其应有效益的最大实现。
  4 结束语
  总的来说,在当前电子化办公的大环境背景下,文书档案的电子化管理也成为了一种必然趋势。但是由于受到不成熟的技术及相关人员薄弱的意识的制约,当前我国大部分单位文书档案管理工作的开展尚未取得优良的效果,因此为了全面提高文书档案电子化管理的水平,相关人员应当从意识、设施及相关制度等方面予以优化,促使单位文书档案管理工作紧跟时代发展方向,为单位甚至整个社会的发展提供完整的资料信息。
  参考文献
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  [4]于凤珍.电子办公环境下文书档案的管理[J].办公室业务,2013(03):121.
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