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档案馆档案管理现状及发展趋势探讨

作者:未知

  摘 要:档案馆的档案管理工作对于相关行政单位和事业单位以及政府管理具有重要的作用。但是目前的档案馆管理工作仍然存在着较多的问题。本文首先利用理论分析的方法分析了当前档案馆档案管理的现状,然后指出了档案管理的发展趋势以及存在的种种问题,最后对档案馆档案管理存在的问题提出了相应的改进措施。
  关键词:档案馆;档案管理;发展趋势;改进措施
  1 档案馆档案管理的现状以及存在的问题
  档案的管理在我们的日常生活中发挥着极其重要的作用,不仅为相关行政单位和事业单位的正常运行提供了便利,同时也是每个公民个人履历的重要证明材料。随着时代的发展和技术水平的飞速提高,越来越多的先进技术和管理经验进入到了我们的日常生活中来。技术水平的提高大大的提升了人们在日常工作中的工作效率,也极大的丰富了人们的日常生活,提高了人们的生活水平和生活质量。技术的飞速发展同时也为档案馆的档案管理工作带来了极大的便利,在提高档案馆档案管理工作效率的同时,也大大的减轻了档案管理工作人员的工作负担。但是由于我国目前仍然处于发展国家的水平阶段,因此虽然许多国家早已经将信息化运用到了档案的管理工作中去,但是我国建设信息化的档案馆管理时间仅仅数年而已。由于刚引入这一信息化的档案管理技术,因此,在实际的档案管理工作中往往存在着如下一些问题。
  1)档案的管理工作较为分散,不够集中且缺乏相应的专业档案管理工作人员。目前我国很多的行政单位和事业单位都没有给予档案管理工作相应的重视,在实际的档案管理工作中,人事部门仅仅将档案管理工作交由细心的人员去管理,并没有运用专业的档案管理人才,同时也没有成立专门的档案管理部门。在行政单位和事业单位的档案管理工作中,通常是将档案分到不同的部门进行分别管理,这种管理方法虽然一定程度上表现出了较好的效果,但是在实际的档案管理工作中则经常会出现混乱的管理现象,这种现象的发生会导致档案管理工作出现效率极度下降。大量的行政单位和事业单位在实际的绩效考核工作中,并没有将档案管理工作完成的好坏纳入进去,由于没有有效的激励制度,因此导致档案管理工作人员对档案管理工作提不起太大的热情和兴趣。
  2)相关档案的管理条例不够统一和详细。在目前的档案管理工作中,由于大量的行政单位和事业单位并没有给予档案管理工作足够的重视,这就导致在制定相关档案管理条例时不够详细,无法与实际情况的情况相结合。同时,由于各个行政单位和事业单位指定的档案管理条例标准不一,这就导致大量的档案信息无法实现有效的互通,这种现象严重的影响了相关行政单位和事业单位的档案信息资源的共享,导致了信息共享效率低下,甚至影响到信息化档馆案的建立工作。
  2 针对以上问题提出的改进措施
  为了让相关的行政单位和事业单位能够更加科学合理的对档案进行管理工作,本文针对上述出现的种种问题提出了相应的改进措施,为档案管理工作的有序进行提供了建议和方法,从而使得档案管理工作能够高效的运行。
  1)在相关行政单位和事业单位中,要让档案的管理工作专业化,特别应该注意的是应该让档案管理分工明确。为了能够使得相关行政单位和事业单位档案管理工作科学合理的展开,主要有两个方面的内容需要注意。首先也是最关键的步骤是要让档案的管理工作分工能够明确。在此过程中,相关行政单位和事业单位的人事部门应该将档案管理工作分配给专门的档案管理人员,并建立一个档案管理部门。同时,建好的档案管理部门应该将档案管理工作进一步的进行细分,使每项工作都有专门的工作人员负责,这样才能保障档案管理工作的有序进行和开展。其次,在实际的档案管理工作中,相关管理人员应该明确档案管理人员的工作责任,并在此基础上建立相应的考核制度,定时的对档案管理人员进行工作考核,对未能按时完成工作任务的人员要施以相应的惩罚;对能够按时完成任务的档案管理人员要给予一定的奖励。这样才能有效的激励档案管理工作人员的工作热情。
  2)完善档案管理的各项制度。在实际的档案管理工作中,往往会因为各项规章制度不够清楚从而导致档案管理工作人员无从下手,因此,为了使档案管理工作能够有序的开展,相关部门应该制定条理清晰的规章制度。
  3 档案馆管理工作的发展趋势
  1)便捷化。随着时代的发展和科技水平的全面提高,档案馆档案管理工作便捷化势在必行。由于档案馆存储的档案越来越多,需要处理的信息也越来越多,这就导致了档案馆的檔案管理工作难度也日益增加。如果档案馆在管理档案信息时依旧使用旧的档案管理方法,必然会使档案管理工作产生较大的负荷。为了使档案馆的档案管理工作能够得到正常的运行,档案馆就不得不投入更多的人力和物力。因此,为了使档案馆的档案管理工作更加高效,信息化的档案馆管理必然会得到逐步的普及,随着信息化的普及,将会使得档案馆档案的管理工作更加方便和快捷,同时能够有效的降低人力成本。在此基础上,档案馆档案管理工作的效率也会得到大幅度的提升。因此,档案馆档案管理工作会越来越便捷化。
  2)人性化。在传统的档案馆档案管理方法中,会常常出现由于人工的疏忽而导致的错误。例如在对档案的归档工作中,由于传统的方法是由档案管理工作人员人工对相关档案进行归档,这就导致了因为相关行政单位和事业单位工作人员的失误而将档案归档错误的情况时有发生。由于一开始就出现的归档错误,使得后续工作人员在对档案进行查找时常常查找不到相关档案,不仅浪费了大量的人力物力,同时也大大的降低了档案馆档案管理的工作效率。随着科学技术的全面发展以及对国外先进管理经验的引入,必将使得档案管理工作越来越人性化,不仅可以减少归档错误,同时在工作人员查找档案时也可以更加轻松,为相关的档案管理工作人员节省大量的时间和精力。
  3)合理化。虽然科技的发展给档案馆的档案管理工作带来了新的管理方法,但是信息化对于档案管理工作并不都是合理的。这就需要档案管理工作人员对这些信息进行筛选和整理。因此,档案馆档案管理工作必然会越来越合理化。同时,由于信息化的快速发展,档案管理工作人员可以根据不同类型的档案进行合理的归档,从而使得整个档案馆档案管理工作更加有序的进行。
  4 结语
  通过本文的详细分析可以发现,虽然目前的档案馆档案管理工作还存在着许多的问题,但随着信息化技术的高速发展,档案馆档案管理工作必然是向着合理化、人性化以及便捷化的方向发展。
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