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新形势下加强事业单位文书档案管理工作研究

作者:未知

  摘 要:文书档案管理作为事业单位管理中的重要组成部分。文书档案通过文字方式,详细记录了事业单位各项工作及相关内容。加强文书档案管理,对于事业单位而言,作用集中体现在为事业单位的管理与发展提供了海量有效信息。本文在阐述新形势下,加强事业单位文书档案管理工作意义的基础上,基于事业单位的视角下,提出了加强文书档案管理工作的有效措施,旨在进一步提高文书档案管理工作水平,为促进事业单位的发展提供保障。
  关键词:事业单位;文书档案;管理工作
  新时期下,事业单位加强文书档案管理工作,能够为事业单位的决策,提供海量的、具有价值的信息,保证了事业单位的决策合理性,一定程度上,促进了事业单位的发展。因此,事业单位相关人员需要高度认识到文书档案管理工作的重要性。然而新时期下,文书档案管理工作显然更加复杂,更具有挑战性。因此,事业单位相关管理人员需要立足于文书档案管理工作现状,积极探索有效管理途径,切实提高文书档案管理工作水平,为促进事业单位的发展夯实基础。鉴于此,本文对“新形势下加强事业单位文书档案管理工作”展开更深层次的剖析具备一定的现实意义与价值。
  1 新形势下加强事业单位文书档案管理工作的重要意義
  文书档案管理工作作为事业单位管理工作的重要组成部分,文书档案主要涉及到事业单位各项工作内容,加强文书档案管理的重要意义,集中体现在两个方面。接下来,笔者进行简要介绍。
  1.1 提供具有法律效力的相关凭证
  事业单位的文书档案,以文字形式,详细记录了事业单位发展过程中的大大小小事件及其相关内容[1]。通过文书档案,可以再现事业单位的方方面面。基于法律角度而言,事业单位各项文书档案,具备一定的法律效力。新形势下,事业单位加强文书档案管理,能够为部门检查事业单位的各项工作,提供具有法律效力的相关凭证。
  1.2 为社会事业提供信息检索服务
  事业单位中的文书档案,通过纸质方式,详细记录了事业单位发展及活动中所涉及到的各项信息,例如:办公场所、业务范畴以及各项活动支出等,在文书档案中均有着详细的记录[2]。同时,事业单位各项工作实际情况以及资产情况,也详细记录在内。基于这一认识,可以这样认为,事业单位各项文书档案是信息的宝库。信息化时代,信息作为一类最具有价值的资源,面对事业单位海量的信息,一旦深入挖掘出文书档案具备的潜在价值,必然能够推动事业单位的发展[3]。同时,事业单位文书档案有利于事业单位决策科学化,合理化。原因在于通过文书档案,获取各项信息的基础上,加以系统分析,便可以为决策提供具有价值的信息,从中吸取经验与教训,能够推动事业单位各项工作的创新[4]。
  2 新形势下加强事业单位文书档案管理工作的具体措施分析
  基于上述分析,加强文书档案管理,具有着现实意义。事业单位在意识到文书档案管理重要性的基础上,加强了文书档案管理。然而新形势下,文书档案管理工作面临诸多挑战,要想真正意义上提高文书档案管理效果,促进事业单位的发展,还需要从完善管理制度、加强信息化建设以及加强人员教育培训等方面入手。接下来,笔者就上述要求进行逐一简要分析。
  2.1 建立完善的文书档案管理制度
  事业单位需要立足于现阶段文书档案管理实际情况,加快完善文书档案管理制度,促使文书档案管理工作的实施有理有据。首先,事业单位需要优化整理现行文书档案管理制度,针对一些过时的制度,需要及时废除,一些内容有失规范的制度,需要结合现代管理需求,加以规范,保证制度的合理性。同时需要在现有制度的基础上,增加部分制度,由此满足新形势下文书档案管理需求[5]。需强调的是在完善制度时,事业单位可充分借鉴其他先进单位的管理经验,由此保证完善的文书档案管理制度的合理性、可行性以及可操作性。与此同时,事业单位需要对文书档案管理,建立必要的辅助管理制度,即奖惩制度,以此保证文书档案管理工作的落实。针对文书档案管理工作中,表现消极的管理人员,需要给予相应的惩罚,或者是调离相应的岗位。对于在文书档案管理工作中,表现优秀的管理人员,需要结合奖惩制度,给予相应的奖励,并为其提供多样化的晋升渠道,由此保证管理人员的积极性,进而有利于保证文书档案各项管理工作的实施。除此之外,事业单位需要明确文书档案管理人员的具体权责,并定期进行核查。需强调的是核查时,需要建立行之有效的审查机制,在具体的核查中,严格按照事前建立的审查机制,做好文书档案的审查核对工作,由此实现文书档案的规范化管理,进一步增强文书档案的完整性与真实性。
  2.2 加强文书档案信息化建设
  文书档案管理涉及到诸多复杂性与繁琐性的工作内容,传统管理模式下,需要耗费大量人力、物力以及财力,在此情形下,依旧无法取得良好的实效,并且工作效果十分低下。基于这一情况,新形势下,事业单位对于文书档案管理,有必要加强信息化建设。信息技术在现代社会中得到了广泛的应用,并且为社会各领域的发展做出了突出贡献。信息技术在管理领域中的应用,也是如此,能够有效促进管理效果的提高。因此,事业单位需要高度重视文书档案信息化管理的建设。首先,针对文书档案构建相应的数据库,并对多种类型的档案由传统纸质保存方式,逐渐转变为数字化保存,并在转化完成之后,需要进行有序的归档处理,其主要目的是为后期检索使用提供方便。同时,事业单位需要完善文书档案信息化管理制度,明确文书档案信息化建设与管理人员的具体责任,同时将责任落实在具体的个人身上,由此保证文书档案信息化建设的落实。除此之外,事业单位需要注重办公一体化的应用推广,设计开发出文书档案相应的管理软件,借助管理软件,实施文书档案管理,以此促进文书档案管理效率的大幅度提高。
  2.3 加强相关管理人员的教育培训
  文书档案管理工作的实施,主要依靠管理人员,意味着管理人员综合素质与专业管理能力的高低,直接影响到文书档案管理质量与效率。因此,事业单位需要认识到管理人员专业能力与综合素质提高的重要性。基于这一认识,事业单位需要通过多样化的途径,加强文书档案相关管理人员的教育培训。同时,强化相关管理人员的定期考核,同时构建完善的继续教育培训体系,让管理人员定期借助系统培训,促使其掌握最新管理方法,提高管理人员管理能力,保证管理人员个人能力完全胜任新形势下的文书档案管理各项工作。同时,事业单位可邀请档案管理领域的专家,开展讲座或者是培训班,让管理人员在接受系统的教育培训中,不断掌握先进的档案管理技能,从而为做好文书档案管理工作夯实基础。
  3 结语
  总而言之,新形势下,事业单位加强文书档案管理工作,具有着现实意义。因此,事业单位需高度认识到文书档案管理工作的重要性,并通过完善文书档案管理制度、加强文书档案信息化建设等举措,有效提高文书档案管理工作水平,进而为事业单位充分发挥文书档案管理效率夯实基础。
  参考文献
  [1]付蓉.试析如何做好新形势下事业单位文书档案管理工作[J].办公室业务,2018(10):119.
  [2]马云霞.新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策[J].才智,2018(11):202.
  [3]李静丹.新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考[J].办公室业务,2017(06):123+107.
  [4]董洁.新形势下事业单位文书档案管理工作方法探讨[J].现代国企研究,2016(14):94+96.
  [5]刘晶.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志,2015(13):179.
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