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如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

作者:未知

  摘 要:不管是对于机关单位或是企业来说,都会有很多需要保存的档案和文件,因为档案一般都是记录性的材料,将已经发生的事情通过档案记录下来,方便以后查询使用,同时,文件存档也为工作提供了很好的便利,比如说写一写证明材料和年度报告时,没有人可以清清楚楚的记得过去的一年发生的事情,因此档案就起到了非常重要的作用,现在看来,机关事业单位对于档案管理工作还不是很成熟,本文浅述了机关事业单位档案管理工作进行过程中出现的问题并提出了提高档案管理工作规范化标准化的具体思路。
  关键词:机关单位;档案管理;方法讨论
  机关事业单位在日常工作过程中,会产生很多的文件和档案,有一些是日常工作存档,有一些是机密文件,这些文件在不断的积累过程中,数量就会变得十分庞大,这个时候档案的管理和存放就变成了一个难题,纸质文档并不像电子文档那样,只要建立文件夹,按顺序保存即可,纸质档案的保存需要耗费人力、时间和空间,将其按照一定的规律放好,才可以方便之后的使用。这时就有人提出了,为什么不用电子文档代替纸质文档呢?原因有二,首先,机关事业单位接触到的很多文档是机密性极高的,用电子文档保存非常不安全,现在是网络信息的时代,很多网络上的黑客也都十分厉害,黑入对方的电脑对于他们来讲不是一件难事,对于这种机密性极高的文件,如果仅仅是草率的存放在电脑中,是非常不安全的,另外电脑属于电子产品,而电子产品都是有寿命的,我们无法预知某个机器什么时候会停止工作,因此将档案放在电脑中,安全没有得到足够的保障。
  目前机关事业单位的档案存放方法还是遵循传统的储存方法,由于档案的数量越来越庞大,在管理工作进行时也会出现大大小小的问题。
  1 机关事业单位档案管理工作中存在的问题
  1.1 管理方法落伍
  大部分机关事业单位,在进行档案管理时,采取的都还是传统的保存方式,通常单位会以一周或是半个月为周期,将这期间的所有档案先按时间或内容分类,然后再放到规定的档案管理室,这中间需要员工专门腾出半天甚至是一天的时间来做这项工作,艰难的完成档案分类摆放之后,工作还没有结束,档案管理的重要目的之一,就是要方便后期对档案的查询以及使用,传统的档案整理之后,只是大体上看着非常整齐,当真正要用到某一个文件时,我们却发现并不是很好寻找,因为每一个档案袋的外观都是一样的,虽然已经做好了分类,但是在真正的查询过程中,想要快速准确的找到某个档案,还是需要耗费很多的时间。
  1.2 部分管理人员工作心态不端正
  目前很多机关事业单位并没有意识到档案管理工作的重要性,因为档案管理工作大部分都是幕后工作,不会有什么太显著的成就,因此在机关事业单位中的存在感本身就是极低的,在加上由于一些不好的社会风气,现在很多人对于在事业单位工作的态度发生了改变,甚至有相当一部分人认为在事业单位工作就是在养老,在这样的工作态度下,档案管理的效率怎么可能会提高呢。
  1.3 档案管理人员专业度不够
  还有一个很大的问题就是,很多机关单位的档案管理人员,都是一些从单位退休的老人或者是没有接受过专业培养的员工,原因就是很多机关事业单位的主管或是经理们根本就没有意识到档案管理人员对于整个单位工作效率有很大的影响,所以派过去的人员都是缺乏专业知识的员工,并且也不会定期给他们安排培训和指导,再加上管理者们不太积极地工作态度,可想而知事业单位档案管理工作的效率会有多低。
  2 针对如何提高机关事业单位档案管理的工作质量提出的讨论
  任何一种工作,想要提升工作质量和效率,都要从三个方面入手,首先就是人,做这个工作的人,其次是硬件设施,硬件设施是高效完成工作的重要推手,最后就是大环境,如果某一个工作是与时代发展大背景相悖的,那么这个工作在运行过程中一定是会遇到很多困难的。
  2.1 尝试先进的档案管理技术
  想要提升机关事业单位档案管理工作的规范性和标准性,首先就要从摈弃传统的档案管理方法开始,目前我国信息科技发展的速度非常惊人,所以考虑如何将传统的档案管理方法和智能的网络档案管理结合在一起,就是提高机关事业单位档案管理工作效率的重要思路。但是两种管理方法在进行融合的时候,一定不能忽略的问题就是档案的安全性考虑,因此我们需要在进行档案管理前,将档案做最基本的重要性比对,一些重要的机密文件不适合线上储存,那就还延续传统的管理方法,但是有极大一部分档案并不是私密性的,就是平时的工作记录等,就可以在前期多投入一些人工,将文档输出成电子版保存。
  2.2 大力宣扬档案管理工作的重要性
  通过上文的分析,有一个很明显的问题就是现在的机关事业单位对档案管理工作的关注度不够,换句话说就是根本不重视,所以想要改变这样的现状,一定不能忽略的就是提升大众的档案管理意识,让所有人、所有机关单位都可以意识到档案管理工作对于机关事业单位整体工作效率的影响力。关于如何向大众宣传档案管理工作的重要性这个问题,可以通过两种途径,首先就是在单位内部召开会议或是学习,将大家集中起来学习档案管理相关事宜,或者是可以通过网络宣传,制作一些宣传片或是纪录片,向所有人展示档案管理工作的细节以及重要性,只有人们真正意识到档案管理工作也是机关事业单位工作中重要的一环时,才可以真正的得到提升。
  2.3 精简纸质档案数量
  檔案管理的一大难点就是,纸质档案的数量过于庞大,造成档案管理工作的繁重,为了解决这个问题,可以从精简纸质档案入手。为了方便档案的后期查询和使用,可以在进行档案管理工作时,找出那些粗制滥造的,没有保存意义的档案,只将有用的档案留存下来,这样可以有效的提高档案查询的效率,并且可以提高空间的利用率,将没有用的档案直接清除,也可以减少后期的工作量。
  2.4 培养专业的档案管理人才
  对于机关事业单位来讲,档案管理工作是非常重要的,因此,培养一批专业的档案管理人员十分重要,一来可以提升档案管理工作的工作效率,二来可以从中发现更好的档案管理方法。国家和政府也要意识到档案管理的重要性,可以在大学开设相关部门,专门培养对管理感兴趣的人才,清华大学就有单独开设的图书馆管理专业,只有经过专业的培训,才可以在以后的工作中更加得心应手。
  另外,在挑选档案管理人员时,一定要设置人员挑选标准,因为这个工作对员工的品质和专业素养要求都很高,为了全方位提高档案管理的质量和效率,在挑选档案管理人员时,需要特别关注求职者的细心、耐心,因为档案管理是枯燥并且一直重复的过程,如果管理者粗心大意,会给以后的工作带来很多麻烦,还有就是求职者能否保守机密档案的秘密,因为档案管理者会每天接触很多机密档案,如果求职者没有可以保护机密的责任心,那么不管他的专业素养有多高,都不是档案管理工作的适合人选。
  3 结束语
  档案管理工作对于机关事业单位来讲,是保证工作效率和后期工作的不可少的流程,因此事业单位要着力于建设完整的档案管理系统,培养具有专业素养的管理者,同时还要时刻与时代的发展相结合,在埋头专心进行管理工作的过程中,一定不能忘记跟上时代的脚步,一旦被高速发展的时代淘汰,那么档案管理工作想要再运行起来就十分困难了。虽然现在机关事业单位在进行档案管理工作时还存在很多问题,但是只有在发现问题之后努力改正,一步一步获得提升,才可以真正提高机关事业单位档案管理工作的标准性和规范性。
  参考文献
  [1]路晋超,贾彦敏,林建民.事业单位档案管理信息化建设的若干问题[J].黑龙江史志,2013(11):208.
  [2]王学利.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].华章,2013(2):321.
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