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新时期高校人事档案管理信息化建设探析

作者:未知

  摘 要:在信息化时代下,高校人事档案管理中也逐步应用现代化技术,这是提高档案管理工作质量与效率的有效途径。但是从当前高校人事档案管理工作来看,由于领导与档案管理者思想上的忽视,不仅信息化应用水平不高,也对档案管理信息化建设缺乏足够重视,导致人事档案难以得到妥善保存与高效利用。因此高校应该充分认识到信息技术的作用,确保在人事档案管理中有效应用,才能真正发挥出档案资料的作用,为高校人事工作的顺利开展打牢基础。本文通过分析高校人事档案管理信息化建设存在的问题,提出了切实可行的应对策略。
  关键词:新时期;高校人事档案管理;信息化建设
  长期以来,高校人事档案管理中以纸质管理模式为主,这样不仅工作量极大,管理程序也非常复杂,对人员素质与能力上要求极高,容易出现问题与纰漏。人事档案管理作为高校管理工作中的重要一环,包括了全体教职工的个人信息,且随着教师从业者数量的增加,极大增加了档案管理工作难度与任务,加快信息化建设已经势在必行。高校通过提升人事档案信息化管理水平,能够减少繁琐、重复的人工活动,促使人事档案管理工作更加高校开展,在计算机支持下可以快速对人事档案作出分类,也有利于让档案收集、整理、存储、查询和利用等快速进行,尤其是一些珍贵档案资料能够长久保存,防止出现遗失的问题。对此高校要在人事档案管理信息化建设中加大投入力度,真正发挥出人事档案促进高校发展的重要作用。
  1 高校人事档案管理信息化建设存在的问题
  1)档案管理思想落后。在现如今时代下管理中所出现的问题最突出的便是思想跟不上信息技术的发展,对信息技术认识不到位,忽略信息技术。档案管理意识薄弱,管理员老旧的思想,没有足够的能力对信息资源加以利用,缺乏创新能力,在一些技术性问题上难以处理。对此在信息资源的运用上也不完善,造成了资源上的浪费。对数据化平台建设建立认识不全面,阻碍了高校人事档案管理工作的提升。
  2)档案管理手段单调。全世界信息化技术的普及,国家倡导无纸化办公,但在我国当前的背景下无纸化办公没有得到广泛应用。当前在高校人事档案管理时,具有很大的挑战性,“齐堆式”的人事档案管理方法在高校中仍然存在,与此同时,电子计算机在高校的管理中没有广泛应用,使得高校的网络设施和电脑配置不符合,十分落后[1]。与此同时,网络后台维护不及时,软件没有进行开发研究,最后就导致档案管理信息化质量低下,无纸化办公跟不上,多方面问题的存在,档案管理信息没有达到要求,行政干部人事制度也就无法更好管理。
  3)档案管理体制不完善。很多高校没有完整的人事档案管理体系,管理的方法老旧,对人事档案管理疏于重视。监管的人事档案也不完善和透明,例如在人事档案材料中出现不真实的材料,使人事档案的真实、准确性让人怀疑,人事档案的安全完善性缺少必要的保护措施。人事档案管理是人事工作的后盾,保密性和安全准确性尤为重要,对此这种不完善的人事档案体系是需要改善的,亟需进行改革。
  4)档案管理人员素质偏低。由于很多人事档案管理人员的素质和学习水平的不同,很多人事档案管理人员没有经过专业的培训,素质业务能力不足。当前对档案管理人员来说,不仅要掌握信息化知识,还应该有较为专业的档案管理知识。高校对档案管理认识不到位,认为档案管理只是对人事的管理,没有引起重视,所教学的内容也没有及时得到更新,不能跟上社会发展的脚步。
  2 高校人事档案管理信息化建设的策略
  1)转变信息化档案管理理念。出现因思想而造成的问题,学校领导者和档案管理人员需要改变人事档案管理的思想。第一、学校领导者要正确认识信息化管理的必要,对信息化资源的投入,让档案管理人员定期进行学习[2]。第二、管理人员需要改变思想道路和自身的意识,积极参与信息化管理技术的学习,提高自身的服务思想,把自己放在正确的位置上。对此,在对新技术应用的时候,可以发挥自己的思想,将信息化技术融入,建设新的管理方法和模式。
  2)加大信息化建设经费投入。首先,人事档案管理工作应该高度重视,将它作为高校相关管理工作的根本,将人事档案管理工作加入到学校的预算中。其次,我国高校适当的改变人事档案管理的费用投入,笔者以为,在以前经费的基础上可以适时的增加经费。与此同时,学校还应该适当的增加电脑等硬件设备,在电脑设备完善的情况下建立健全档案计算机网络化系统,引入云系统到电脑的共享平台上,就可以保证档案信息的准确性,让档案的现代化和信息化建设快速发展。
  3)人事档案管理的数据化。把计算机管理人事档案利用起来,建立健全完善的数据,前期做好信息的汇总和录入工作,再到后期的分门类别和维护,需要都实现统一、规范、自动化。不再需要纸质的资料,所有的档案人事工作者主要通过电子邮件和社交网站来进行网络化办公。现代化设备例如扫描仪,将人事资料扫描录入到电脑上,避免在录入时出错[3]。由于运用计算机等现代设备,对人事档案前期的资料录入会比较严格,在前期录入时要严格监管和重复检查,需要有专门的档案管理人员及时的对电脑数据库进行查看和维护。运用计算机等现代设备就能将人力从繁杂的信息资料中解救出来,创造良好的管理服务。在高校内要建立健全人事档案资料,预防因为网络原因导致数据的丢失。
  4)加强人事档案管理安全监管。人事档案管理是人事工作不可缺少的重要环节,资料的泄露和丢失一定会给其他工作带来无法挽回的影响。人事档案管理的核心便是安全性保密性,加强人事档案管理的思想和方法势在必行,需要建立健全人事档案管理体系,让之前的制度得到完善,让管理人员在规则制度下认真工作,依法办事,避免不必要的问题发生。基于此,管理人员需要增加自身的法律知识,积极学习法律。所以加强对人事档案管理的安全保密性监督工作非常重要。需要从制度体系和专业知识方面来拒绝档案资料的泄露。第一、需要設立完善的管理体系,设置惩罚制度,让有这种思想的人知难而退。从制度上拒绝泄露资料和数据缺失的可能性。第二、需要安排专门的人员对电脑数据库进行维护和查看,备份数据,在技术上对数据库加固安全性。
  5)提升档案管理者综合素质。档案管理人员是最先接触档案的,在此基础上就对档案管理人员的素质有很高的要求。开始,需要档案管理者基础的专业档案管理知识和自身的素养要求。高校在选择档案管理人员时考核目标要严格,档案管理人员是兼职人员的这种情况一定不能选择,然后,档案管理人员应该对现代化信息技术基本了解,需要有熟悉运用设备的能力[4]。档案管理人员在学习专业知识之外,还应该跟上社会的脚步,让自己的技术能力提升,高校也应该对档案管理人员进行相关的技术知识培训。需要转变档案管理人员是文科生的这种思想。当前高校维护和运行先进技术设备的相关人才缺乏。通过整改措施,以达到提高整体团队的综合素质,培养有正确的政治方向,专业的素养以及基础知识扎实的科学能力全方面发展的人事档案管理人才团队。
  3 结语
  总之,人事档案管理对高校的发展与建设意义重大, 对档案管理人员来说,需要形成良好的职业道德,掌握丰富的档案管理知识,能够熟练操作各种现代化设备与技术。同时高校还要结合人事档案信息化管理的要求,尽快建立起完善的档案管理制度,确保这项工作有章可循、有据可依,真正满足实际要求。这样才能进一步提升高校人事档案管理工作效率,确保各种人事档案资料得到有效利用,为高校的教学、科研和管理等工作的顺利开展提供可靠依据。
  参考文献
  [1]付艳.大数据背景下高校人事档案管理研究[J].连云港职业技术学院学报,2018,31(04):72-76.
  [2]杨琪.提高高校人事档案管理信息化路径选择[J].办公室业务,2018(24):95-97.
  [3]杨阳.高校人事档案管理工作的重要性及其措施[J].办公室业务,2018(23):115.
  [4]贾艳云.新时期高校人事档案的开发利用策略探讨[J].兰台世界,2018(10):92-94.
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