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电子信息技术在档案管理中的有效应用

作者:未知

  摘 要:近些年,我国电子信息技术发展迅速,并在各个领域之中广泛应用和推广,其中在档案管理领域,信息技术的应用,促使档案从纸质化向电子化方向过渡发展,不仅简化了档案管理工作流程,同时也为档案信息资源共享创造了便利,本文之中笔者结合自身的档案管理经验,对电子信息技术在档案管理中的有效应用提出相关建议。
  关键词:电子信息技术;档案管理;有效应用
  伴随着近些年我国房产市场的迅速发展,房产交易档案不断增多,这就为档案管理工作增加了难度,而电子信息技术作为新时期的科技产物,电子信息技术在档案管理中的应用,不仅使档案管理工作人员从人力工作之中解脱出来,同时也为档案的储存、利用、共享创造了一定的便利,为更好的推动各个部门档案管理工作发展,有必要对信息技术的应用做出更加深入的探索研究。
  1 电子信息技术在档案管理中的应用现状
  不动产行业的迅速发展,使得相关的档案资料不断增多,同时近些年国土、房屋、海洋、林业档案的合并,更是为不动产行业档案管理增添了难度,在这个过程中,如何促使档案管理工作向电子信息化方向发展已经成为一种必然。但现阶段我部门的档案管理工作,还处于人机共存的状态,如仍然沿用着传统手工的方式进行档案资料记录,然后再进行电脑系统录入,这样的工作方式,除重复劳动外,并未体现出其他的优势,为档案管理人员增添工作负担的同时,还影响了不动产行业档案的高效、快捷发展[1]。此外,由于当下不动产档案管理工作还处于人机共存的状态,因此工作重点还是收集、整理和保管,而在档案查阅利用的过程中,还需要采用手工的方式,这就不可避免的会受到时间、空间的限制,从而导致档案资料的利用率严重降低,抑制很多非常具有价值的档案资料,一直处于“掩在深闺人不知”的状态,没有发挥出档案本身的服务作用,因此今后还需不断对电子信息技术档案管理加大探索。
  2 电子信息技术在档案管理中的有效应用
  2.1 更新意识,以电子文件管理为重点
  在城市化进程不断推进的过程中,国家对国土资源档案管理越发重视,并将国土、房屋、海洋、林业不动产档案归结为一处,这从某种程度上极大的增加了档案管理工作难度。如在2018年1月~2018年12月其间,我部门接收、审核、录入、打印卷面60000多卷,接待查档人数4000多人次,受理查解封房产档案300多宗,在如此庞大的工作量下,传统人工手工的管理方式已经不再适用,只有以电子文件管理为重点,实现档案从纸质化向电子化方向的过渡转变,这样才能更好的提升不动产档案管理效率[2]。为此不动产管理领导部門必须要认识到档案单子管理的重要性,彻底转变原来以纸质档案管理为基础的传统思维模式,树立以电子档案管理的新型思维模式,从思想源头入手,在档案搜集分类、档案信息查阅、档案录入编辑、档案提取调取、档案信息管理、档案处理恢复多个方面,加大电子信息技术的应用。
  2.2 强化文件档案管理计算机系统建设
  在新时期背景下,房产档案馆若是想要实现对档案的规范化管理,实现对档案的统一编号,强化文件档案管理计算机系统建设是十分必要的,对此笔者提出以下几个方面的建议。第一,不动产管理部门要认清自身的现实需求,及自身具备的技术能力水平,并结合国土档案管理工作的实际情况,制定合理的档案管理方案,然后在此基础上,进行优化全局计算机网络,构建完整的计算机管理体系[3]。其次,房产档案馆在进行文件档案管理计算机系统建设时,还应该对原有的答案管理资料全面的整合管理,以求适应数字化媒介的使用特征,同时还应该认识到,文件档案管理计算机系统建设,不能只满足当前的需求,还应该考虑到系统的扩展性,毕竟现下国土房产档案管理信息与日俱增,只有建立具有前瞻性的网络系统才能实现更好的适应未来发展。
  2.3 制定电子文件归档管理标准
  国土资源档案管理资料系统复杂,并与民生服务和国土安全息息相关,在应用信息技术进行国土资源档案管理时,制定电子文件归档管理标准,健全电子文件归档管理制度是十分紧迫且必要的。具体而言,笔者认为在档案管理工作中的每一个环节,都应该根据电子文件与电子档案的形成规律,建立与之相对应的、统一规范的管理制度,这样才能使档案管理工作变得更加放矢有度,促使国土档案管理工作不断的向科学化、规范化、标准化的方向发展。鉴于纸质档案与电子档案内部的信息内容是一致的,因此在制定电子文件归档管理标准制度时,可从原有的纸质档案管理原则出发,确保标准条款的统一性和可操作性,然后再此基础上,结合电子信息档案管理的特点,如档案信息安全、档案查阅级限等方面做出前瞻性的管理制度,这可更好的保证不动产部门电子信息档案管理工作高效运行。
  2.4 注重培养高素质的电子档案管理人才
  不动产部门电子信息档案管理工作发展离不开高素质的人才作为支持,在档案从纸质化向电子化方向过渡的时代背景下,不动产档案管理工作人员,必须要具有与时俱进的意识,掌握先进的电子档案管理工作方法,运用档案管理新理论知识、新技术,不断的改进传统档案管理工作。而为了能够实现这样的目标,不动产档案管理部门,就应该树立“引进”与“培养”相结合的档案管理人才队伍建设方式,通过组织召开内部学习会议、内部学习班的方式,对现有的档案管理工作人员进行素质能力方面的培养,从而强化档案管理人员电子档案管理软件的技术操作[4]。此外还要通过科学引进的方式,从社会之中招收聘请更多具有合理知识结构的复合型档案管理人才,这样才能更好的满足当前档案管理电子化发展的需要,为国土资源档案管理的有效安全提供保障。
  2.5 确保电子信息技术档案管理安全
  信息技术作为新时代的科技产物,信息技术的出现,在为人们生活创造便利的同时,也诱发了信息安全问题的困扰,尤其是对房产档案管理部门,很多重要的国土资源档案,与国家土地安全息息相关,并关乎所有者和使用者的切身利用,因此在应用电子信息技术进行档案管理工作时,做好档案信息安全维护工作至为重要。为此笔者建议,要做到防患于未然,定期进行电子档案信息系统检测,定期为档案程序和内容进行备份,同时通过设置防火墙、定期查毒杀毒的方式,对电子档案信息进行实时监控管理。此外要严格的控制范围权限,做好密码管理工作,在日常的电子信息档案管理工作中,加强电子文件的接收和管理,从而更好的保证房产档案管理部门档案信息安全。
  3 总结
  近些年不动产行业发展转变迅速,涉及到的管理资料档案也在不断传统,传统手工式的方案管理工作方式,已经无法满足新时期不动产行业的快速发展需求,加大信息技术的探索应用,促使档案从纸质化向电子化方向过渡发展已经成为一种必然。但很显然现下不动产行业档案电子化信息技术的应用水平还比较低,为此今后有必要对此加大研究探索,从而不断的提高不动产档案管理信息化水平,推动不动产档案管理工作的高效率进行和顺利完成,同时也推动我国社会经济的快速发展。
  参考文献
  [1]贾广轩.电子信息技术在档案管理中的有效应用[J].企业改革与管理,2019(02):28-29.
  [2]孔庆宏.谈电子信息技术在档案管理中的有效应用[J].才智,2019(01):220.
  [3]田梅.基电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J].现代国企研究,2018(20):36.
  [4]徐灵.探讨电子信息技术在工程档案管理应用中的优势[J].兰台内外,2018(05):13-14.
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