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大数据时代的企业档案信息化建设

作者:未知

  摘 要:随着经济的不断发展,企业规模越来越大,生产经营活动增加,因此,涉及到的档案资料数量也在增多。档案资料作为企业制定正确发展战略和控制运营风险的主要参考依据,能否对其进行信息化管理,直接决定这我们获取档案信息资源的准确性和实用性,因此,完善企业档案信息化建设,是企业生存与发展的必由之路。例如,如果我们不能从企业所掌握的档案资料中获取有價值的信息资源,就很难准确掌握企业发展的机遇和存在的安全隐患,从而降低企业自身的盈利能力和市场竞争能力。此外,由于电子档案资料是在近几年才得以广泛运用的,所以,其信息化建设的标准、途径以及人才等都还处于形成阶段,在很大程度上降低了企业档案信息的时效性和安全性。因此,研究大数据时代企业电子档案信息化建设这一课题具有十分重要的意义。
  关键词:大数据;企业档案;信息化
  当前,互联网已运用到各行各业,例如餐饮业、金融业等等,自然而然地也运用于各个企业中。社会进步不断推动着我国企业逐渐扩大,编制成员数目不断增多,工作人员需处理的工作也越来越多,纸质文案难以满足企业系统管理和保存文书档案的需求,企业的信息化建设将成为一种必然趋势。管理文书档案此类软件的出现将专业人员从冗杂、繁琐的档案管理和保存等工作中解脱出来,为文书档案的管理工作提供了一种更加快捷、高效、有保障的方式。
  1 大数据时代档案管理工作存在的问题
  1.1 隐私与安全问题
  在互联网+时代,大数据技术在档案管理工作中的应用,隐私与安全困境是需要解决的实际问题,现在网络安全问题很多,一旦发生网络安全问题就没有任何隐私,当重要的数据被泄露以后,会给用户带来一定损失。现在网络安全管理技术对网络安全起到一定的保障作用,但在大数据技术在档案管理工作中的应用不能完全起到安全作用,尤其一些重要的档案资料信息不能泄露,必须完善大数据技术在档案管理中应用的安全问题,为完善档案管理起到保障作用,这需要引起档案管理工作者的重视。
  1.2 信息化成本较高
  想要实现或促进企业档案管理的信息化,就要在前期采购大量的电子设备,还要招聘在档案管理方面具有专业素养的人才。最重要的是,要以企业自身的发展实际为基础开发出能顺应企业发展最好能符合长远发展的档案信息管理系统,开发完成后要以最快的速度让现存的纸质版档案转化成数字档案,形成具有多种格式的电子档案,从而建立起档案信息数据库。从筹划到建成,这个过程需要投入的人力、物力、财力以及时间成本,不管哪一项,对于规模不大、实力不强的公司来说,都将是一项很重的负担。
  1.3 缺乏信息化建设标准
  当前,虽然很多企业都纷纷参与到电子档案信息化建设的潮流中,但是由于此项工作起步较晚、发展速度过快,使得与之相匹配的建设标准还处于探索和形成阶段,以至于在使用电子邮件的过程中常常出现电子文件的搜集、编号、查找以及格式等存在不一致的现象,在很大程度上降低了我们使用电子档案资料的速度和效率。例如,一些企业为了防止文件接收部门修改或编辑电子文件,常常会将文件设置成PDF格式或CAJ格式,而这两种格式往往都需要使用与之相匹配的阅读器才能将其正确打开并浏览其他内容。也就是说,当我们在接收到PDF格式或CAJ格式的相关资料时,我们还必须要下载PDF阅读器或CAJ阅读器才能准确的获取文件中的信息。
  2 大数据时代的企业档案信息化建设策略
  2.1 提高档案信息建设从业人员的素质
  树立从业人员的网络安全意识和观念,不断提高工作自身文化素质,加强培育工作人员责任意识,建立科学的档案管理制度,贯彻落实各项管理制度。对档案管理员做好专业的培训工作,令其熟悉文书档案信息化的过程,掌握该领域的相关知识,了解相关的网络安全知识,培养集各类知识于一体的高端人才,引领企业文书信息化建设的发展。档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
  2.2 构建完善严格的档案大数据安全防护体系
  为了更好地确保档案信息系统的大数据安全性,就必须要构建一个完善的、严格的档案信息大数据安全防护系统,特别是要采取大数据中的算法加密技术,更好地对这些档案信息数据进行保护。同时,必须要强化档案信息数据使用权限,通过大数据安全权限技术的应用,建立档案信息查阅和使用的识别和退出机制。最后,要通过大数据技术的应用,建立完善的档案信息大数据共享机制。特别要对档案信息大数据进行分级管理,确保这些档案信息大数据都是在信息传播的范围内开展的,还要在信息审计的安全监控中实施确保对这些档案信息大数据进行全过程的安全使用跟踪和评估,避免档案信息数据泄露。
  2.3 健全企业档案信息化的规范标准
  建立统一、规范的电子档案信息化标准,有助于增强电子邮件的安全性、实用性以及客观性,是我们充分利用电子档案信息资源的前提和保障,可从以下几个方面加以完善:
  1)建立统一的电子文件格式、传输途径、储存平台。例如,当多个部门同时将电子文件发送至同一部门时,如果存在文件格式、传输途径、储存平台等不统一等问题,就会导致收件部门所收文件格式不一致、漏收或重收文件等问题,从而降低其自身的工作质量和工作效率。
  2)建立统一的电子文件编号制度,并制定文件资料收发记录表,详细登记企业各部门间的往来电子文件,以便于我们在查找和使用某一电子邮件时,可以对其进行快速、及时、准确的定位。
  3)建立统一的文件收发制度和收发流程,如我们在发送电子文件的过程中,常常会存在着无法判断收件部门是否已经接收文件的问题,使得我们不得不打电话与收件部门进行确认。但是,如果我们能够明确要求收件部门在收到文件之后要将信息及时反馈给发件部门,就能有效避免上述问题的出现。
  2.4 实现档案服务智能化
  提高档案管理者的工作能力是实现档案服务智能化的关键因素。首先,改变传统档案管理的被动化服务模式,树立变被动为主动的服务思路,全面提高现有档案数据信息的利用效率与质量,充分发挥出现有档案数据信息的价值。其次,充分的利用大数据技术、云计算技术和智能化技术加强档案数据信息推送服务能力,适应当前用户对智慧性服务的现实需求,从用户的日常行为中对其数据需求信息进面分析,例如根据用户身份的分析探索有效数据挖掘方法,结合大数据技术为用户提供智能化的服务。
  3 结语
  综上所述,在整个市场经济大环境下,对企业档案进行信息化建设,是大数据时代不容置疑的需求,也很契合时代发展的规律。档案管理人员应转变思想观念。与此同时,企业自身也必须完善现有的档案信息管理系统,或重新建立一个新的更为完善的档案信息管理系统,如此方可促进企业的发展,从而体现出档案管理在企业发展中的价值,从根本上提升企业效益。
  参考文献
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