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医院基建项目档案管理中存在的问题与对策

作者:未知

  摘 要:医院基建项目档案是医院档案的重要组成部分,对其的管理亦是医院的重要工作。目前,医院基建项目档案管理在不少医院中存在诸多问题,缓解这一现象的对策也显得尤为重要。本文首先对医院基建项目档案管理存在的问题进行详细介绍,接着系统阐释所应采取的对策。
  关键词:医院基建项目;档案管理;问题;对策
  医院基建项目档案是以医院基础建设的相关信息为内容,在基建工作过程中形成,是基建项目工程日常维修的真实依据,是防止基建腐败发生的有效途径。近年来,由于政府相关措施的实施,医院基建工作进行频繁,医院基建项目档案管理工作遇到巨大挑战,如何更好地进行医院基建档案管理成为待解决的紧急问题。
  1 医院基建项目档案管理中存在的问题
  1.1 整体重视意识弱
  医院基建项目档案管理工作的有序进行与医院领导对其的重视程度息息相关。医院基础设施建设工作绝非一朝一夕能够完成,也绝不取决于几人或某一部门的努力,而是在全部项目工作人员以及医院相关科室人员长期配合下完成的,具有长期性和复杂性。如果得不到医院领导的重视,大量基建文件难以被收集齐全,医院基建管理工作的配合度、投入水平、环节运行等方面也得不到应有的保障,难以高水平、高效率的开展。
  1.2 规章制定、实施、监管水平低
  基建项目档案管理最根源的保障便是制度的完善。一个良好的制度,不仅具有理论上的完善性和先进性,还应具备实施上的可操作性。大多医院基建档案管理制度,首先在理论上就存在着内容滞后、内容缺失、系统化程度低等问题,更不必说在实施上的可操作水平是否达到需求线。由于对基建项目档案管理重视程度低,基建部门不能及时上交档案,造成档案室基建项目档案归档不及时、手续不齐全等问题频发。监管制度薄弱,对失责人员的约束和惩罚不到位,也进一步加剧基建项目档案管理的窘境。
  1.3 信息化深入程度不够
  网络技术的快速发展,使得各种行业信息化水平得到迅速提高。医疗服务行业也紧跟时代潮流,把信息化建设纳入到医院工作的范畴之内,门诊挂号、急救调配、财务结算等都可利用信息化医疗服务系统进行操作。当然,医院基建项目档案管理也在其范围之中,但使用环节多在信息录入阶段,信息化资源的不合理利用,使信息化带来的本质有利性得不到体现,与信息化建设的目标大相径庭。
  1.4 档案管理人员能力不足
  医院基建项目档案管理工作是一项步骤繁多、内容庞杂、事情考虑需全面的工作,它对管理人员的文化水平、业务能力、职业素养都有着极高的要求,必须使用专业的、优秀的档案管理人员。当下来看,医院基建项目档案管理人员水平参差不齐,可胜任人数较少,他们当中较多都是普通文职人员。缺少专业性的管理经验,加上管理人员的思维界限,至今沿用传统管理模式,手段上的滞后性使得医院基建项目档案管理难以与时俱进。
  2 医院基建项目档案管理中的对策
  2.1 强化档案管理重要性意识
  在基建项目快速增多,基建工作日益冗杂的当代,基建信息的种类与数量也越来越多,而基建项目档案中存储着各类基础建设项目信息,其重要程度不言而喻。观念上的转变会带来行动上的改变,要快速形成医院基建项目档案管理应是医院档案管理重要部分的观念。管理人员要摒除以前的落后错误思想,加大对基建项目档案管理的资金和精力投入,为使其有条不紊的进行,提高其服务效率,可在医院设立基建项目管理的专门机构,如基建项目档案科,由专职专业人员管理。基建项目档案管理需要多部门全方位地配合、支持,医院内部要通过院会、部门会、研讨会等形式进行档案管理重要性普及,使相关科室人员在基建档案管理有需要时积极响应,积极配合。在医院领导的宣传和要求下,档案管理人员在进行工作时,要意识到管理的材料是医院重要的、不可缺失的资料,应进行严格保管。
  2.2 加强制度建设工作
  基建项目档案管理规则制度的不完备,导致其服务效率低下,医院要对其的缺失、滞后、难以操作,采取科学合理的改善措施。制度的难操作性往往是由于其具有不确定性、无内容性、不合理性、无科学性。医院规章制度的制定要在专业人士的指导下进行,要征求采纳医院员工的意见,进行集思广益,充分考虑医院情况,制定出具体、合理、实际可行的制度。制度的体系全面性也很重要,在进行规章制度时,应充分考虑从档案收集到档案销毁的各个过程,制定出系统性较强的制度。基建项目档案管理约束制度也不应缺失,应该制定全面的考核方式与指标,还可实行责任到人制度。在实际医院档案管理中,工作人员重视程度低,工作出错率大,医院需要频繁进行检查工作,有错必究,有过必罚,使纸上的制度具有强制执行力,提升工作人员的责任感。
  2.3 提升档案信息化建设效能
  在医院的各项工作中,逐步实现计算网络化存储与查询。利用医院信息化建设中的相关技术,可以提高办事效率,节约医院办公开支,有利于基建工作开展的深度化,所以,对医院基建项目档案管理信息化已具有管理和技术上的必要性。医院要不断推进基建项目档案管理信息化进程,极大性的创造其发展的良好条件,使档案搜集、档案使用、档案查询等功能在医院基础设施的检查和维护中发挥重要作用。
  2.4 积极改进基建工程档案管理方式
  先进的管理模式是管理工作顺利进行的重要因素。基建项目管理应当在收集、保存、查询、使用、销毁基建项目数据等各方面有一定的工作方式和标准。首先,基建项目管理人员应该严格按照国家或医院规定的范围、编碼、方式进行收集和保存,以便于日后的移交、查询与利用。其次,在查询方式和可查询内容上也应遵守医院的审批和限制规定,还应与基建建设单位保持良好、长期的沟通交流,以进行录入数据错误的改正、当时用料市场行情的了解和基础建设合理使用的咨询。最后还要基于数据安全性的考虑,将其中的信息进行数字化转化并对其进行复制、打印,防止原材料的毁失。
  2.5 提高管理人员的专业化素养
  管理人才是管理工作的基石,一个好的管理团队对管理事项的有序进行至关重要。优秀管理团队的选任首先应从管理层开始,管理层要具备专业知识和专业工作态度,不能让认为基建项目管理可有可无的人来担任。不仅如此,还应在具体管理人员的选拔上,以专业化为主考虑因素,以工作态度为次考虑因素,谨慎地选择人员。医院和部门还应时常举办基建项目管理交流会,进行不间断、长期培训,鼓励管理工作人员踊跃参加医院之间的探讨活动,学习并提高基建管理能力。
  3 结语
  医院基建项目档案管理在有效开展医院基建工作,促进医院廉洁之风方面的有利之处,不应被医院管理者所忽视,医院应从思想出发,行动起来,依照国家或行业有关标准,积极、科学地进行基建项目管理工作,全方位提升医院档案管理层次,为基建工程的建设与发展提供良好环境。
  参考文献
  [1]陈小塔.医院基建档案管理与利用思考[J].管理观察,2017(19):150-151.
  [2]姜聚昌.浅谈医院基建工程档案资料的管理[J].人力资源管理,2017(9):311-312.
  [3]李妙蓉.医院基建项目档案管理的问题与对策[J].城建档案,2017(2):47-4.
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