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如何高效做好综合档案管理工作

作者:未知

  摘 要:随着现代社会科学技术的不断发展,档案管理开始引入各种新的信息技术,这大大提高了管理效率。此外,档案工作的完成质量也是直接关系到单位管理的现代化进程。本文对档案管理工作中存在的问题进行了探讨,提出了做好档案管理工作的有效措施。
  关键词:档案管理;高效;措施
  档案是历史的真实记录,档案工作是维护历史真实面貌的一项重要工作,档案资源建设是档案事业的发展之基和立足之本。加快推进新时代档案资源建设,要高举习近平新时代中国特色社会主义思想伟大旗帜,增强政治意识,牢记“档案工作姓党”的政治要求,增强对档案工作政治属性的认识,以走向依法管理为根本遵循,以坚持需求导向为基本原则,以法治档案、智慧档案、民生档案为主抓手,以法治化、信息化、社会化为方向,以推进民族团结进步示范区、生态文明排头兵、面向南亚东南亚辐射中心档案资源建设为重点。
  1 档案管理的重要性
  就日常工作而言,单位所发的各类文件和标准规定以及固定资产情况等都被详细记录在档案资料里,档案管理人员要做的就是将档案文件进行编号,登记并标识后进行发放。如果有文件需要进行编制任务,应当先进行分类,之后编号,完成文件编制审批工作再将文件进行发放。各部门在文件发放后,依照其中的相关规定在具体工作中参考使用,若发现文件与实际工作存在矛盾,则需要将其进行回收处理并填写更改单审核、校对,经上级部门领导查阅通过后再次发放文件,以供各部门使用。如果档案文件完全不能满足各项工作开展的要求就需要作废该文件,否则将不利于各项工作的顺利开展。作废后的档案文件应当由专门人员回收登记,如需保留原文件,要在该文件上标识“作废”的字样,再存档保留。如果不需要留存,则直接销毁即可。可见,档案作为单位管理的具体书面资料,能够做到真切反映各项工作的开展情况。对于档案管理工作者来说,必须在工作过程中充满热情,高度重视自己的本职工作,要及时认识到自己的使命,秉承认真负责的工作态度,对档案进行仔细归档和分类,争取做到为促进档案管理工作的健康发展贡献力量。
  2 现阶段档案管理工作的不足
  2.1 重视程度不够
  档案管理工作无法直接产生企业经济利益,所以大部分领导层认为它没有实际应用,失去了存在的价值和作用。所以在日常工作中,档案管理工作常常容易被忽视。在与其他部门管理人员进行沟通交流中得知,他们认为档案管理只是单纯地抄录部分相关文件并封存起来。由此可见,档案管理工作缺乏单位领导层的支持,这一定程度上限制了单位档案管理工作的健康发展。对于档案管理者来讲,也要对自己的工作重视起来,正确认识自己岗位所起的作用,努力做好每一个工作细节。
  2.2 管理水平落后
  相比之下,我国的档案管理工作起步较晚,发展水平也比较落后,综合实力有待提高。加上许多档案管理人员开始向其他岗位流动,这一现象造成经验丰富的档案管理者流失;而一些新入职的档案管理者,仅仅依靠书本上学到的知识进行整理工作,缺乏对业务的了解和掌握,且缺少创新性思维。在档案管理的方法上,许多单位仍保留着陈旧的手动操作,随着时代的发展进步,这种方式与发展模式不符,已经渐渐被社会淘汰。
  2.3 专业水平低下
  现阶段,我国档案管理人员专业技术水平较低,大多数人都没有经过正规的培训就直接上岗,基本的业务流程还不太清楚,这不利于档案管理工作的科学发展。由于档案管理部门对单位的贡献力度小,许多职工纷纷选择了调岗,使得该部门的在岗员工越来越少,所以单位不得不从其他科室借调人员过来,或者是请别的部门的人来兼职档案管理工作。档案管理属于专业性较强的工作类别,借调其他部门的人员来从事,将会导致管理工作的混乱,严重影响工作效率的提高。
  2.4 管理体系不完善
  目前档案管理管理工作停滞不前的根本原因在于制度方面的欠缺,好多单位并不注重这项工作,没有建立健全完善的规章制度,即时建立了一些管理制度,也不能按照规定严格执行。由于缺乏完善的档案管理制度,相关人员在实际进行档案管理工作时没有书面依据和制度章程作为参考,导致日常的档案管理工作存在很大的随意性和不确定性。比如,他们不能按照规范对相关资料进行收集和归档;也不能依照管理细则的规定分类保存档案,使日常管理工作杂乱无章。尽管有些单位参考国外先进的企业管理办法建立了档案制度,但由于缺乏严格的执行力度,所制定的制度根本没有发挥出作用。在日常工作中还存在职责划分不明确的现象,当档案管理出现问题时,管理人员就相互推脱,互不担责。
  3 高效做好综合档案管理工作的途径
  3.1 制定有效的档案管理制度
  制定有效的档案管理制度对档案管理工作的优化具有至关重要的作用,因为完善的档案管理制度制定完毕之后就可以使具体的管理工作有证可循、有法可依。档案管理部门如果想制定出更加科学的相关管理制度,需要做好以下几方面的工作。确定档案管理的规范性。档案管理工作具有连续性,能够为后期工作的开展提供参考借鉴,所以规范的档案管理办法可以为日后的工作省去许多不必要的麻烦。制定严格的人员奖惩制度。为了提高档案管理人员的工作积极性,单位应当对于在日常工作中表现优秀的职工进行物质和精神上的奖励,并形成示范作用,鼓励更多的人向其学习,提高人们的积极性。
  3.2 提升管理人员综合能力
  如果档案管理人员的综合能力不高,可以肯定他手中的工作也不会认真完成,所以要想使档案管理工作得到优化,必须提升管理人员的综合能力。部门领导要根据科室的实际情况和在岗人员的了解对档案管理人员进行合理搭配。每年要定期招聘一批新职工,为档案管理部门注入新的活力,让年轻人的青春热情感染到在岗职工,充分提升整体的活力,从而使工作效率得到提升。另外,单位要每年对在岗职工进行培训教育,这种教育包括两个方面,一是老员工对新入职的员工进行培训,二是请培训机构的专业人士为单位所有档案管理人员进行培训,不论那种培训方式,目的都是为了提升职工的自身素质。
  3.3 创新档案管理办法
  随着高新技术的普及,要增加计算机在档案管理工作中的应用,提高信息化档案管理水平,建立电子信息库,达到快速准确地掌握档案相关工作发展情况的目的。科学先进的档案管理办法能够有效促进档案管理工作的开展,为此档案管理部门要在实践过程中摸索經验,积极主动创新档案管理办法。例如,在繁琐的工作中对档案进行分类管理,将工作性质相同的档案分为一类,并对其分组管理,这将大大缩短工作时间,提高工作效率。除此之外,档案管理部门的管理人员还可以运用计算机制定各类Excel表格,将制作的表格打印出来留档保存,倘若日后上级部门要对本部门进行检查,可以将表格直接拿出来供领导翻阅,此举有利于增加工作的灵活性。
  4 结束语
  综上所述,档案管理工作对单位多项工作的科学管理具有至关重要的作用,良好合理的管理档案文件能够促进单位健康有序的发展,为提高档案管理工作的质量与效率,单位必须提高对档案管理部门的重视力度。当然,如果要想不断提升档案管理水平,仅仅提高重视程度还是不够的,还需要从管理人员、管理方法和管理制度等多个方面着手。只有这样,才能更加优化档案管理工作,才能为单位提供更加全面的帮助和更完善的档案服务。
  参考文献
  [1]马欣.新时期如何做好人事档案管理工作[J].赤子(上中旬),2016(18):182.
  [2]新如.单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].经贸实践,2016(17):128.
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