浅析新形势下加强高校工会财务管理

作者:未知

  【摘要】工会经费财务管理工作作为高校工会工作的重要的一环,为高校工会的正常运行、发挥工会服务职工只能呢个提供财务保障。但随着时代发展以及工会财务领域一些制度的出台,高校工会经费财务管理的问题日益显现,比如经费预算管理不到位、基础财务管理不规范等,新形势下应采取措施加强和改进高校工会财务管理:增强高校工会会计人员力量,落实高校工会财务制度建设;重视高校工会财务规范建设,提升高校工会财务管理水平;建立健全高校工会财务监管体制,规范高校工会基础财务工作
  【关键词】高校工会 工会经费 工会财务管理
  2016年总工会印发《基层工会经费收支管理办法》,紧接着各省纷纷出台自己的工会经费管理办法,如2018年四川省总工会出台《四川省基层工会经费收支管理实施办法》,其主要是规范工会相关会计科目设置,细化工会活动支出标准,要求基层工会加强经费财务管理。
  然而目前工会普遍的核算理念、硬件设备、人员配备都不到位。比如,单位行政已打通财务软件和银行系统互联,实现财务报销立刻到账,工会财务报销任然停留在支票、现金等落后5-10年的支付方式上;高校单位行政的基础会计凭证会经历复核、审核和稽核等多到关卡,很多高校的工会会计只能一人多次完成所有工序,从流程设计上来讲,错误率也较高。在目前的高要求的理念和低配置实际情况的下,加强高校工会经费财务管理势在必行。
  一、高校工会经费财务管理中存在的问题
  (一)工会日常核算人员配置不到位,核算软件相对落后。
  由于历来对工会财务工作的不重视,觉得和高校行政财务相比,工会财务凭证量小,不复杂,往往工会会计和工会出纳由单位财务部门的人员兼任。但随着新制度的出台和新的核算信息化的出现,一个兼职会计和一个兼职出纳和落后的单机核算系统已经不能满足核算的需要。比如,为了满足《现金管理制度》的要求,支付现金不得超过1000元的限额。于是便要求对公支付,如刷公务卡或者直接转账到对方单位,但是工会系统又无法接入高校行政的公务卡系统,只能一笔笔录制转账支票,单笔还款,业务量大且耗时多。又如工会对私批量支付,开通网银批量支付也仅限于网银所在银行,无法实现对任何银行批量支付;再如电子发票报账问题,工会只能手写第一次打印报销,然后报销人作出只报销一次的承诺,但是财务部门的信息化软件已经可以根据发票代码等相关信息到税务局网站验证并与报销单绑定,一张发票仅且能报销一次,彻底杜绝重复报销问题。
  (二)工会预算管理不到位。
  高校行政已经有了一套完善的预算编制、执行以及考核体系,且预算管理是高效行政财务工作的重点工作,目前在朝着精细预算管理的方向发展。而对比高校工会,预算编制和预算执行还处于比较原始的阶段。当高校行政已经用软件控制预算指标下达数的时候,工会预算还处在使用电子表格计算阶段。当高效行政处在必须先有预算才能执行的阶段,工会预算还处在先执行再看有没有预算的阶段。归纳起来,工会预算一是没有科学编制预决算,二是预算执行不到位。其原因是一是上级工会在预算方面的宣传、指导、监督等工作有待加强。二是一些高校工会缺乏预决算管理意识,即使编制了经费预算,也不严格执行预算,许多项目支出较为随意,导致超预算幅度较大,且没有按照相关文件对预算进行中期调整。
  (三)工会财务会计会计核算及基础工作不尽规范。
  一是没有建立备用金管理制度,现金支票存根没有会计或主管签字。二是记账凭证不规范,原始票据要素不齐全,附件不齐全,活动未附方案,发放物品未见领取表等。三是凭证审核不严格,审签不规范。四是未编制记账凭证,仅以原始票据等代替记账凭证编制。五是会计科目运用不合理不规范,部分科目未按《工会会计制度》规定的相应的会计科目进行核算,存在随意增设一级会计科目等问题。六是年底往来账务未及时清查核销,有些应收账款多年未及时催缴收回,出现应收账款长期挂账等问题
  (四)固定资产管理不尽规范。
  一是有些高校工会购置的固定资产没有按规定的标准入到固定资产账。根据中华全国总工会办公厅关于印发《工会固定资产管理办法》总工办发[2002]30号“使用年限在一年以上,一般设备单价在500元以上,专用设备单价在800元以上,并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产”;而在高校行政参照的入账标準则是参照《事业单位会计规则》(财政部令68号),其规定“固定资产是指使用期限超过一年,单位价值在1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资,作为固定资产管理。”由于兼职会计同时做两套账,不同的标准很容易混淆,导致部分固定资产未及时入账。二是有些高校工会未对固定资产进行盘点清查,做到账账、账证、账实相符。
  (五)内部控制相对管理薄弱。
  一是由于高校工会人数有限,很难形成严格意义上的不相容岗位分离制度。二是长期以来内审缺失与不到位,很难自咎自查。只有遇到外部审计进场,提出审计意见,高校工会才会对财务进行相应的整改,且整改往往限于审计报告的范围。三是目前高校行政内部控制建设中与财务相关的内部控制建设,并未将高校工会财务纳入,导致工会财务内部控制建设远远落后于高校行政内部控制建设。
  二、加强高校工会财务管理的相关思考建议
  由于高校工会财务管理水平与高校工会整体管理水平息息相关,高校工会财务管理水平也关系到工会正常活动的顺利开展。针对高校工会财务工作中存在的问题,应进一步贯彻落实全国总工会发布的《基层工会经费收支管理办法》和各省总工会发布的《关于进一步加强工会经费管理的规定》以及各省发布的《基层工会经费收支管理实施办法》等文件要求,全面加强高校工会经费收支管理,规范工会财务行为,努力提升高校工会财务管理水平。
  (一)全面提高思想认识,全面加强领导。   高校负责人以及高校工会负责人应从思想上加强财务管理对工会工作的重要性的认识,从行动上加大对工会工作支持力度。要把高校工会财务及经审工作提上议事日程,从经费上及制度上保障工会会计、出纳以及经审人员依法履职的基本条件,营造良好的工会财务工作氛围。
  (二)依托高校行政信息化水平,加强工会财务会计人员力量,加强人员培训。
  鉴于目前的信息化成本较高以及工会实际情况,每个基层工会建立一套信息化系统和银行系统互联确实不太现实。但可以依托高校行政信息化基础为工会财务工作服务。如以代管支付的形式,工会委托高校行政财务进行无现金快速支付,工会按月与高校行政财务结算,并附上高校行政支付明细记录,如公务卡还款记录以及跨行批量支付记录等。在保持工会账务独立性的基础上,最大程度上利用高校行政信息化成果。
  在会计人员配置方面,传统的方法是委托学校行政一人为兼职工会会计,一人为兼职工会出纳。由于时间和人员配备的限制,很难投入全部力量到工会账务处理,并且工会工作时间上还会与其原有的本职高校行政财务核算工作相冲突,并不能保证工会财务工作保质保量高标准完成。建议打破这种‘一人制’格局,多委托几位兼职工会会计,笔者设想如下:在研究高校行政财务人员的本职工作后,把工会财务的具体工作分项目分配到个人,比如原审核基础资料负责审核工会基础资料,原负责复核凭证的继续复核凭证,原会计主管负责抽查稽核,原负责预决算的同时也负责工会财务的预决算。这样就能完善的制单审核和稽查过程,真正做到不相容岗位相分离。
  在会计人员培训方面,不仅要培训使用正确的会计科目进行核算,也应着重对单位工会财务制度建设、工会会计基础规范、工会内部控制等方面进行全方位,多角度的会计培训。
  创新培训方式,一是可以充分利用审计的作用,比如在审计项目组中安排其他独立院校的工会财务,大家互相检查、相互学习,以审计的方式促进学习。二是可以不定期组织行业知识竞赛,在竞赛中学习,在竞赛中成长。
  (三)建立健全工会财务管理制度,细化具体操作的标准,加强刚性约束。一是应及时更新相关制度。高校基层工会应根据《基层工会经费收支管理办法》,结合本单位的具体情况,制定可操作的具体标准。并严格执行相关要求,不得超标准支出。二是查漏补缺,出台财务相关领域的细化管理制度。参照《工會财务会计管理规范》要求建立健全规范且行之有效的制度,如工会出纳、会计及经审委员的岗位责任制度、工会财务预(决)算管理制度、工会票据管理制度、工会货币资金管理制度、工会财务处理应急管理程序、工会会计电算化管理制度等,让高校工会各项财务工作有所适从,有规范且严谨的制度化保障。三是不断强化已制定财务制度的约束力,在工会财务制度约束的前提下框不断加强经费管理,推动高校工会财务工作向制度化、科学化、规范化方向不断前行。
  (四)发挥系统优势,多层联动,共同加强工会经费管理。上级工会应加强工作指导和监督。针对高校工会执行《工会预算管理办法》不到位的情况,预算调整不及时等问题,上级工会应加强宣传指导、服务答疑、监督复核。一是加强对高校工会预算管理工作的具体指导,帮助高校工会科学合理编制预算,规范执行预算,使预算朝着精细化预算方向发展;二是加强经费使用的绩效管理,指导高校工会从其需求出发,合理编制预算支出,保障各项开支依法执行且复核高校实际。对执行数和预算数差异较大的,需提醒并要求高校工会及时按规定对预算进行中期调整,以保障预算执行的准确性和科学性。
  高校基层工会自身也要从自身需求出发,从整体年度工作安排出发,合理科学编制预算。比如可以参考高校财务的预算执行方式,分为基本支出和专项支出,基本支出为工会行政所发生的办公费、差旅费、手续费、邮寄费等日常活动,人均一年5000元额度,包干使用。专项支出为开展活动以及节假日慰问品以及困难慰问等项目。专项支出之前,需到工会财务处确认支出额度及支付范围。可再增设一些机动预算,动用时需工会主席批准。如有变化,需严格按照相关预算调整程序对预算调整。
  (五)强化会计基础工作规范,提高工会财务工作水平。
  高校工会应严格按照《工会会计制度》、《工会财务会计管理规范》、《基层工会经费收支管理办法》等相关规定,规范化管理高校工会会计基础工作。一是规范建立账簿,确保工会账务独立于高校行政账务,且设立工会自己的银行账户,独立核算。二是严格审核原始凭证,保证凭证所附附件资料完整、准确、真实,进而从源头上保证工会会计核算工作质量;三是认真编制记账凭证,准确运用相关会计科目,比如工会会计制度中有行政支出和业务支出的分类,在日常核算中,经常出错。根据其定义业务支出指工会培训工会干部、加强自身建设及开展业务工作发生的各项支出。行政支出指工会为行政管理、后勤保障等发生的各项日常支出。大多数高校都会把日常的办公费以及手续费等和行政沾边的支出放入行政支出。笔者认为这是由于高校行政兼职财务会计对工会体系不了解而造成的误解,误把行政二字定义为学校行政,实际上工会会计制度的行政指的是带有工会职能的组织,属于独立的工会机构,比如全国总工会,各省的总工会。因此,对于高校而言,其属于基层工会,日常的办公费以及手续费等应放入业务支出比较合适。四是规范管理会计档案,应按工会资料类别分门别类存放,并定期整理,做到妥善保管,及时归档。
  (六)强化工会资产管理,确保工会资产安全完整。高校工会要严格按照全总《工会固定资产管理办法》加强工会固定资产的管理。一是完善固定资产登记造册手续,建立固定资产管理卡片。工会购置资产符合规定,应在固定资产科目反映的的,应及时列入固定资产账目。二是建立固定资产的入库及领用等管理制度。要按照《工会固定资产管理办法》,制定高校工会自己的固定资产管理制度,制度应涵盖固定资产采购、验收、登记入账、领用发出、保养维修、变卖处置等环节,从而规范固定资产管理,保障固定资产的安全和完整。三是应结合高校工会的实际情况,合理安排固定资产,提高使用效益。
  (七)加强高校工会内部控制
  一是建立健全工会内部控制制度,找准工会财务管理制度中存在的薄弱环节和风险点,从经济活动流程管控人手,梳理相关风险点,评估管控措施设计合理性,优化归口、流程、权限、表单等管控设计,如果发现内部控制缺陷点,应及时分析其产生背景及原因,并进行整改及完善,以期降低其带来的财务风险。就目前高校基层工会而言,工会财务和高校行政相比最明显的是无法做到实质上的不相容岗位兼容,笔者认为首先可增设会计人员,其次发经审委员应切实发挥作用,形成用制度管人、责任到人的机制,坚持落实不相容岗位的有效分离,做到不同岗位互相牵制,形成有效的制衡机制,降低风险。二是建立内部控制评价制度。为了更好地评价高校工会内部控制的执行情况,基层高校工会要建立工会会计内部控制评价体系,及时发现内控在执行过程中的缺陷和薄弱环节,及时督促整改,不断优化工会内部控制制度,使内部控制制度真正成为工会财务管理的保障。
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