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浅谈水利科技档案的开发利用

作者:未知

  摘 要:水利科技档案的开发利用的方式和途径,决定了科技档案的价值程度。充分开发利用,最大限度的发挥档案价值,以提高经济效益和社会效益,促进社会进步发展。
  关键词:水利;科技档案;开发利用
  水利科技档案是水利项目建设真实的历史记录,是水利建设项目管理的重要信息资源,不仅真实反映了整个水利项目建设全过程,而且在水利建设项目的质量评定,事故分析、管理维护、产品升级以及提高经济效益和社会效益等方面都具有重要作用,那么怎样开发和利用水利科技档案,最大限度的发挥档案价值,接下来就做些探讨。
  1 水利科技档案的重要性
  1.1 在工程建设与管理中的作用
  1)是水利规划设计的前提。每一个水利项目在规划设计前都要参考之前形成的水利文字资料、图纸,经过分析计算从而得出新项目的数据;2)是实施质量控制的主要手段,质量控制是工程管理的核心,即以数据为依据的量化统计分析为手段来评价工程质量。工程施工所需的材料如钢筋、水泥、砂浆等,使用前必须提交检测文件和资料。3)随着工程运行年限的增加,水工建筑物的老化与病害及突然遭受破坏造成险情,危及建筑物安全时,必须加固、抢修。要消除这些险情,就必须利用档案查找数据,进行调查、分析,进行加固处理或改建、扩建研究。4)项目验收后的运行管理工作也要依据档案,对工程建设过程中的有关规定制定出具体的兴利运用、检查观测、养护修理、堤防管理与防汛抢险的规章制度并认真执行,保证工程处于安全、正常的运行状态。
  1.2 为兄弟单位和社会服务
  水利档案不仅是供本单位,本系统使用的财富,有时候外单位做项目建设也需要水利信息作支撑,实现档案信息资源共享的同时,也提升了水利档案的价值。
  1.3 科技档案是课题研究,技术进步的必要条件
  科技研究具有一定的继承性,既不能重复,也不能割断。继承和借鉴前人的研究成果,并在这个基础上进一步发展和创造是科研工作的基本规律和前提条件。因此,进行科技课题研究,必须占有大量充分可靠的资料。要整理总结这些资料,从中发现某些规律性东西,本身就是一项有意义的研究工作,再和新的实践结合起来,就会结出更大的硕果。
  2 水利科技档案管理利用中存在的问题
  2.1 水利科技档案管理不规范,不完善
  由于缺乏管理体制,档案管理的宣传、沟通工作力度不够,致使科技档案归档不规范。1)科技檔案所归纳材料不完整,质量不高,如部分科技档案中只存在某些阶段的材料,对其他阶段的材料有所缺乏,当人们在查阅时不能充分体现其所拥有的价值。2)科技档案的管理与建设工程管理存在一定的脱节现象,使档案资料不够完整。3)检索工具不健全、不规范增加了查询难度,消耗了大量时间。
  2.2 水利科技档案开发利用程度不高
  目前,我们对它的利用还停留在你来我取,看门守摊,重藏轻用的程度上。其次,缺乏对水利科技档案利用效益的反馈机制的建设。再次,缺少对现有水利科技档案深入挖掘、开发加工的精神,不能充分发挥和利用好现有的水利科技档案。
  2.3 档案信息化管理落后
  受传统观念影响,很多单位偏于工程建设,对档案管理信息化建设不认知,不重视,从而导致档案信息化程度不高,缺乏相应的硬件设施,推进力度不强。档案管理工作发展不平衡,偏于纸质档案的收集,缺乏对水利科技档案的数字化管理。
  2.4 人才队伍滞后
  从水利科技档案管理人员构成来看,一部分人员文化水平不高,不适应其他工作而转至档案部门,人员流动性很大,管理人员不稳定,有的只是兼职;一部分是一些年轻人,虽能够熟练运用网络和现代信息技术,但由于档案专业知识的缺乏,使得在工作中容易出现档案收集整理不齐全。
  3 提高水利科技档案开发利用的途径
  3.1 做好水利工程档案归档工作
  要加大宣传力度,使各级领导认识到水利档案工作的重要性,改变以前的重工程,轻档案的做法。由于水利工程内容繁杂,时间长,就使得水利档案收集工作周期长,任务重,档案工作人员要于项目规划之初就提前介入,积极与项目负责人、施工负责人交流、沟通,深入施工现场帮助指挥部建立健全项目档案工作,制定档案管理规章制度,全过程对水利项目档案工作指导、服务、协助研制相关技术实施细则,做好收集、编制、立卷、交验工作的指导与审核。
  3.2 主动开展多种形式服务
  1)窗口服务,是开发利用水利科技档案信息资源的最基本形式,为扩大工作范围,还应开展电话、函件和口头咨询服务,开展预约、代查、代复印等业务。2)专题服务,是一种主动服,是档案部门在了解本单位职能工作,熟悉馆藏水利科技档案的基础上,考量与用户研究课题、工程项目的关联性,主动及时将科技档案送到用户手中,供用户选择使用。3)咨询服,就是科技档案部门根据用户提出的问题,以个别解答的方式向他们提供线索、数据或科技档案的一种服务工作。
  3.3 加强水利科技档案的网络化建设
  要重视并增加在水利科技档案管理计算机网络设备数字化建设方面的人员和设备上的投入,加速构建、完善科技信息数据库,实现水利科技档案信息资源共享。其次,水利科技档案要建立档案管理和使用专业网站,实现网上存档和借阅,为水利科技档案使用人员提供更为便利的服务,从而充分发挥计算机网络的便捷性和及时性。再次,加强对网络安全在软、硬件方面的管理,做好备份与保密工作。
  3.4 搞好水利科技档案的编研工作
  水利科技档案的编研工作,是水利科技档案信息的再加工、再发明,是依据水利开展的需求,对相对分散的,不系统的科技档案信息材料按专题按特殊需求进行搜集、挑选、审核、整序、评价,经过事物开展脉络找出其规律性的深加工过程,编研出来的成果,为利用者提供了更系统,更直接的参考资料和数据,这是深层挖掘档案信息资源的一种有效手段。档案人员要积极参与编研工作,及时主动了解单位科研与生产状况,了解需求,围绕中心工作确定编研题目,提供编研成果。在“深化”“活化”科技档案信息上下功夫,不但注重“编”,更要注重“研”,经过水文化的揉入构成“水”特征,保证其科学性和适用性,使档案信息的深层次开发有明显的成效。
  3.5 重视档案人才培养
  信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案管理者的劳动是知识性劳动。档案工作者的素质对信息资源的开发利用起着决定性的作用。加强档案信息资源开发利用,要求档案工作者不仅需要具备图书、信息、档案、写作的专业知识和相关的水利专业知识,还要掌握运用现代化技术的功能,学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等,改变“重藏轻用”现象,实现档案的有效开发利用。
  总之,档案管理人员只有通过多种服务方式,做好水利科技档案的提供利用工作,才能把科技档案管理工作与社会的发展紧密联系在一起,把科技档案信息资源转化为现实生产力,才能检验科技档案管理工作,促进科技档案各项业务工作的改进和提高。所以科技档案管理部门应把提高科技档案的开发利用工作摆在当前工作的中心位置上,使之更好地在社会经济发展与科学研究中发挥自己的价值和作用。
  参考文献
  [1]徐红霞.水利科技档案信息资源的开发利用[J].学理论,2010,(6)
  [2]佟晓娜.水利工程建设档案常见问题分析及其对策探讨[J].黑龙江水利科技,2014(02).
  [3]戴霞.水利档案管理中资源开发与利用的建设问题[J].办公室业务,2013(21).
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