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城市建设档案管理存在的问题与解决措施思路构建

作者:未知

  摘 要:现今城市建设的档案管理中存在着一些问题,需要结合新时代下的信息技术以及新型人才,改善这些问题,才能实现档案的规范化管理。从而营造一个好的城市环境,进而合理规划城市,让市民更加文明,城市的面貌更好。
  关键词:城市建设档案管理;存在的问题;解决措施;思路构建
  随着我国正在逐渐步入高科技的信息化社会,城市面貌在完善的科技背景下,也在慢慢发生着变化[1]。这不仅给城市建设带来了极大的便利性,还大大减轻了档案管理部门工作人员的工作量,使得他们有更多的时间去完成其他的工作,提高了工作效率。但是,档案管理工作是建设城市面貌的关键,现今的管理中存在着一些新情况和新问题,这大大影响了档案的管理。因此,如何深入到档案管理系统中去解决档案管理中存在的问题,是现今最需要面对以及解决的问题,只有这样才能提供最完整且全面的信息。
  1 城市档案管理存在的问题
  1.1 内容广泛,管理理念存在差异
  城市档案包含有卫生环境管理、城建管理、信息化管理、医疗技术管理等各种内容,这些都需要进入城市档案管理处,由于多元化的行业使得档案管理工作非常复杂。而现今城市的发展越来越迅速,产生的内容以及信息也越来越多,档案内容也越来越多,使得档案管理工作量增大。由于档案管理部门工作人员年龄差异较大,从而导致员工在思想上具有非常大的分歧,这直接表现在档案管理工作上,年龄较大的工作者一般沿用传统的管理理念,而年轻人一般都使用较为创新的档案管理方式,这使得他们在档案管理的理念上存在着差异,使得档案管理工作的效率非常低。
  1.2 城市档案管理机制落后
  管理机制的存在是为了对档案管理工作制定标准,让工作人员根据这一标准更好地展开工作,在工作中减少错误。每个城市在档案管理工作当中,都需要针对各自城市的特点对档案管理进行统一的规划,现今有些城市管理机制仍然延用过去的标准,这对现代化档案管理系统来说根本不适用,让政府的档案管理工作难度加大,一些档案管理方面的问题也会逐渐显现。
  1.3 工作人员缺乏创新意识
  档案管理部门中有些工作人员由于长时间在工作岗位做同样的事情,所以产生了得过且过,不愿意去改变的现象,这就会使得他们缺乏创新意识。城市档案管理工作人员不仅需要做好本职工作,还需要拥有一定的创新意识,随着时代的进步与发展,现今的档案管理人员如果缺乏创新意识,就会出现思想过于传统的现象,从而降低档案管理工作的效率,城市的发展离不开创新这一关键因素,档案管理工作人员必须要不断学习,让自己的思想随着时代的进步而进步。
  1.4 城市档案管理信息技术指标落实不到位
  为了加强对城市档案的管理,现今很多事业单位都将信息化融入到了自己的档案管理中,但是城市档案管理部门在这方面仍存在不足之处,会对城市的发展造成阻碍。城市的发展与信息技术密切相关,很多流程的管理都需要加入信息技术指标,但是现今档案管理部门的这些技术指标还有些没有落实,降低了工作人员在档案管理方面的工作效率。档案管理实现信息化,这是反映一个城市是否进步发展的关键因素,一旦档案管理出现问题也是城市管理的不足,档案管理中加入信息技术也符合现代化档案管理要求。
  2 对策及设想
  2.1 智慧档案管理
  可以创建智慧档案管理系统,这个系统可以将事业单位的档案实行现代化的管理,主要属于电子档案管理的范畴,为使用者提供完整的电子档案管理和网络查询功能。从技术层面进行分析,可以实现由档案管理系统向内容管理系统的转变;从使用的角度进行分析,可以实现由档案管理向知识管理的转变,最终建立起事业单位的电子档案凭证中心和知识中心。首先,将收集的档案信息手工录入到智慧档案管理体系中,智慧档案管理系统会自动归档;其次,档案管理人员进行科学的保管,直接登录系统进行档案的移交、汇交、鉴定以及分发,完成这一步操作,再将档案分为四大类:档案统计、档案借阅、档案编研、档案发布。结合智慧档案管理系统对档案的收集整理、科学保管以及开发利用这些方面进行优化,实现系统性的檔案管理。从这些方面对档案管理实现信息化的管理,一旦出现任何问题都可以立即查阅到档案信息的动态,比如档案什么时候被借阅、被谁借阅等都可以从系统中查询到。
  2.2 加强档案安全管理
  传统的档案管理一般都是采用纸质版的方式进行保存,这个过程中为了防止档案损坏,一般都会给予一些保护性措施,比如防潮、防霉、防虫蛀,而随着现今档案管理的信息化,大多都将档案存在电脑系统当中,这就导致如果电脑出现问题造成档案丢失,会出现重大的损失,为了防止这一情况的发生,现今的档案管理当中大多都加入了云计算技术,可以将档案资料备份、进行资料恢复、防黑客技术等,这些都是现今最先进的计算机技术之一,不仅可以防止档案被破坏和窃取,一旦出现问题还能迅速恢复,提高了档案管理的安全性。现今图像识别技术发展,已经成为人工智能中不可缺少的部分,比如现今基于图像识别的智能化车间体系,能够实现更智能化的管理,在进入档案管理系统的时候可以加入人脸识别系统,联合身份信息,获得一定的管理权限,这样不仅可以让档案管理工作更加严谨,让档案管理系统的安全性得到进一步的提升。
  2.3 远程操控
  随着现今互联网通信技术的进步与发展,无线移动通信也被应用于档案管理当中,管理人员只要通过移动终端产品(手机、平板电脑等)就能随时随地的实现档案的查看与管理工作。不需要到档案室查询就可以随之了解档案的各种信息,直接通过手机、平板电脑等就可以对档案进行分类处理,并将其进行归档储存,实现档案管理的远程操控,实现档案管理的更加轻松、方便以及高效地工作。
  3 小结
  对档案管理存在的问题与解决措施思路构建进行分析,可以找出现今档案管理中存在的不足之处,将档案整理清楚,使得档案管理工作有序进行,不因管理不当造成资料混淆,才能以这些档案管理为依据建设文明城市。
  参考文献
  [1]王昕建筑工程档案验收工作中的问题及对策[J].城建档案,2011(9):47-48.
  [2]黄国兴,林燕.城市建设档案管理存在的问题与应对措施分析[J].应用研究,2013(08):106.
  [3]张丽莉.如何加强城市建设档案管理水平[J].城市建设,2010,9(23):48-50.
论文来源:《卷宗》 2019年15期
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