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试析学校档案管理和利用

作者:未知

  摘 要:学校档案是学校广大教职员工在教育教学工作、学校管理及其他各项工作和学习等活动中形成的,具有保存、查考、利用价值的文字、图表和声像等多种形式、各类载体的原始记录,是全体师生员工智慧的结晶,是历史凭证,是学校的财富。学校档案工作是各项工作的重要组成部分。因此,加强学校档案管理和利用工作是学校教育教学的需要,学校应该在抓好教学管理的同时抓好档案管理和利用工作。
  关键词:学校;档案管理;利用
  1 提高对档案管理工作重要性的认识
  档案工作首先要得到学校领导的高度重视,把档案工作列入学校工作的议事日程,深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际,领导带头学,做贯彻落实《档案法》的带头人,通过学习与广泛宣传,使教职工能增强档案意识,形成人人重视档案,支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络,成立以校长为组长,各科室负责同志参与的档案工作领导小组,配备一名专职档案员,学校各科(处)室都没有兼职档案员。建立综合档案室,从组织上保证档案工作的顺利进行。
  加强档案管理观念工作是服务于现实的需要
  学校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。因此,档案人员要有埋头苦干、默默奉献精神,同时应当多一些敏捷和窨智,多一些果断,从基本上转变观念,要主动自己联系市场,使档案工作产生一定的经济效益,提高档案工作自身价值。
  档案是承上启下的桥梁,是继往开来的纽带。服务现实是档案的一个重要功能,切实抓好档案管理工作可以為领导决策提供借鉴,为学校工作提供保障。
  2 学校档案的分类及管理制度
  学校档案一般分为文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人事档案,但主要是文书档案和教学档案两大类。
  文书档案是学校党、政、工、团等日常工作中形成的,具有重要保存价值、经过立卷归档的文件材料,是学校领导进行决策、总结工作、制度计划的可靠信息资料。
  教学档案是记录和反映学校在“教”与“学”的实践活动中形成的具有价值保存的文件材料。它是从教学计划的实施到教学质量检查,从课堂教学到实验教学,从学生的思想政治工作到学籍管理,从师资培训教学设备,从招考新生到新生入学的一系列过程,是衡量一个学校办学水平的标志,又是进行教学活动和教学科研不可缺少的依据和参考评比。
  基本管理制度包括档案立卷归卷制度、档案保密制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案借阅制度、分级管理档案的管理制度等。通过制度的制定可以使档案工作有章可循,规范档案工作的各个环节上的程序和标准,增强档案管理对促进学校档案工作科学化,规范化建设具有重要作用。
  3 健全学校档案管理工作的具体内容及方法
  学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档,定期对文件材料进行清理检查,确保文件材料齐全;另一方面,强化文书管理,抓好学校活动所形成的文件材料收集,使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档,利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时,对有价值、需要归档的文件材料当即留下原件,以备日后归档。
  3.1 学校档案整理
  整理工作是档案管理基础工作中的主要环节,要强化档案的整理工作。因此,使“帐外”材料的作用得到补充,应严格按照统一的规范要求整理,才能达到提高案卷质量的目的。按照文书、教学、学籍、财会、基建、声像六大类和各项活动过程中形成的档案材料自身规律,保持其结构的完整性按照学校档案的来源时间、内容和性质条件保持其历史联系性,充分利用原有的整理基础,使这保持其系统性,便于学校档案的安全保管和方便利用。
  3.2 学校档案的鉴定
  档案鉴定工作是档案精练的重要手段。学校档案鉴定的主要任务是:通过对已过保管期限的档案材料的价值进行审查,以区分重点,使学校有价值的重要档案得到保护,对已失去价值的档案予以剔除销毁。学校档案鉴定要坚持按内容、作者、时间和需要确定价值的原则,逐卷逐件进行审查,从数量大、种类多、内容复杂的学校档案中确定其不同的保管期限,把不需要的保存和保管期限已满的档案予以鉴定销毁。
  3.3 学校档案保管
  档案保管工作是档案工作的一项重要的基础工作。学校要采取有效措施,防止与克服各种自然的、社会的不利因素对学校档案的损毁,切实保护学校档案的完整和安全,不断提高学校档案管理的科学性。学校档案保管要坚持“以防为主,防治结合”的方针。
  3.4 学校档案统计
  要以表册、数字的形式,揭示学校档案与档案工作的有关情况。其主要内容包括学校档案的收集、整理、鉴定、保管和利用等情况;认真填上级教育行政部门印发的有关统计报表。
  3.5 学校档案利用
  学校档案信息资源开发与,坚持 按规章制度办事 ,注重改善服务态度,提高服务质量,做到热情、主动、迅速。做好后勤服务工作,强化学校档案室的服务功能,努力开发其教育功能,使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具,汇编各种能反映特色的有较高利用价值的编研材料,利用多媒体辅助档案管理,使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化,不断增加档案室的综合服务功能,让档案信息资源更好的地为教育教学服务。
  4 努力实现管理手段的现代化
  实现管理手段现代化就是利用计算机等现代设备对档案进行存储、检索、统计分析等,由传统的手工操作过渡以电子计算机为中心的现代化管理方法,办公自动化是提高档案管理工作水平和效率重要手段。因此,在工作中逐步淘汰一些老化的管理手段,逐步增加微机、扫描仪、刻录机等现化设备,运用科学的管理方法,实现档案现代化管理,以最小的空间存储档案,以最快的速度传递信息,才是新时期档案管理工作的必然归宿。
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