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大数据时代企业档案管理信息化建设

作者:未知

  摘 要:现今,信息化水平不断提升,智能化数据终端在生活中大量涌现。企业运营中,每分每秒产生的数据流都要得到科学分析、整理、并妥善处理。大数据时代下,企业应当创新档案管理模式。由此,本文详细分析了档案管理过程信息化建设工作,提出了整合集中数据及信息,基于此统一处理与分析数据及信息,以增加企业经营效益。
  关键词:档案管理;大数据时代;信息化
  随着企业经济活动的日益增多,企业内的档案资料也将不断增多,而档案资料是企业制定科学发展战略以及控制经营风险的重要参考依据,可否对其实现信息化管理,将决定人们获取档案数据资源的准确性与实用性,为此,优化企业档案信息化管理,是企业长远生存及发展的必经之路。比如,若无法从企业所管理的档案资料中得到有价值的数据资源,就难以准确把握企业发展契机及安全隐患,进而下降企业的盈利能力与市场竞争水平。另外,因为电子档案信息是在近些年才得到广泛应用的,因此,其信息化发展的标准、途径和人才等均处在形成阶段,一定程度上下降了企业档案数据的时效性及安全性。为此,探究大数据时代公司电子档案信息化发展有显著意义。
  1 大数据时代公司档案管理信息化发展中常见的问题
  1.1 成本偏高
  若要推进公司档案信息化管理,就必须在早期采购足够的电子设备,并招聘专业化的档案管理人才。最关键的是,应基于企业实际情况,建立顺应企业发展以及符合企业可持续发展的信息化平台,然后迅速实现从纸质版档案变为信息档案,形成具备多种形式的电子档案,进而建立出档案资料信息库。由筹划到建成,全程都要投进人力、物力、财力和时间成本,无论哪一项,针对规模较小、实力不强的企业而言,都会是一种较大的压力。
  1.2 缺乏科学的信息化规范
  随着信息化水平的不断提高,大量企业已经把信息化技术引入企业档案资料管理中,但因为信息化建设还处于发展阶段,依旧存在诸多问题。由于不同行业中的公司,其目的、发展趋势等都有差别,因此在企业发展档案信息化系统时,难以形成统一标准,如此就会在档案管理方面存在明显的随意性,由于各大企业间的互动交流不及时,也不是非常协调,并且在数据共享上做得也不全面。企业各职能部门均有一定的独立性,如此会导致在信息化建设阶段不能形成良好的综合体,制约着企业充分发挥档案信息技术,无法实现一个确切的目标,在管理方面也不规范,严重阻碍着公司档案管理信息化进程。
  1.3 电子档案数据安全性不高
  企业生产运营中,多多少少都会有一些机密文件,至今为止,依然没有一款安全性能很高的电子信息管理系统,且电子档案的传递和保存大都经第三方软件来实现,因此,难以全方位保证电子档案数据安全[1]。比如,许多企业常常用QQ、微信、邮箱等来传送电子文件,如果公司收发文件账号及密码外泄,将会引起档案数据泄露问题。再者,有些企业为得到同行的商业机密,一般会聘请黑客侵袭竞争对象的电子文件管理系统,获得重要机密,为此,怎样提升电子档案数据的安全性,是目前阻碍电子档案信息化发展的重要瓶颈,而且还是企业基于大数据背景进行电子档案信息化管理所面临的一大难题。
  2 大数据时代公司档案管理信息化发展的策略
  2.1 创新档案管理观念及方法
  当前,公司管理档案依旧停留于档案与数据采集、保存方面,从事档案数据管理的人员及企业并未真正认识到可以处理和分析档案资料的意义。大数据时代环境下,上至公司最高管理层,下至基层档案管理者,都要创新传统的管理观念,企业内有权利的职能部门应当出台一些有利于档案管理的规章机制,这样才能实现档案资料的可以使用,通过利用先进的大数据处理系统,支持公司从设备、项目等多个方面展开数据分析,从而为企业指明科学的发展之路,如此方可提高公司经济效益。
  2.2 建立完整的档案数字管理系统
  首先,将以往的纸质版档案变为电子版档案和数字化档案,并尽可能加快整个转变过程。而且,要借助统计学方法及原理,分类管理、存储数字档案和电子档案。其次,根据企业实际,采用科学的技术手段,建立出对自身经营有利的档案数字管理系统,使档案数字管理系统和企业各项经营系统充分结合,如此方可确保在采集档案资料时做好早期管控措施,并确保信息的完整性,让信息的更新能及时传递[2]。另外,通过利用云计算技术,可以更深入的分析和处理档案信息。最后,将动态管控与横纵分析相结合,基于纵向时间线比较分析档案信息时,也要比较其他部门、同行业企业以及其他行业,将比较分析获得的信息、数据实现采集、汇总,去除无价值的信息,保留有用的内容,如此方可更好保障数据资料的准确性及和真实性。
  2.3 制定安全防护制度,做好保密措施
  基于大数据时代,档案信息化发展可以为企业经营带来诸多作用,但同时也有一定的安全隐患。为此,需要制定科学的安全防护制度,将系统安全管理引入档案信息化发展的整体计划中,制定资金、技术及管理保障制度。信息化建设阶段,少不了人的参加,档案实体与档案数据在人、设备当中流转,要加强公司档案保密和安全风险管理,确保数字化生产设备在局域网条件下开展工作;强化对人员的监督控制,生产设备和责任人對应绑定,控制好知悉范围;档案数字管理系统应用前,采用信息库备份、密级设置、客户权限控制等方法控制应用范围,采取数据加密、数字签名、防火墙以及入侵检测等方法应对内部网络问题,避免病毒黑客攻击,更好保障档案的安全性。
  2.4 完善公司档案信息化管理规范
  制定统一、标准的电子档案信息化管理规范,有利于提高电子邮件的可靠性、实用性和客观性,这是人们充分使用电子档案数据的基础保证,能够从以下几点进行优化:
  1)设置统一的电子档案格式、传递途径、保存系统。比如,但多个部门同步把电子档案发往同个部门时,若存在档案格式、传递途径、保存系统等不统一的现象,就会造成收件部门收到的档案格式不相同、漏收和重收等现象,进而降低了工作效率及质量。
  2)制定统一的电子档案编码制度,并编制文件信息收发记录单,详细记录公司各个部门之间来往电子资料,方便在查找与应用某个电子邮件时,能够对其实现迅速、及时、精准的定位。
  3)制定统一的资料收发机制与收发流程,比如在发送电子资料时,通常会存在不能判别收件部门有没有接收文件的现象,导致员工必须打电话和收件部门沟通[3]。但是,若可以明确规定求收件方在收到资料后将数据及时反馈至发件部门,就可以有效防止上述问题的产生。
  3 结束语
  综上所述,基于大数据时代,企业发展档案信息化系统,具有提高电子档案安全性、客观性和实用性等功能,在提升电子档案数据使用率、提高企业盈利水平及市场竞争力等各个方面均有显著作用。但是,由于受到诸多因素的干扰,在发展企业档案资料信息化系统时,依旧存在很多问题。为此,处于大数据环境下的企业,必须积极总结实践经验,提高专业水平,方可准确找到限制档案管理信息化发展的影响因素,并采用科学的措施进行解决。
  参考文献
  [1]聂丹萍.大数据时代企业档案信息化建设研究[J].城建档案,2018(10):17-18.
  [2]安艳茹.大数据发展对档案信息化管理的影响及对策[J].科技经济导刊,2018,26(22):208-209.
  [3]张艳菊.大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设探讨[J].办公室业务,2018(15):43-44.
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