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浅谈关于加强医院声像档案的收集与管理

作者:未知

  摘 要:声像档案是一个医院的灵魂,更是一个医院从无到有建立建成的鉴证,是医院企业文化的一种依据,所以作为医院管理的重要环节,我们必须要加强对声像档案的收集和管理工作。必须落实收集范围明细化,制作流程规范化,档案管理规范化,管理手段现代化,同时保证管理人员素质的专业化,只要做好这5化管理,才能将档案收集和管理工作做好。
  关键词:医院;声像档案;收集与管理
  随着现形式下信息化的发展和频率的逐步加快,纸质档案已经完全不能胜任当前形式下的要求。档案管理对于医院来说,是一个发展壮大的重要环节和传承载体,声像档案对比当前的纸质档案来说,具有更加形象化和生动化的特点。所以怎么将这部分声像资料收集好和保存好,是当下医院工作人员应该重视和考虑的问题。
  1 医院声像档案收集和管理工作面临的问题
  1.1 制作不完全
  随着现代医疗水平的逐步提高,医院内部的各种活动也在全面开展,但是记录在档案中的一些活动却非常不完整,比如在医院的基础设施建设方面,只是针对医院剪彩时和正式营业时的影像做了一些记录,但是并没有针对建成前的项目确定,招标,审核和会议研究的开展报告等一些中间环节进行编排,导致声像资料只有结果没有过程。
  1.2 收集资料不完整
  声像资料应该是一个内容特别丰富的资料体系,而不仅仅是针对于医疗事件和重大科研成果本身,还包括重大事件新闻写作发布,医院的重要会议及重大活动,教学、科研,外事活动,文艺、体育活动,医院建设,成果、荣誉,人物以及其它等方面的照片、视频、影像、音频等,所以我们必须要全方位多视角的收集资料才能保证档案的完整性。
  1.3 档案管理不规范
  现在的很多声像管理资料大多没有专门的管理人员,很多都是一些医院的其他人员代为管理,并没有具体落实到人,今天他管一阵,明天他再接手,或者医院的流动性也比较频繁,这个管理资料的工作人员走了,没有交接清楚,另一个资料管理员上岗又开始瞎管一气,而且很多资料都是随机的,有的因为工作需要前来调取资料却找不到,找到资料了因为没有及时归还,导致部分资料的遗失。还有就是因为保存方法不得当,一些影像资料无法播放,这样就失去了资料本身的价值。
  2 加强医院声像档案的收集与管理的有效策略
  2.1 收集范围明细化
  我们在做影像资料的收集时,一定要做好细节划分,否则有用的没有的资料都在一起,不分主次,不仅不能起到影像资料应有的作用,反而增加了管理的难度。我们必须要落实好具体要收集哪一方面的资料,比如医院重大活动,学术研讨,教育教学,体育,人物,企业文化,外事活动等等,每一项都分门别类的划分好,我们就会有针对性的针对某一方面进行收集,脑子里就应该想好这个资料是属于人物型的,那个材料是企业文化型的,在搜集资料的时候给予定位,对不是这方面范围内的资料就会自动清除,以免浪费不必要的时间,也起不到应有的作用。
  2.2 制作流程规范化
  一个好的影像资料必须要做到制作流程的规范,比如我们在做一个关于学术研讨方面的影像资料时,我们首先要记录好学术研讨的话题,讨论过程的中间环节,讨论结果等内容,还要把在讨论过程中每个人物的意见进行录制。然后在声音的处理上要保证声音最大化,清晰化,保证每个与会人员的声音都能听到听清,然后是图像方面要保证每个人物的画面清晰,以会议发起人为中心,每个人员逐一记录和拍摄。然后就是后期的剪辑和制作,剔除那些没有意义的声音或者信息,保留好重要信息,再加上后期音乐的穿插等,也可以在影像开始前加入一些个人独白,比如某个时间哪些人在一起讨论关于什么的话题。这样一部完整的学术研讨资料就记录好了。
  所以,在我们拍摄任何影像资料前,必须知道影像资料的每个流程,我们需要提前安排好每個题材的影像资料的录制程序,可以分门别类的提前指定好一个流程,学术研讨的制作是什么流程,人物传记的制作是什么流程,以后不管任何人拍摄影像资料都按照这个流程去做,这样就保证了制作流程的规范化。
  2.3 管理档案程序化
  档案管理是管理的一部分,必须要做到程序化管理,才能保证档案的完整性和规范性。首先我们要确保档案管理内容的分门别类,时间方面的严格排序,细节方面的严格划分。而且针对不同的内容每一年作为一个存档,每个内容作为一个科目,保证调取资料时能够方便快捷。同时做一个专门的序,每个文件的内容都放在什么位置,文件名称相对应与具体存放地点。在存档过程中要做到每个月进行全面整理一次当月的档案信息。每半年盘点一次档案管理的文件是否完好,数目是否正确。
  在借阅手续上要严格落实借阅程序,必须要有专门负责人签字,借出的时间和借出人,归还的时间和归还人等,在归还资料的同时要保证资料的完好无损,这样才能保证资料有继续利用的价值。在工作安排上一定要落实保管人员责任制,对所有资料负责。在出现人事变动时,一定要第一时间将所有资料盘点一下,保证接手人和转交人衔接的完整性,确保资料管理的顺畅运行。
  2.4 管理手段现代化
  影像资料不同于其他的纸质资料,影像资料作为现代化的资料手段,包含声音,文字,图像,图片等等,所以在传统的资料管理上已经不适用了。声音一旦受到磁力等条件的影响就会失去信息,影像一旦内部软件受损,就会看不到画面,所以作为医院来说,必须抽出一定的资金,采用现金的设备和封闭的储存条件才能确保影像资料的完整性。针对重要的影像资料要单独设置一个独立的存储室,并配有摄像头等监控手段,配备专人进行管理。要分清资料的性质,比如这是录像资料,这是单纯的声音资料,每种类型的资料都有一种特定的管理方法,防磁防潮防湿等。底盘,磁带,录音带等不同的载体就应该区别对待。
  2.5 管理人员素质专业化
  档案管理尤其声像管理不同于其他管理,必须具备专业化的素质和责任心才能做好这项工作,这项工作看似简单,实际里面有很多的专业知识和技巧。所以医院在重视档案管理的情况下,必须做到声像档案专人管理。在招聘人员上,一定要找一个熟悉音像档案管理的人员过来,而不是医院的其他人员替代。这个专业的人员参与进来,更易于接手每个细节方面的工作,更知道怎么去做,怎么去预防档案受损,这样就在人员管理方面提供了便利。
  另外,要加强对档案管理人员进行实时监督,每个月进行绩效考核,可以随机抽取一部分影像资料,看看管理人员的熟悉度和资料的完整度,这样更能激励档案管理人员专业技能的提高。医院如果有条件的话,可以定期组织影像管理人员去参加一些专业知识的培训和学习,以适应每个阶段的影像档案管理要求。也可以让他们去参观一下历史博物馆和一些专业的影像资料室,看看人家是怎么管理的,汲取经验和不足,提高医院自身档案管理的水平。同时对于影像资料方面可以适时开一个研讨会,讨论每个阶段影像档案管理工作遇到的问题,及时解决,这样就会在逐步完善档案管理机制的同时,提高了档案管理人员的专业素质。当然这种素质的本身不仅仅局限于保管的专业知识,更应该培训和督查管理人员的责任心,知道档案管理工作的重要性,只要这种素质的提高,才能确保档案管理的严密性和完整性。
  3 结语
  医院作为声像档案管理的对象,个中存在着太多的问题,想要保证影像资料对医院的建设充分的发挥作用,必须要重视影像资料的采集和管理工作。我们要不折不扣的落实5化管理,要建立健全良好的监督机制,督促5化管理的顺利实施。只有真正做好音像档案的收集和管理工作,才能为医院的发展和壮大打下良好的储备和基础。
  参考文献
  [1]曹莹莹.浅谈声像档案的收集和整理[J].才智,2018-03-05。
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