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加强医疗设备档案管理,促进医院健康发展

作者:未知

  摘 要:医疗设备档案管理是医院综合档案管理的重要组成部分,是医院的基础性工作,加强医疗设备档案管理有助于医院提高医疗质量与效益。本文主要立足于医院发展过程中医疗设备档案管理的重要作用,探索加强医疗设备档案管理的措施,助力医院提高医疗服务能力,健康稳定地发展下去。
  关键词:医院;医疗设备档案;档案管理;医院发展
  随着医院发展年限日益延长,医疗设备逐渐增多,档案资料也越来越多,如果不加强档案管理,就无法快速查阅医疗设备档案,也就不能发挥档案在医疗服务与医院发展中的作用。但是现阶段的医院医疗设备档案管理存在重视不足、管理制度不完善、收集内容不明确、信息化建设与软硬件建设滞后等问题,严重制约医院的健康发展。因此,加强医疗设备档案管理势在必行,下面就对此进行分析和探讨。
  1 加强医疗设备档案管理在医院发展中的作用
  医疗设备档案指的是一台医疗设备从计划采购到报废的全过程的资料,加强其管理对医院的健康发展具有重要意义[1]。具体表现为:一方面,有助于把控购置医疗设备的第一关。按照功能可以把医疗设备分为三类:诊断设备和治疗设备、辅助设备,其档案最先反映医疗服务需求,是第一信号,为医院临床科室购置新设备与否提供参考依据。在三类医疗设备中,哪些暂时不购、哪些急需采购、哪些坚决停购,查阅设备档案即可,为医院把关,帮助降低医院的成本,减少资源浪费。
  另一方面,为医院维修及保养医疗设备提供便利。查阅医疗设备档案能了解设备的完好率、利用率、技术状况等,提前报告并督促维修科室维修医疗设备。在医疗设备档案管理中记录设备运行情况,这虽然比较麻烦,但能延伸、拓展医疗设备档案管理范围。医院的个别科室为获取短期经济效益,长期使用利用率较高的设备,拼设备、拼消耗,只要发生故障就很难维修,导致部分医疗设备因维修成本过高而提前报废,不但增加医院经济损失,还不利于对患者的继续诊断与治疗,必须加强档案管理,及早维修医疗设备,延长其使用寿命。
  2 加强医院医疗设备档案管理的措施建议
  2.1 纳入医疗质量目标管理,提高重视程度
  医院应将医疗设备档案管理纳入其质量管理目标,完善建立专兼职档案人员目标管理体系。例如医院在综合档案室下设置医疗设备档案分室、兼职档案人员,形成完整的、科学的档案管理网络,突出对医疗设备档案管理工作的重视程度。与此同时,要求专职档案人员定期为医疗设备档案管理提供指导、监督与培训,明确分工,把责任落实到人头,及时发现问题、妥善解决问题。其他相关人员则要主动配合档案人员收集、整理医疗设备资料,掌握购置医疗设备的进展及其原始记录、随机材料等,预防材料缺失。
  2.2 完善设备档案管理制度,落实工作机制
  完善的制度是加强医疗设备档案管理的前提,医院综合档案室必须基于国家档案法律法规和医院的工作要求,建立贯彻医院医疗设备调用及管理的整个流程的完善管理制度[2]。例如制定《医院设备档案整理规范》,完善医疗设备档案借阅权限、使用权限等制度,对其查阅进行严格控制,禁止非技术类人员不经过允许就查阅医疗设备档案,提高档案的保密性、安全性。除了借阅和调用,还要基于医院实际情况完善制定一整套医疗设备档案管理制度,促使采集、归档、审核、保管、交接、管理等档案管理工作都有章可循,促使医疗设备档案管理不断趋于制度化、标准化,提高设备利用率,为医疗的运行奠定坚实基础。
  2.3 明确设备档案收集内容,做好收集工作
  为加强医疗设备档案管理,促进医院健康发展,综合档案室必须做好档案收集工作,确保档案的完整性。这就需要医院档案人员进一步明确医疗设备档案收集内容,从购置到使用再到报废的每一个流程都有据可查。主要包括:第一,申购医疗设备形成的文件,即购置申请单、论证报告、引进明细表、计划预算书、验收表等;第二,商业行为的有关文件,即医疗设备招标采购书、企业生产许可证、授权委托书、报价单、订货合同、发票复印件以及各种各样的单据等等;第三,安装医疗设备之后的使用与维修档案,即使用與维修说明书、维修保养记录、事故报告及其处理结果等等。
  在收集医疗设备档案时还应讲究方式方法,提高收集工作效果。例如可使用三结合方法,结合定期收集和跟踪收集、个别强调和一般号召、定点收集和全面收集。也就是每一年定期按照归档计划的项目收集档案;在医疗设备的整理用户使用环节发现材料或问题时不定时顺藤摸瓜,收集档案;针对医务人员还没有形成良好归档习惯的医疗设备文件材料,在其开箱、安装和调试等环节定点定人收集,提高归档率,保证医疗设备文件材料的完整性。在收集纸质材料时应完整收集电子文件档案,做好备份。
  2.4 建立档案信息管理系统,提高技术水平
  在网络信息时代,医院应努力研制档案信息管理系统,提高医疗设备档案管理的信息化建设水平。其要求是为制定医疗设备采购决策提供参考,记录医疗设备基本信息和使用过程,体现其管理现状,分析设备效益[3]。例如医疗设备档案信息管理系统应包括医疗设备的论证、购入、检修、鉴定、报废、查询、经济效益等功能模块,在信息技术支持下提高医疗设备档案管理工作效率,方便档案利用者查询下载档案信息,促进其在线利用,充分体现档案价值。
  医疗设备论证模块主要处理医院五万元以上的医疗设备的论证认证申请;购入模块主要处理医院医疗设备的登记与购入等信息;使用模块主要处理医疗设备使用环节的数据录入;检修模块主要负责记录每一个维修事件,对医疗设备故障进行分类,并在一定时期统计故障情况,及时总结医疗设备维修经验;鉴定模块依据医院的表格对相关数据进行鉴定和处理;报废模块由医疗设备使用科室的负责人提出申请,工程技术人员以及医疗设备使用人员、管理人员成立医疗设备报废鉴定小组,尽管鉴定确认需要报废的医疗设备,在主管部门或院长通过审批之后进行报废处理;查询模块的使用频率最高,例如查询医疗设备的价格、功能以及使用年限等,生成报表;经济效益模块则分析贵重医疗设备的效益。
  2.5 增加软硬件建设投入,服务于医院发展
  完备的、良好的软硬件设施是加强医疗设备档案管理的必要条件,医院应严格选择管理医疗设备档案的场所、库房,并适当增加投入。例如配备空调、防磁柜、文件柜、除湿机、温湿度计、扫描仪、打印机、洁净气体灭火器等设施。对于软件建设,正如前文所述,应积极引进医疗设备档案信息管理系统,并配置网络设备、存储设备、服务器、安全设备、医疗设备档案数字化加工设备、其他支撑设施等,合理选择医疗设备档案管理软件,设置档案信息数据库,做好配套的检索设计等工作,满足医疗设备档案信息检索要求,提高查阅效率。如果条件允许还应增加医疗设备档案统计分析软件,分析档案数据,提供准确的、详细的统计信息,为医院的运转与发展提供便利。
  3 结语
  加强医疗设备档案管理能促进医院有效把控设备购置关、提高设备维修保养效率,医院在持续提高业务能力与医疗质量的同时务必要将医疗设备档案管理纳入其质量管理目标,重视落实医疗设备档案管理工作,同时完善制度、明确收集内容、建立相应的信息管理系统,提升医疗设备档案管理的软硬件建设水平,促使医疗设备更有效地作用于医疗业务以及医疗设备档案管理更好地服务于医院的运行与发展,为医院创造更大经济效益,助推医院走上健康的、可持续的发展道路。
  参考文献
  [1]金薇,陈仁更,戴伟.医院医疗设备档案的管理[J].中医药管理杂志,2017,25(20):178-179.
  [2]邵勤,严郁,朱伟等.医疗设备档案管理中的问题及对策[J].医疗装备,2018,31(05):77-78.
  [3]吴芝芝,柯大观.浅谈现阶段医疗设备档案管理的难点和加强措施分析[J].数理医药学杂志,2016,29(11):1731-1732.
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