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提升事业单位档案管理信息化建设的策略

作者:未知

  摘 要:一直以来,档案管理工作都在默默支持着事业单位日常工作的有序开展,在事业单位的正常运行中发挥着极其重要的作用。随着我国经济体制的改革和社会的发展,事业单位对于档案管理工作也提出了更高的要求。在当前信息技术快速发展的背景下,信息化建设成了我国事业单位档案管理工作未来一段时间的必然发展趋势。
  关键词:事业单位;档案管理;信息化建设;策略
  信息化技术的高速发展,使得人们能够获取档案资源更加便捷方便,而多种档案资源的需求给新时期事业单位档案管理加速信息化建设,提升服务功能提出了机遇和挑战。作为一项长期性、基础性工作,档案管理在事业单位发展及促进社会功能完善等方面有着的重要作用,事业单位深化档案管理信息化建设,促进信息化建设健康全面发展,是应该充分重视的课题。
  1 事业单位档案管理信息化建设的重要意义
  1.1 有利于档案的整理
  对档案资料采取有效的保管利用,是事业单位档案管理的重要工作内容。而原始的档案资料占用较大空间,不利于保存与查询,许多珍贵的资料无法发挥作用,得到最好的利用。对这些档案采取信息化管理,通过信息技术进行保管和利用,能够充分减少储存空间的占用,极大的方便查阅与使用这些档案,使这些档案的使用价值能够充分发挥,有效的促进档案管理的信息化建设。
  1.2 提升档案管理人员工作效率
  传统的档案管理,管理方法原始落后,管理程序较为复杂。由于事业单位需要保管的档案比较多,而且查询不够便捷,造成利用率较低。通过信息化建设,事业单位档案管理的相关人员能够对档案资料进行有效的管理,减少不必要的环节,能够大幅度提升工作效率。
  1.3 增强档案资料的安全性
  通过信息化建设,能够使档案采用电子方式保存,安全性与稳定性较强,在使用时十分便捷。同时,在资料的传输与储存等过程中,大幅度的提高了安全性能,这种方式与传统的纸质档案管理相比,能够延长档案保管时间,使档案资料安全性与稳定性大幅度增加。
  1.4 发挥档案资料的利用作用
  由于传统的档案管理方式需要较大的在空间,使得档案保存比较分散,如果不能合理的规划,将降低档案的利用效率。在信息技术高速发展的基础上,利用网络平台,使绝大部分档案信息能够共通共享,档案资料的使用便捷性大幅度提升,使档案的利用率得到提高。
  2 提升事业单位档案管理信息化建设的策略
  2.1 明确档案信息化建设的规范标准
  传统档案管理工作是在实体模式下进行的保护与管理,在新兴信息技术快速发展的时期,对档案进行信息化管理,使档案资料和信息通过在线共享得以充分的利用。在新时期,要更好的发挥档案的共享性,在事业单位档案信息化建设过程中,要进一步明确和完善信息化管理体系,增强档案信息化管理的规范性与标准性。要以国家相关标准为依据,结合单位实际情况和发展特点,构筑内部的管理体系,档案录入时对标识、格式、文字等信息内容,严格遵守管理标准和国家规定。档案管理数据采用的软硬件应统一规范,做到标准一致,为档案数据的高度共享奠定基础。
  2.2 增强档案管理信息化建设的安全
  事业单位要采取档案系统安全稳定的保证措施,在档案管理信息化建设中提升档案管理质量。由于高度共享的网络,使得事业单位档案资料安全性有了极大的隐患,要避免泄密现象的发生,采取安全措施,加强身份识别、访问权限等安全性的保护。在实际管理运用中,要从安全性角度考虑,防控好档案上网内容。对档案管理系统做好科学的维护,要加强设置防火墙、杀毒软件等系统保护措施。同时,在日常管理和使用中应当使用好除湿、除尘设施,充分保障档案信息的安全。
  2.3 建立完善的档案管理信息化推广模式
  事业单位提高档案管理的工作效率,建立完善的档案管理信息化模式,都是为了保证事业单位档案管理工作顺应时代发展的要求,给相关人员的档案使用提供方便,因此,档案管理人员应该丢掉过去传统的观念,加强自身的服务意识,第一,档案管理人员要积极宣传信息化管理的这个平台,并且准确仔细地把档案的信息进行信息化共享,尽量避免因为信息错误,影响了档案使用者的使用情况。第二,建立科学完善的信息化推广模式,一切以使用者的方便为前提,使档案的使用者能够快速地找到想要使用的档案。
  2.4 建立实用的档案信息网站
  档案信息网站主要作用是通过网页的形式,向档案管理工作人员提供档案服务功能,方便相关人员利用网络完成对档案资料的查询、归档和下载等操作。这种网页服务的方式是档案信息化管理中极其重要的一种手段和标志。与此同时,事业单位的档案信息化管理中又将档案管理操作系统纳入事业单位管理信息系统之中,使其形成一个全方位的传送系统,有效提升网络信息资源共享的效率。事业单位要建立档案信息网站,首先在选择档案信息管理操作系统时,应尽可能选择具有升级功能和再开发能力的系统,以方便之后档案信息化管理更新和发展的需要,以及更好地凸显档案信息网站的服务功能。其次,在设备设施的选择上,必须要求其符合国家相关标准和规范,且尽可能是当前市场占有率相对较高的产品,如果有条件的话,还可以尽量与国内外相关的科技公司取得练习,量身打造最适合本单位档案管理工作的操作系统,以保证事业单位档案信息化建设取得更好的成效,确保档案信息化管理系统能够不断进行升级更新,从而在一定程度上降低成本。
  2.5 整合档案信息资源,完善基础设施建设
  推动档案信息化建设,首要一点是完善相关基础设施,打造一支数字化档案馆。档案馆建设中,应该配备专门的档案干部队伍,丰富档案馆馆藏,借助检索工具来提升档案资源的利用效率,有助于提升大感官的信息化水平。同时,档案管理部门需要结合实际情况选择合理的方法管理电子档案,加大资金投入力度,不断完善硬件和软件设施,促进档案管理系统不断更新和完善,建立操作性较强的实施平台。对于传统的纸质档案资料,可以逐步电子化录入到系统,实现纸质档案资料和电子档案资料并存,整合档案信息资源,推动事业单位档案管理信息化建设,提升档案管理工作效率和质量。
  3 结束语
  由此可见,档案管理的信息化建设是我国事业单位迫在眉睫需要进行改革的工作,在国家新的形势和发展要求下,只有尽快实现档案管理的信息化建设才能更好的适应时代的发展,为国家人力资源的建设和管理贡献出自己的力量。
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