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软件项目成本管控思路探讨

作者:未知

  摘 要:传统的软件项目成本指从软件项目立项到最终交付给客户整个过程中发生的与项目履约及交付相关的成本费用,从项目价值链分析软件项目成本包括项目全生命周期成本。以项目型软件企业为例,通过分析软件项目内部价值链流程,区分增值作业与非增值作业,为软件企业项目成本管控提供一种有效的管控思路。
  关键词:软件项目成本;价值链;增值作业;非增值作业
  中图分类号:F23     文献标识码:A      doi:10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.22.049
  随着国家对集成电路及信息化产业的政策引导与支持,一大批从事软件研发生产与销售的企业如雨后春笋般成立,其中项目型软件企业为客户提供整体化信息解决方案,基于项目的软件定制与开发构成项目型软件企业的主要业务。项目型软件企业由于项目过程管理中的问题,存在项目毛利低的现象,企业盈利状况堪忧。如何采取有效措施控制项目成本是提高企业盈利能力的关键。
  1 软件项目成本分类
  1.1 传统软件项目成本
  传统软件项目成本是指从软件项目立项到最终交付给客户整个过程中发生的与项目履约及交付相关的成本费用。
  (1)按软件项目所处阶段分为:咨询调研、分析设计、系统开发、检验测试、实施应用、系统运维。
  (2)按软件项目成本类型分为:人工成本、材料成本、软、硬件采购成本、劳务分包成本、差旅成本、咨询费、折旧费、试验费、其他成本等。
  1.2 软件项目价值链成本
  一般来说完整的产品价值链流程包括研发、设计、生产、营销、分销、客户服务六大职能,根据软件企业的研发生产特点,软件项目内部价值链流程可以细分为:基础平台研发、市场营销、咨询调研、分析设计、系统开发、检验测试、实施应用、系统运维八大职能,同时以财务资源、人力资源、信息资源为支撑。
  1.3 传统成本与价值链成本的关系
  传统的软件项目成本管理侧重于财务成本,重点在软件开发阶段。提到项目成本管控,大多数人就理所当然地认为是财务部门的事,财务与业务形成管控与被管控的关系,成本管控措施往往得不到执行。价值链成本管理以战略为导向,基于对项目全生命周期作业流程的分析,识别增值作业与非增值作業,优化业务流程,消除非增值作业。使业务流程参与人员参与项目过程成本管控,实现项目成本最优,项目价值最大。
  2 软件项目成本管控中遇到的主要问题
  大到航天项目如嫦娥四号卫星登月,小到一个具体工作任务如财务月度结账,都可以定义为一个项目。软件开发企业所承接的项目一般都是基于客户的个性化需求进行的定制,项目开发周期长,项目开发分阶段交付,开发过程需要不同岗位人员协作,项目过程控制不好会遇到比较多的问题。
  2.1 主要问题
  软件项目履约交付过程一般存在以下问题:
  (1)项目进度:项目工期较紧,项目进度偏离计划,项目无法按期交付。
  (2)项目范围:项目需求范围变更,开发成本增加。
  (3)项目质量:项目交付质量达不到验收标准,增加返工成本。
  上述问题导致项目成本偏高,项目毛利偏低甚至亏损,项目回款困难,企业的现金流紧张,影响到企业的生存。
  2.2 原因分析
  上述软件项目成本管控过程中的主要问题,按软件项目价值链流程分析原因如下。
  (1)基础版平台研发:指软件项目开发采用的基础平台,存在着与其他系统软件不兼容、系统灵活度不足、影响二次开发的效果等问题。
  (2)销售合同签订:合同签订的质量直接影响到项目的成本,销售人员可能会由于业绩的压力急于签单,签单质量难以把握。
  (3)咨询调研:未深入挖掘客户需求,对客户的需求理解只停留在表面,不能设计出令客户满意的系统。
  (4)分析设计:分析设计人员一般是通过需求调研人员传递回来的信息进行设计,信息在传递过程中可能会失真。
  (5)系统开发:系统开发计划管控能力弱,不能按照计划完成进度,遇多个项目并行时,不能合理安排各项目资源。
  (6)检验测试:项目测试水平低,测试方法落后,不能有效检测出系统中存在的缺陷;由于工期压力,放宽测试标准,对不合格版本予以放行。
  (7)项目实施:项目实施人员直接面对客户交付,系统部署后由于与客户需求存在差异,客户不予接受,项目无法验收。或者由于客户提出新的需求需要返回开发环节重新修改。
  (8)系统运维:运维服务响应不及时,客户满意度低。
  (9)其他方面:①项目从调研到交付需要经过多个环节,各环节交付责任不清,责任推诿;②合同评审流于形式,未及时识别风险应采取应对措施;③项目开发结果可复用度低,增加开发成本。
  3 如何做好软件项目成本管控
  从上面的分析可以看出,项目成本管控涉及到项目整个生命周期,如何有效控制项目成本,需要从项目价值链分析来考虑。
  3.1 软件项目价值链分析
  价值链是指将客户的使用价值添加入产品的一系列业务职能,要构建企业的竞争优势除了要确保价值链上所有职能都能为终端客户创造价值以外,还需要关注价值链上所有业务活动的成本。客户价值创造的过程必然会伴随着资源消耗,对价值链进行分析需要识别出增值与非增值活动,找出提升客户价值或降低成本的办法,以此来合理配置资源,降低成本,提高效率,提高企业竞争优势。
  3.1.1 增值作业
  增值作业是指将客户感知的价值添加入产品或服务的作业,即能增加客户价值体验,客户愿意为此付出更高的价格。
  在软件项目开发过程中,基础平台研发、市场营销、咨询调研、分析设计、系统开发、实施运用、运维服务能增加客户的价值体验,客户愿意为此买单甚至是付出超溢价部分,属于增值作业。   3.1.2 非增值作业
  非增值作业是指会增加产品或服务成本,但无法增加客户价值体验的作业。
  对于客户来说只关心提供给他的系统是否好用,企业内部合同评审、检验与测试等环节发生的预防成本客户是不会买单的,同样由于质量不达标发生的返工成本,由于计划安排不当发生的人员闲置成本,客户也不会买单。因此合同评审、检验与测试、返修、停工等待等都属于非增值作业。
  3.2 软件项目成本控制对策
  项目开发过程区分为增值作业与非增值作业后,相应的成本对策为:(1)对于增值作业将客户体验做到极致,提高项目附加值;(2)对于非增值作业则需识别成本动因,通过控制成本动因来降低成本。
  3.2.1 增值作业
  (1)基础平台研发。
  基础平台的研发是项目成本管控的起点,需进行事前的计划与控制。
  基础平台是支撑企业软件开发的平台,属于项目开发的底层基础,平台是否具有兼容性,能否承载项目的开发,是判断平台研发结果的标准。需做好项目的研究规划及可行性分析,从商业、技术、财务等方面进行可行性分析评估。研发一定是具有前瞻性、创新性的,能够识别未来三至五年的技术发展方向。同时在鼓励创新的同时,对研发结果具备一定的容错性,并从公司层面做好应对措施。
  (2)市场营销。
  市場营销是将企业及产品价值向潜在需求者传递的过程。好的营销不需要太懂产品,但懂得客户要的是什么,通过营销推广,强化企业品牌在同行业市场中的地位,传递企业品牌品质保证的信息,拉开与同行业其他企业的距离,营销是能提高企业产品附加值的。营销做不到位,钱就白花了,因此营销环节重视营销方案的策划,钱要花在刀刃上。
  (3)咨询调研。
  咨询调研是分析设计环节的输入口,准确把握客户需求,清晰输出可以提高咨询调研环节附加值。这对咨询调研人员的专业能力是一个挑战,除了有专业的分析能力外,还需对业务内容与流程的熟练掌握与理解,对项目整体需求能进行高层次的把握,对企业来说,需对此类人员制定人才培养策略。
  (4)分析设计。
  好的产品不是生产出来的,而是设计出来的。好的设计能给客户带来满意的体验,并愿意为此付出更高的价格,从而为企业带来高附加值。比如苹果手机,硬件及材料成本只占销售价格的很小比例,消费者愿意为手机付出高额溢价,就是因为它独特的设计理念,客户通过苹果手机的使用能带来满足感。
  分析设计是软件系统开发的起点,分析设计结果直接决定了后续项目交付的结果,实务中分析设计与系统开发是不同的人员,因此提高项目附加值除了把好分析设计关外,还要能将设计结果准确传递给系统开发人员,分析设计结果交付要做到标准化。
  (5)系统开发。
  系统开发是完成项目的必要环节,客户可以接受的是市场最低价格,因此系统开发是成本管控的重点,目的是降低开发成本,提高开发效率。
  ①提高项目计划执行力度:编制合理的项目开发计划与项目成本计划,严格按开发计划执行,减少项目成本计划偏差。
  ②加强开发过程的标准化管理,提高开发结果的可复用性。
  ③合理配置项目开发资源:在多项目并行的情况下,如何发现闲置产能,除了合理排产外,需要充分利用信息化系统,将产能利用情况在线化,动态了解产能状况,科学合理安排,最大化利用产能,提高生产效率。
  ④培养适合岗位需求的人员:软件行业项目开发主要投入是人力成本的投入,由于学习曲线的作用,熟练开发人员的单位产出效率远高于非熟练开发员,除了招聘具备岗位要求的人员外,需加强对在职岗位开发技能、开发技巧的培训。
  ⑤劳务外包:重视外包生态建设,考虑可运用的劳务外包资源,将可分解的开发内容外包。
  (6)实施应用。
  实施应用环节与系统开发环节基本类似,控制实施成本,提高实施效率,上述系统开发环节的成本管控措施在实施环节都适用。
  需要注意的是异地实施过程中发生的差旅费,对客户来说是不能接受的,需控制好异地实施差旅费用,对于异地项目较多的情况下,注意本地化实施团队的建设,降低实施差旅成本。
  (7)运维服务。
  运维服务人员为客户提供售后服务,运维服务质量直接影响到客户是否愿意付费购买服务,是否愿意增加二次购买机会,是否愿意向其他客户传递企业的正向品牌价值。提高运维服务附加值的方法有:
  ①加强运维服务人员服务意识的培养,树立以客户为中心的服务理念。
  ②加强运维服务网络建设,对异地项目采取远程的方式,提高响应及时性。
  ③加强运维服务信息化系统建设,使运维服务过程信息可视可追溯,便于客户数据分析。
  3.2.2 非增值作业
  (1)合同评审。
  合同签订是项目开始的起点,合同签订的质量直接影响到项目的毛利水平。加强合同报价、合同谈判、合同签订环节的管理,严把合同评审关,业务、财务、法律人员共同参与对合同的评审,及时识别出合同中的可能风险,如项目工期、需求范围、交付标准等,采取有效措施将风险控制在可接受的范围内,签下高质量的合同。
  (2)检验测试。
  ①提高测试效率:提高测试人员业务熟练度,配置有效的测试工具提高测试效率。
  ②做好版本控制:把好质检关,禁止不合格版本流向客户,防止由此产生的返工成本。
  4 总结
  软件项目成本管控思路需跳出传统的财务成本管控的范畴,从项目全生命周期考虑,通过分析软件项目价值链业务流程,区分增值作业与非增值作业,对业务流程进行优化。对于增值作业采取措施提高作业环节附加值,对于非增值作业识别成本动因,通过具体措施控制好项目成本。项目成本管控才能取得明显效果。
  参考文献
  [1]高顿财经研究院.财务报告、规划、绩效与控制[M].北京:中国财政经济出版社,2017.
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