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信息化环境下事业单位会计档案管理策略

作者:未知

  摘 要:现阶段,科学技术得到了迅猛发展,互联网和计算机技术的应用越来越广泛,社会已经步入信息化时代。在信息化时代下,档案管理所承受的压力逐渐增大,在需求的不断增长下,传统的档案管理模式的缺陷越来越突出,所以事业单位会计信息化成为了今后发展的大势所趋。在现阶段的档案管理工作中,电子档案的越来越普及,会计档案信息化也成为会计的一项重要基础工作,但是现阶段的诸多事业单位在会计信息化档案的建设和管理中仍有诸多问题存在,对此,本文主要对信息化环境下事业单位会计档案管理策略进行了探讨,以供参考。
  关键词:信息化环境;事业单位;会计档案管理
  在我国事业单位工作中档案管理占据着极为重要的位置,因为档案管理工作对事业单位的实际发展情况进行了记录,同时将各种社会事物的发展过程直接反映了出来,所以只有确保档案管理工作运行的高效性,才可以为事业单位的可持续发展奠定坚实的基础。事业单位会计档案工作是对事业单位财务工作进行了记录,其可以将事业单位的建设和发展历程直接反应出来,也为今后事业单位的良好发展提供了有效数据。现阶段,信息技术得到了迅猛发展,使得传统的信息流通和交易方式发生了改变,所以在事业单位会计档案管理中,实现档案管理工的信息化意义极为重大。
  1 会计档案管理信息化的必要性
  1.1 促进管理质量提高
  在信息化背景下,企事业应和市场发展需求相结合,在会计档案管理体系中引入现代化信息技术,从而改变会计档案管理模式和发展方向,促进管理和服务质量的有效提高。在计算机系统或数据库中存入各种各样的会计档案信息,不仅可以方便各部门更好地对档案信息进行查找,避免会计档案资料丢失或失窃;同时有利于复制和传递会计档案资料等,在海量的会计档案资料中,只利用传统手工记录和保存的方式已不能使事业单位的实际需求得到满足,这就需要利用计算机管理档案,促进事业单位会计档案管理效率和服务质量的提高。
  1.2 确保会计档案管理工作更加安全
  为顺利开展会计档案管理工作,需要事业单位和自身实际情况结合,构建一套现代化、科学化的计算机信息系统,其主要是为了实现管理工作效率的提高,确保管理工作更为科学和规范、安全。这是信息化环境下,事业单位促进内部管理质量提高,增强自身竞争力的关键,同时也能使会计档案信息管理需求得到满足[1]。
  2 信息化环境下事业单位会计档案管理策略
  现阶段,我们已处于信息化时代,在此形势下,诸多事业单位在开展会计档案管理工作的时候仍有很多问题存在,这些问题将会对我国会计信息档案的有序开展造成极大的影响。所以,需要运用有效的应对手段,加强信息化背景下会计档案信息的创新,积极促进事业单位信息化会计档案管理水平的提高,这样才可以确保信息储存更加规范、安全,逐渐实现会计档案管理工作的现代化和信息化。
  2.1 提高认识,完善顶层设计
  革新和发展事业单位会计档案管理工作,需要单位领导的高度重视和大力支持。在信息化背景下,事业单位的领导班子要充分发挥出自身的榜样作用,借助调研和具有远见的理论研究,带领事业单位会计档案管理工作朝着正确的方向创新发展,同时针对会计档案管理工作,加大投入力度,把更多高素质人才引进,并加大培养力度,从资金和人力上大力支持会计档案管理工作。同时,领导班子还要将自身的主观能动性充分发挥出来,带领相关部门科学展开单位会计档案管理工作,对顶层设计予以创新发展,构建事业单位会计档案网络平台,对会计档案管理资源配置进行优化,要求各部门展开密切配合,有序开展会计档案管理工作,事业单位会计档案管理部门则要立足于行业技术发展标准、单位性质,对会计档案要求、格式和标准予以明确,把虚拟的分布式档案馆构建起来,制定合理有效的会计档案管理工作计划,将自身的档案资源共享服务能力增强,促进事业单位会计管理良好发展。
  2.2 提高档案管理人员素质水平
  提高会计档案管理工作人员的素质,对事业单位中的财务部门而言,要优先录取高素质、专业性的财会人员,以丰富现阶段会计档案管理队伍人才结构。同时还要在档案管理方式、信息技术、设备等方面,加强当前事业单位中会计档案管理人员的继续教育工作,并立足于档案管理工作的需要借助分层次、分阶段的方式有效培训档案管理人员,以促进档案管理人员运用信息技术能力的提高。除此之外,在考核评定人员方面,要立足于档案管理人员的具体工作内容展开,并给予给人员鼓励,让其学习和应用当前的新技术[2]。针对事业单位会计档案工作内容囊括的档案和财会等方面的专业技能和知識,要积极培训计算机技术专业人员,使其对会计档案管理工作有充分的了解,并借助发挥自身的计算机专业能力,更好地服务于事业单位的会计档案管理工作,以实现会计档案管理工作效率和质量的提升。
  2.3 完善会计档案信息化管理制度建设
  在信息化环境中,要想对事业单位会计档案管理工作予以完善,就要建立健全会计档案管理制度,以制度约束档案管理人员,保证其可以严格遵循相关制度把自身应承担的工作职责落到位,从而实现档案管理工作水平的不断提高。第一,事业单位应和我国相关档案管理规范和制度相结合,把和自身实际情况相符的会计档案管理条例制定出来,并对信息化会计档案管理类型予以明确,充分了解会计档案收集、归档、保管和查阅内容。第二,要将完善的内控制度构建起来,确保有效监督事业单位的会计档案管理工作,有效防止各种违规操作的情况发生,唯有如此,才可以使会计档案管理工作更加安全、规
  范[3]。
  2.4 加强信息化会计档案安全建设
  安全、真实、准确是会计档案的第一标准,这也是对会计工作提出的重要要求[4]。因为会计档案主要记录和描述了财务收支情况,是对单位经济活动质变的反映,所以对资料的准确度提出了很高的要求。单位应进一步加大会计档案管理工作的力度,建立健全会计档案的收集、整理、利用、保管和鉴定销毁等管理制度,运用有效的安全防护技术和措施,确保会计档案的安全性、可用性、完整性和真实性。信息化会计档案管理离不开网络环境和信息系统,单位在建设电子会计档案系统的过程中,应确保档案管理过程和系统运行的安全性,以促进会计信息安全性和保密性的增强。应运用有效手段,避免一些不法分子非法篡改电子会计档案。此外,构建电子会计档案备份制度,可以使人为破坏、意外事故和自然灾害的影响得到有效防范。
  3 结语
  总而言之,在社会的不断发展和进步下,对事业单位会计档案管理工作展开信息化管理的意义十分重大。事业单位应对会计档案管理工作的相关制度予以完善,促进管理人员工作效率的提高。在信息化背景下对会计档案进行管理,实现了资源共享,使档案的真实性得到了保障。会计档案信息化管理也方便了事业单位的后勤、管理、科研和行政等部门工作的良好开展。在我国国民经济中事业单位占据着极为重要的位置,顺利有改善事业单位会计档案管理工作,对社会的进步以及国家的发展极为有利。
  参考文献
  [1]刘畅.新时期事业单位会计档案管理问题与对策[J].城建档案,2015(11):78-79.
  [2]张娜.事业单位会计电算化条件下会计档案管理问题探究[J].企业改革与管理,2015(16).
  [3]王婧含.浅析会计电算化条件下事业单位会计档案管理[J].行政事业资产与财务,2016(12):90-90.
  [4]欧阳凤平.新时期如何做好事业单位会计档案管理工作[J].科技展望,2017(19):228—336.
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