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新时期医疗卫生机构人事档案管理优化策略

作者:未知

  摘 要:在社会经济快速发展的新时期,只有做好人事档案管理,才能为医疗卫生机构识人、用人和选人提供有效的参考工具。针对当前医疗卫生机构人事档案管理中存在的突出问题,结合实际工作经验,提出优化策略,以期创新档案人员工作形式,更好地发挥人事档案的服务功能,为医疗卫生事业作贡献。
  关键词:医疗卫生机构;人事档案;档案管理
  习近平总书记在“全国卫生与健康”大会上,对医疗卫生机构提出要完善制度、扩展服务、提高质量的时代要求。医疗卫生机构必须进一步完善人力资源管理,不断激发人力资源活力,才能更好地履行服务人民的职责使命。人事檔案记载了员工学习经历、职业履历、工作技能、道德素养等重要人力资源信息,是医疗卫生机构进行人才选用、培养、激励的重要依据。因此,在新时期优化医疗卫生机构人事档案管理,具有至关重要的现实意义。
  1 人事档案对医疗卫生机构的重要作用
  1.1 为选用人才提供重要参考依据
  一班来说,医疗卫生机构人员数量庞大且层次多元,人员的学业经历和从业经历较为丰富,人员的流动性也较强,如果在选用人才方面仅仅依据管理者的主观判断,将难以实现选人用人的科学化。人事档案详细记载了员工的个人经历、道德品质、技能专长、业绩荣誉,档案工作人员做好相关工作,才能让组织领导根据特定岗位的用人条件进行筛选,为医疗卫生机构提供精准的选人用人依据,这不仅有利于将与岗位匹配度最高的人员选拔出来,真正做到人岗匹配,还大大提高了选用人才工作的效率。
  1.2 为人力资源管理提供强大助力
  人力资源的充分开发和有效运用,是医疗卫生机构可持续发展的必要条件之一。而开发人力资源的重要前提是摸清人才储备的“家底”,才能有针对性地开展工作。人事档案通过详细记录、动态更新、合理分类,成为反映医疗卫生机构人才储备状况的“晴雨表”,准确反映人力资源队伍的组织构成和变化趋势,分析人力资源队伍的优势和短板,从而为各类人员的招聘、培养、使用提供科学借鉴,有效提高医疗卫生机构的人力资源建设水平。
  2 医疗卫生机构人事档案管理中存在的突出问题
  2.1 对人事档案工作认识不清、重视不足
  一些医疗卫生机构管理者认为人事档案工作与主流业务工作联系不紧密,存在“用时需要、忙时忘掉”的现象,对人事档案的制度建设、硬件配备、人员培训、信息化建设投入不足。在这种氛围下,各部门工作人员“上行下效”,也将档案工作看作档案管理人员的事情,缺乏主动积累和提供档案材料的意识。对人事档案的忽视,必然导致档案建设不完备、信息不充分、更新不及时,无法为人力资源管理提供有力支撑,从而进一步弱化了档案应用价值。
  2.2 人事档案管理不规范
  随着事业单位改革的不断深入,医疗卫生机构人员流动的多元化不断提升,人事档案工作更具复杂性和挑战性,但一些医疗卫生机构的人事档案管理制度落后于时代需求,处于较低的管理水平。有的医疗卫生机构未设置专人专岗,兼职档案管理人员专业化水平不足,工作积极性、主动性不高,档案分类不科学合理,内容的真实性和完整性得不到保证。有的医疗卫生机构未配置规范的档案存储空间和设施,甚至出现档案丢失、虫蛀、受潮发霉等问题。
  2.3 人事档案管理信息化程度不高
  信息化时代的到来对医疗卫生机构在医疗服务方面信息化程度要求越来越高,但在一些单位在人事档案管理工作中还处于较为落后的状态,一些医疗卫生机构在人事档案管理中,尚处在一个人加一台计算机的信息化初级水平,不仅硬件条件达不到标准,而且对专业化软件应用较少。一些医疗卫生机构没有建立电子档案,更不具备网络查询和检索的能力,对于人事信息的利用效率较低。信息化程度不高的问题严重制约着医疗卫生机构人事档案工作的服务效能,进一步降低了医疗卫生机构对人事档案工作的重视程度。
  3 优化人事档案管理的有效策略
  3.1 提高重视程度,提升档案意识
  医疗卫生机构的管理者和档案工作人员是人事档案管理的主体,提升他们的认识水平是开展好这项工作的基本前提。相关行政管理部门应加大对档案法规的宣传教育力度,使医疗卫生机构管理者认识到人事档案在人力资源管理中的突出地位,以及人事档案管理工作的复杂性,使他们从法制思维、规范思维的角度认识人事档案问题,从而在人员调配、软硬件设施配备方面给予足够支持。医疗卫生机构应对档案工作人员开展培训,增强其专业技能和规范化管理理念,提升其职业素养,激发主观能动性,使其与时俱进地学习档案管理相关知识,为履行好人事档案管理职责奠定重要的思想基础。
  3.2 发挥制度建设管根本管长远的作用
  为确保人事档案工作规范化持续开展,医疗卫生机构应建立严密的管理制度,并随着形势变化而不断完善,人事档案制度应包括归档内容范围、归档流程、相关责任人、保管条件、保管期限、查阅流程。医疗卫生机构应选派专人负责人事档案管理,并对制度执行情况进行监督和考核,将考核结果纳入到人员绩效考核范围内,从而通过制度的硬性约束,使各相关部门和人员增强参与人事档案管理的自觉性,不折不扣地严格执行相关制度,形成人人关心档案、及时准确提供档案的良好氛围。
  3.3 提升人事档案管理的电子化和数字化水平
  在信息化时代,医疗卫生机构必须推动纸质化档案管理方式向电子化、数字化转型,提升档案的精确性和收集效率,根据需要对人事档案数据进行分析,与其他医疗卫生机构共享部分信息,借助信息化手段全面提升人事档案管理和应用水平。具体而言,医疗卫生机构应建立人事信息数据库,在数据库中对不同人员类型进行科学合理分类,在每个部门设置信息员,负责上传本部门信息并指导员工定期维护个人信息,以此确保人事信息得到及时更新。建立不同医疗卫生机构间的人事信息共享机制,为人力资源共享和医疗互助提供便利,发挥各个医疗卫生机构的特长,形成提供优质服务的合力。保障信息安全也是信息化建设的题中应有之义,人事档案中包含涉及个人隐私、商业秘密的信息内容,一旦发生信息泄露等安全事件,对医疗卫生机构和员工个人都将带来严重影响,医疗卫生机构必须设置专人负责数据库管理工作,严格规范数据提取、传输的流程,对软硬件进行加密保护,确保信息不泄露。
  4 结语
  综上所述,人事档案管理是医疗卫生机构提升现代化管理服务水平的关键环节之一,有利于合理配置人力资源,充分激发人力资源活力,为医疗卫生机构提高服务质量提供保障。由于医疗卫生机构人事档案管理具有较强的复杂性,涉及到的人员和部门众多,且需实时动态更新,很多医疗卫生机构在此项工作上“历史欠账”较多,全面提升人事档案管理水平需要多方面协同工作,并需要较长的时期。医疗卫生机构应以提升档案意识为切入点,以制度建设为核心,以软硬件配备为基础,以专业化人才培养为重点,不断提升人事档案管理科学化水平,为医疗卫生机构可持续发展提供有力保障。
  参考文献
  [1]杨丹妮.医疗机构人事档案管理的现状及分析[J].中国地方病防治杂志,2017,32(09):998.
  [2]文秀娟.加强医疗卫生系统人事档案管理[J].办公室业务,2017(07):145.
  [3]韩方强.医疗单位人事档案管理探讨[J].办公室业务,2016(05):156.
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