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医院档案管理中电子档案系统的应用

作者:未知

  摘 要:医院的档案管理的内容繁多,涉及到医院各方面的运营管理与资料录入,需要管理人员整理并掌握医院全面的资料与信息。主要包含医院财务档案管理、病例档案管理等,其工作量较大且实际的操作较为繁杂。相较于医院的传统档案管理,电子档案具有更多管理优势,且顺应信息化时代的发展脚步,为医院的档案管理提供更为便捷的服务。
  关键词:医院;电子档案;管理;系统应用
  伴随我国经济的快速增长,人民生活水平的提高,越来越多的人开始关注自身的身体健康,所以对医院需求量也在不断加大,造成医院的各类型档案增长较快,为保证其档案管理工作的有效进行,许多医院都开始将电子档案引进到医院的档案管理中,为医院的档案管理提供良好的质量保障。本文将分析医院的电子档案在实际的档案管理工作中的应用情况。
  1 医院档案管理现存的问题
  1.1 档案利用率不高
  在以往的医院档案管理中,多数以纸质档案进行收档保存,但是其保存的难度比较大,如果没有相对完善的保存管理措施,会因时间的推移产生受潮与发霉的现象,而医院对用药方面的处方管理方面有较为严苛的要求,因此资料档案的查询与其正确性等方面的管理工作的要求也就较高。但是传统的纸质档案在管理和储存方面都有些许问题存在,造成医院工作人员不愿意去档案管理部门查阅档案,所以档案的利用率在逐渐下降。另一方面由于医院的档案管理部门缺少管理人员,会使其在管理工作中出现问题,影响到相关资料档案的准确性,对医院的持续长久性经营发展不利。
  1.2 档案查询不便
  医院档案类型较多且管理方式与储存方式有所不同,造成档案管理人员的工作难度加强,同时档案需要查询时,需要管理人员按相关流程对查询人员进行登记,然后通过其提供的信息分类逐层的进行查找,其查询过程非常繁琐,档案的检索查询较为滞后,造成相关查询工作不能按时完成,对整个档案的管理的工作效率。
  1.3 档案保存难度大
  医院在不断的发展、壮大过程中,会产生越来越多的病例档案和其它类的档案,此时仍然采用传统的纸质档案会占用医院大量的空间,档案管理员也需要花费更多的时间与精力去完成管理工作,另外受储存介质的影响,一些时间比较长的档案可能产生破损,这样对医院的档案管理不利[1]。
  2 系统应用的实际效果
  2.1 档案利用率增高
  医院建立电子档案管理系统后,档案的查询时间明显缩短。尤其是医生在开处方和写病历时,因要求严格所以需要结合有关档案进行判断对比,此时电子档案的应用大大缩短了查询所用的时间,工作人员查询档案的次数显著增加,提高了档案的查詢效率。电子档案系统在规范化的应用程序支持下,明显减轻了档案管理员的工作量,使其将更多的精力应用到提高医院的档案管理效率中去,也可以促进工作人员的管理质量。
  2.2 档案的查询更加便捷
  受传统纸质档案查询不方便的影响,其查询质量普遍不高。在医院引进电子档案查询系统之后,其档案管理的储存方式更加规范,从顺序、种类、步骤等方面都有效的提高了保存质量。电子档案管理中的纠错系统的设置,可以有效的降低档案在管理过程的出错几率。同时医院的工作人员也可以通过互联网对档案进行实时查询,不再需要浪费大量的时间在档案查询上,也会改变档案管理员的工作态度,对医院档案的管理工作的后续开展有促进作用。
  2.3 档案保存得以提高
  电子档案管理是将医院所有的纸质档案、影像等通过计算机进行展示,其档案归类的速度比较快,医院都是通过互数据库与计算机结合的方式,将不同部门的相关工作档案按类别进行归纳整理,其储存速度非常快,而且对储存空间的不足问题得以有效的解决。同时电子档案系统的引进医院档案管理中,可以使档案的加密难度明显降低,对档案的私密性起到良好的保护作用,可以有效提高医院档案的工作效率。另一方面,电子档案的方便之处就是,对突发的意外情况引起的档案消失,可以进行计算机储存还原,可以有效提高档案的保存质量。
  3 系统应用与注意事项
  3.1 系统的具体应用
  医院电子档案系统的实际应用,包括病例档案、文件档案、影像档案等三个方面,其中病历档案主要是针对医院的病人建立的档案管理,是记录病人在入院及治疗过程中的病情和用药情况的档案,同时也可以为医院的发展历史提供相应的资料,另一方面,当医院遇到医疗事故纠纷与其它问题时,调取病例可以有效的解决或调解双方的矛盾。为了提高电子档案的合理性使用,电子档案系统会对病例档案采取加密的方式进行保存,只对相关人员提供病历档案,此方法对保护医院的资源和推动医院的发展等有较为重要的。文件档案的产生主要是医院的相关管理及运行和会议档案等,对其进行电子化管理,对档案的储存位置进行文本记录,将其保存下来,需要工作人员对其进行检查,以避免储存发生失误。影像档案更多是记录医生的手术过程,对医院进行医生的培训有重要的意义,另外影像资料也包含病人身体的检查报告,这些资料都具有研究价值,对医院的长久性发展有重要的意义。电子档案管理系统的引入,极大方便了工作人员对影像档案的后续查询和使用,对医院工作的顺利开展有积极的推动作用[2]。
  3.2 系统应用的注意事项
  电子系统的应用进入医院电子档案中,是符合当下时代的发展潮流的,同时随着信息技术的不断提高,也将有效的提升医院档案管理方面的工作效率。在实际的档案管理过程中,医院应重视其管理力度,对相关档案管理员进行定期的培训,确保其掌握正确的档案储存方法与档案的管理方法,并及时学习与跟进新的电子档案管理方式,推进电子档案在医院管理工作中的发展进程。医院可以通过专项拨款的方式加强电子档案系统的建设与完善,对其相关设备加以重视,也可从外聘请专业知识较强的技术人员对医院电子档案管理人员进行技术指导,进一步推动医院电子档案系统的完善。
  4 结语
  档案管理是医院实行管理工作的重要部分,为提高其管理水平,顺应信息时代的发展脚步,将电子档案管理系统纳入医院的档案管理中,对提高其管理效果有极大的促进作用。为完善电子档案在医院档案管理中的应用作用,医院的管理人员与档案管理员应该加强医院的电子档案系统的建设力度,对其管理特点与需要注意的事项进行分析,通过科学合理的方式将电子档案管理系统在医院管理中的作用发挥出来。
  参考文献
  [1]熊瑛,甄玲,余国兆.医院档案管理中电子档案系统的应用[J].中国医疗器械信息,2017,23(6):116-117.
  [2]王慧荣.医院档案管理中电子档案系统的应用[J].现代经济信息,2018(6):47-47.
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