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新形势下如何做好档案管理工作

作者:未知

  摘 要:档案管理是各个单位的一项重要工作,是提高各个单位工作效率和工作质量的重要基础,为各单位工作成绩的评查、人事资料的查阅、单位未来的发展决策等提供重要依据。当今社会是一个高速发展的信息社会。为了适应时代性变化,各个单位应该对档案收集、归档、管理工作进行一定的创新,档案管理人员需要提高自己的工作能力和综合素质,以适应档案工作的需要。本文针对档案管理工作出现的问题和如何提高档案管理工作的效率和质量进行分析研究,提出具体措施。
  关键词:档案收集;归类;管理;效率
  在企业、事业和行政单位开展业务工作中要产生和处理大量的文书档案,档案管理人员要及时地分析、收集、分类、调阅这些档案,它们记录了单位开展工作的实际情况,是一种重要的资料,对于单位进行工作总结、汇报和规划未来工作具有重要参考作用。当今社会发展日新月异,信息技术和计算机技术的应用广泛普及,各单位所面临的各种问题、各种事物也不断增加,单位的档案管理工作应适应时代的发展需要,不断创新,提高工作成绩和效率。档案管理人员也需要注重学习,提高业务工作能力和综合素质,尤其是深化学习档案管理法律法规和计算机操作知识等,以适应新形势下档案工作的需要。本文对档案管理工作的内容和意义、存在问题和如何做好档案管理工作进行分析,提出措施。
  1 档案管理工作的内容和意义
  1.1 档案管理工作的内容
  档案管理工作,就是有关单位按照国家法律法规和行业规定,通过例行的接收制度和专门的征集办法,把单位处理有关事物时所接触到的各类文书、音像等资料档案,分别集中到单位档案室或各级各类档案馆,实行集中统一管理。
  1.2 档案管理工作的意义
  档案资料的收集、分类、归档、管理工作是单位的一项重要基础工作,尤其对于事业、行政单位来说,档案资料的真实性、完整性、依据性价值是各单位改善工作、提升工作质量的重要基础。档案资料包含了单位处理各项工作的重要文件和有关资料,是对单位发展历程的记载,见证了单位在革新、发展过程中取得的成绩,为单位的建设和发展工作积累了重要的工作经验和工作方法,单位领导层可以通过查阅档案资料了解单位建设和发展工作的开展情况,并结合实际,根据现阶段发展需要来统筹规划下一步的工作。 档案资料为单位的建设和发展工作提供了重要的借鉴和参照作用,加强档案管理工作可以在一定程度上提高单位办公效率。
  2 目前档案收集、归档、管理中存在的问题
  2.1 思想上重视程度不够
  现阶段,各单位在开展工作过程中所涉及到的各类文书档案不断增加,档案的收集与管理工作也在不断深入。但是,仍有部分单位的领导和工作人员档案管理意识薄弱,在思想上不夠重视档案管理工作,没有认识到其对单位的发展具有不可替代的重要性,从而忽视了对档案管理工作的支持和领导,忽视了档案管理队伍的建设。造成部分档案管理人员工作责任心不强,工作态度散漫不认真,档案收集管理工作出现失误等现象。
  2.2 档案管理效率低下、工作方法不科学
  部分档案管理人员由于对档案管理工作思想上不够重视、工作责任心不强、专业技能和业务能力不熟练、缺乏不断学习和钻研业务的精神等,从而产生档案管理工作效率低下、工作方法不科学等问题。有以下表现:
  1)不能够及时地、全面地收集档案文件,造成必要档案资料的缺乏和丢失,导致单位的有关业务工作在档案记载上缺乏足够的相关证据。
  2)档案资料的分类不合理,档案存放混乱无序,致使单位工作人员在查找、使用档案时费时费力、工作效率低下,并且容易出现档案丢失的现象。
  3)工作方式和手段落后,仍旧是以手工处理传统的书面档案为主,没有采用信息技术和计算机技术等手段,从而造成工作效率低、书面档案易受损、易丢失现象。
  2.3 档案管理制度不完善
  各个企业、事业和行政单位需要全面认识档案管理的重要性和工作方法,要制定并完善相关规定与制度,使档案管理工作在法律法规和单位的规章制度的指导和约束下,依法依规有序进行。但是,在一些单位的实际运作中还存在一些不足,缺乏完善的档案管理制度体系,没有明确规定档案管理工作的指导思想、工作方法、工作纪律、工作流程和标准等,档案管理制度的执行和监管不够严格,致使工作人员工作责任心不强,存在档案收集不够完整、档案分类不合理、档案存放没有条理、资料保管不集中、档案查找费时费力、档案遗漏与丢失等现象,在一定程度上影响了单位的建设和发展。
  2.4 档案管理人员专业素质较差
  档案管理人员的专业素质直接影响了档案工作的效率和质量,在如今社会不断发展、信息网络技术广泛应用的形势下,传统的手工处理文书档案的工作模式已逐步转变为计算机操作处理数字化档案材料的工作模式,并实现了档案的网络共享。信息化时代下,更需要档案管理人员具备必要的理论知识和工作方法,加强学习和创新,掌握新技术新能力,以适应数字化档案管理工作的要求。而目前,部分档案管理人员仍缺乏过硬的专业素质,不熟悉有关法律和工作制度、工作流程,不能够熟练掌握计算机技术和网络技术等,致使工作方法落后、工作效率低,在工作中出现一些问题,如:收集档案文件资料时,缺少对资料可靠性的审核,使得资料法律依据性不强;对档案的分类管理工作不够完善,在对档案进行查找和使用时费时费力等。
  3 改进档案管理工作的措施
  3.1 在思想上提高对档案管理工作的重视
  各个单位的档案管理工作人员要在思想上认识到档案管理工作的重要性,档案资料是单位在过去开展各项工作的历史记载和依据,为人事资料的查阅、单位的评定工作和单位未来的发展决策提供依据,档案管理工作对单位的发展具有重要意义。所以,要切实地做好档案管理工作。
  3.2 完善档案管理制度
  各单位需要对档案管理的重要性及方法有着全面的认识,制定并完善档案管理制度,并严格执行。通过切实有效的档案管理制度和严明的工作纪律来培养工作人员高度负责的工作态度和优良的工作习惯,提高档案管理人员的工作积极性和主动性,指导工作人员准确高效地开展档案收集、分类、归档、检索、调阅工作,减少失误与遗漏。
  3.3 提高档案管理人员的业务能力和专业素质
  工作人员的素质将直接影响档案管理工作的开展情况,尤其是当前信息化时代下的数字档案管理模式,更要求档案管理人员具备完整的档案管理知识、熟练的计算机操作技能和必要的信息网络知识。为此,基层单位要加强对档案工作者的培训,提高综合素质。首先,单位要建立科学的引才育才机制,根据工作需要,通过严格考核,引进思想政治优秀、业务能力强、科学知识丰富、综合素质强的档案管理人才,竞争上岗。其次,对于在职的档案管理人员,定期进行业务能力和综合素质培训,加强他们的思想政治教育,强化其责任意识和服务意识,提高他们的档案管理知识、计算机知识、信息网络知识和法律基础知识水平,使他们能够以认真、敬业、负责的态度高效率高标准地完成档案收集、分类、归档、管理工作。
  综上所述,档案管理工作对于单位的发展具有重要作用,有关单位应该在思想上高度重视该工作,不断完善档案管理制度,加强档案管理队伍建设,提高档案管理者综合素质,提高档案管理工作效率,大力推动档案管理事业的发展。
  参考文献
  [1]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学,2011(01).
  [2]杨艳红,王昆山.思维嬗变引领信息服务创新与发展[J].情报理论与实践,2014,(12).
  作者简介
  李恒英(1978-),女,汉族,河南南阳人,本科,档案管理专业。
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