在线客服

咨询热线

浅谈新时代如何做好企业档案管理工作

作者:未知

  摘 要:新时代传统档案管理模式已不能满足企业管理需要,如何做好企业档案管理工作,将传统档案管理与数字化档案管理有机结合起来,更好的为企业经营管理提供有效服务,是新时期档案管理的首要任务。
  关键词:新时代;企业档案管理;有效措施
  企业档案是企业在各项生产经营活动中形成的对企业具有保存价值的图表、文字、声像等历史记录,为企业的经营管理和领导决策提供重要依据,在企业发展中发挥着重要作用。随着科学技术的发展,企业信息化程度加快,传统的档案管理模式已不能满足企业管理需要,而实际工作中,档案管理又存在着很多问题,因此新时代如何做好档案管理工作,便对档案管理人员提出了更新更高的要求。
  1 企业档案管理中存在的主要问题
  企业对档案管理工作不够重视,导致档案文件材料收集不及时、不完整。目前大部分企业主要关注技术研发、市场、生产等方面工作,对档案管理投入的财力和精力有限。由于思想上对档案工作不够重视,没有系统的档案管理机制和工作计划,不注重日常工作中文件材料的收集整理,到归档时随意性强,没有做到应归尽归。特别是随着信息技术的发展,各业务部门产生的大量电子档案不能完整收集归档,真实性无法保证。
  企业馆藏传统纸质档案数量大,数字化任务艰巨。企业档案自成立,已有数十年发展历程,馆藏档案数量较多,按“存量数字化”建设要求,要全部完成馆藏资料的扫描、建档工作,难度较大。部分原始档案年代久远,发生破损、折皱、字迹不清、虫、霉等情况,在扫描之前需进行技术处理;另外涉密与非密混放的档案,在扫描之前还需进行挑选区分,任务十分繁重和艰巨,与企业有限的设施和人员之间矛盾突出。
  企业各信息系统不能集成,未实现资源共享,档案利用率不高。随着计算机的普及,企业建立了局域网,实现了信息的数字化、网络化,但各系统不能集成,格式无法统一,不能实现档案资源共享,造成企业档案利用率不高。
  档案管理力量薄弱。受传统思想认识影响,企业档案工作就是收集、归档、查借阅,是一种缺乏技术含量的工作,受到轻视和低估,难以留住档案管理专业人才。目前企业档案管理人员多为兼职,对档案工作投入精力有限,档案专业知识欠缺,特别是数字代时代,缺乏对数字化、信息化等知识的学习,难以跟上新技术、新知识、新设备的要求,档案管理力量薄弱,档案管理队伍需加强建设。
  2 做好档案管理工作的主要措施
  2.1 做好档案工作宣传,提升全员档案管理意识
  档案管理部门要做好宣传工作,在国际档案日、消防日期间,通过企业内刊、宣传栏、电子显示屏滚动播放档案宣传标语、组织开展档案知识学习等不同形式宣传档案管理知识、法律、法规等规章制度,营造全员关心支持档案工作的良好氛围,增强企业各级人员档案管理意识,较好地促进企业档案管理工作全面开展。
  2.2 成立档案管理组织机构
  档案管理是企业固本强基的重要工作,要健全管理体系、实行统一领导、集中管理,做到统筹规划、统一协调。为此企业需设立与本企业规模相适应的档案管理组织机构,成立档案工作机构,确定档案管理主管领导、部门领导、专职档案人员,各职能部门设兼职档案员,将档案工作按档案门类细分到各业务部门。明确各层级档案人员工作职责,实行上岗考核,提高档案部门履职能力。
  2.3 制定档案管理规章制度
  建立健全各项规章制度是做好档案工作的前提条件,是提升档案科学化、规范化、法制化管理的保证。档案管理部门应以《中华人民共和国档案法》为准绳,以行业标准为指南,制定符合本企业档案管理的《档案工作管理规定》、《文件归档制度》、《档案工作保密制度》、《档案保管制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度并编制成册,形成完整的《档案管理工作制度汇编》,这些制度明确了文件材料的收集、整理、立卷、归档、利用、鉴定、销毁等环节的管理要求,使档案人员在工作中有章可循。同时档案管理人员要与时俱进,努力学习档案管理新规定、新要求,在实际工作中不断对各项规章制度加以完善、修订,保证规章制度的连续性、政策性、实用性。
  2.4 编制企业文件材料归档范围和保管期限表
  为便于企业正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,促进企业档案规范化管理,档案管理人员应根据国家档案局令第10号规定,结合本企业档案管理特点,编制《企业文件材料归档范围及保管期限表》,明确本企业文件材料归档范围和保管期限,为各级档案人员开展工作提供依据。
  2.5 制订档案管理工作规划
  工作中档案人员要有前瞻性,根据档案管理要求,结合公司特点制订企业档案发展规划,纳入企业的整体发展规划中,使档案工作与企业同步发展。同时,将规划分解为年度目标,按时召开年度档案工作会,编制《档案年度归档计划表》,按档案门类明确到责任部门、责任人,确定完成时间,实行年度考核,做到奖惩分明,推动档案工作与企业发展协调共进。
  2.6 做好档案管理人才队伍建设
  随着数字化时代的到来,档案管理工作由过去劳动密集型逐渐转为以现代化办公设备为依托的知识密集型工作,这对档案人员提出了更新更高的要求,通过开展档案管理专题集中培训、工作交流等多种方式,及时了解国家和上级相关部门的新规定,新要求,更新相关档案管理专业知识,培養一批既精通档案管理业务知识,又能掌握计算机信息技术的复合型人才,满足企业档案现代化管理需要。
  3 建立数字共享平台,提高档案资源的利用率
  在传统管理模式下,档案利用是各业务部门人员向档案部门提出需求,由档案人员查找后提供给相关人员,效率低下。数字时代的来临,打破了传统管理模式的束缚,使档案工作职能从档案的保管、利用向信息的管理、服务转变,推动了数字化档案工作新模式的建立,促进数字档案信息资源共享。企业可以充分利用现有的数据技术、网络通信技术,通过网络化、标准化、集成化信息管理系统的建设,在企业内部建立统一的数字资源共享平台,将分散的数字资源相连,实现OA、ERP与档案管理系统的对接,从而实现档案数字资源的充分利用和最大范围共享。
  4 创新性开展档案编研和开发工作,发挥档案利用价值
  档案编研和开发是利用馆藏档案开展研究和编辑,为企业提供服务的一项重要工作,为了更好地发挥企业档案的利用价值,企业要创新性开展档案编研和开发工作,在提高档案编研工作重要性认识的基础上,突破档案编研局限于大事记、文件汇编等内容,结合新形势下企业发展新要求,以行业特色为主,挖掘现有档案资源,借用数字网络和多媒体技术对档案进行系统编研,为企业领导决策提供深层次的档案信息服务,让“死档案”变成“活信息”,提高档案资料开发利用价值。
  企业各级档案人员要加强学习,与时俱进,紧跟时代步伐,提高认识与站位,充分认识档案工作对企业生存发展的重要性,推进档案的健康、持续发展,为全面提升企业管理能力、社会竞争力贡献力量。
  参考文献
  [1]李和平.企业文件材料归档范围和档案保管期限规定[J].中国档案,2013(3):16-17.
  [2]吴俊.企业档案数字化工作探索[J].上海航天,2014,31(s1):105-109.
  作者简介
  彭智莉(1969-),女,汉族,湖南常德人,初级会计师,大专,贵州群建精密机械有限公司,研究方向:新时代企业档案管理。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14832219.htm