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现代企业制度下企业档案管理分析

作者:未知

  摘 要:随着时代的进步发展,新形势下的企业改革也要顺应制度进行一系列的改革。企业内部的机构和职权也会发生相应变化。我国目前的企业所制定的企业规章制度都是根据国家所颁布的指令所得出的,由于时代的发展,科学技术的发达,企业过去所采用的档案管理制度已经不适用于改革后的现当代企业所需。因此,我们需要结合传统管理模式中比较常见的问题,寻找并制定解决问题的对策。制定出适合现代企业发展需要的档案管理方式是我国体制改革的重要组成部分。
  关键词:现代企业制度;档案管理;信息管理;档案管理体制
  科学技术的进步发展,市场经济的持续发展等因素要求现当代企业对于人事档案的管理更加严格,现如今的档案工作已经不同于以往,过去的企业人事档案管理工作基本是较为固定的体制系统,而国家目前的要求是要与企业的发展目标相呼应,这就要求我们针对以往的企业档案管理制度进行审查,分析总结以往企业档案管理制度中存在的弊端,结合企业发展需要重新制定企业档案管理制度。与以往低效的企业档案管理制度有所区别的是在管理形式和管理手段方面,已经迅速向电子化方面转换,更加的高速与高效,使得企业档案管理的实质和价值进一步凸显。
  1 档案管理体制内部原则
  首先,在档案管理中很重要的一项原则就是统一性原则,可以说统一性原则贯穿于整个体制中。任何一个企业每天着手的相关信息量是庞大的,自然档案信息的出入量也是至关重要的,管理档案信息的时候一定要注意对于分类工作的制定,并要依据相关规定做好记录,保证档案类型的准确分类,以便于今后的查找工作更为方便。其次,在企业档案管理中最重要的部分就在于确保信息的可靠性,保存档案的最大用途在于在企业今后遇到相似的情况时可以作为参考提供经验以及信息帮助。这就要求企业在档案信息的记录上一定是可靠而准确的,档案的记录也应该是完整的。最后,企业的档案信息记录应该包括企业发展过程中的一系列改革措施和企业变动,在确保文字记录的准确度的同时要注重表达流畅不能存在歧义。档案信息的完整是关系到企业的利益的。
  2 现代企业制度下企业档案管理中存在的问题
  1)档案信息保护意识淡薄。我国目前大部分企业中,企业档案管理工作是相对与企业其他工作来说不受重视的,即使国家体制改革有了新的规定,但我国在档案信息管理的方面的意识还是很薄弱,企业领导将眼光聚集在如何提高企业效益上,对于档案管理工作不重视。
  2)管理人员制度存在问题,在科技飞速发展的现今社会,信息安全是至关重要的,因此企业要将档案管理这项工作交给专业人士来做才安全。但事实就是国家这方面的专业人才缺失,无法满足企业的需要,从事相关档案管理的工作人员专业素质以及业务水平不高。一方面,我国对于档案管理型人才的培养不够,另一方面,许多企业采取一人多用的方案,导致专业技能无法完全发挥,以至于档案管理效率就会变得很低。
  3)设备更新不及时,企业的电子设备不能及时的更新就会导致工作效率的降低。虽然现在很多企业管理制度都已经开始对传统的纸张办公方式进行了改进,也使信息化技术手段应用于工作中,但在企业档案管理的工作上,却没有与时俱进的发展,还依旧采用以往的纸张办公形式,对于企业各个部门之前的运转与查找都带来了极大的不便,极大程度的降低了企业的工作效率。
  3 现代企业制度下档案管理的相应对策
  1)要加强对于企业档案管理的重视程度,企业想要做到长足发展,就要对企业档案管理机制进行及时的完善。企业要增强档案意识,深入学习档案管理的相关专业知识,从领导到员工都应该重视。企业也应该在内部加强对档案管理人才的培养,让更多的员工进行学习,企业可以根据自己的企业性质选择适合本企业方向的员工普及档案管理工作。
  2)實现制度化和体系化,随着现代社会的不断进步发展,科学技术的进步和信息网络技术的发展给我们带来了更多的便捷,同时也被应用于更多的领域中。因此,我们的现代企业档案管理就可以依靠电子信息技术,形成适合自己企业发展的一套完整的体系。企业要加强对科学技术在企业档案管理中的运用,并且做到可以及时的更新信息设备技术。
  3)提高企业档案管理专业性,企业可以从人才引入方面入手,加强对于档案管理人才专业技能的把控,这样就可以很好的弥补改进企业档案管理中的不足。我们可以从各大高校中选取专业的技术型人才,让更多的人才参与到企业档案管理的工作中来。企业同时可以对内部员工进行培训指导,给员工更多实践训练的机会,从而更好的为企业的发展而做出贡献。
  4 结束语
  现代企业制度规范下,企业的生产经营模式已经逐步向电子化、信息化、数字化等科技新形势转变,企业要想长足发展就需要适应时代环境,在环境中逐步转变为档案管理向信息化平台模式转变。现当代企业面临的是战并存的形势,要抓住机会利用科学技术等手段进行改革。现代企业制度改革后带的优势是很显著的,可以减少企业在生产决策方面的失误,减少对资金资源的消耗,从而确保企业在市场经济竞争中保持稳定发展的地位。
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