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“互联网+”下高中档案信息服务的研究

作者:未知

  摘 要:当前,我国正处于互联网信息技术飞速发展階段,全社会信息服务具有实时性、便捷性、公开性等特点,因此高中档案信息服务工作需顺应时代的发展,从本校实际情况出发,建立适宜的高中档案信息服务体系,促使高中档案信息服务模式成功转型,便捷服务学校、社会。
  关键词:互联网+;高中档案;信息服务;微信公众号
  目前,高中档案信息服务的效率与效益仍然处于一般水平,服务对象也以自我服务为主,面对日益增长的社会需求,高中档案信息服务工作面临着巨大改革;如何利用现有的互联网技术,实现高中档案信息智能服务等功能,已成为当前高中档案信息服务的重点工作之一。
  1 高中档案室的基本现状以及档案信息服务的重要性
  高中档案真实记录了各类重要的学校信息,笔者所在高中的档案收藏以文书档案、教学档案、财会档案、特种载体档案、实体档案为主,另外还有学校组织机构沿革、全宗指南、学校大事记、学校荣誉、教职工获奖信息、学生获奖统计等编研成果。档案载体主要为文字、图片、音频、视频以及实物等。全校档案工作重点是收集、整理、归档在办学过程中形成的文书、学生学籍、会计、基建科技、荣誉奖项等各类档案资料。截止目前,笔者已将学校库房五千多卷(件)档案目录录入档案管理软件,近20年的永久、长期档案资料完成全文扫描并挂接到档案管理系统,目前正从价值重要性、损坏程度上对其他库存档案加紧全文扫描。2015年我校档案室顺利通过了浙江省规范化数字档案室的验收,2017年2月我校迁往新址以后,档案室全力协助学校建设新校史馆等各类校园文化建设。
  随着全社会对高中档案服务的需求不断提升、教育体制的改革、“最多跑一次”政策的大力推行,高中学校档案信息服务的工作重点由“自我服务”转变成“对外开放”,不断提高学校档案的利用效益,满足社会群体的个性需求,扩大学校在全国乃至全世界的知名度和影响力,为学校的发展赢得更多、更优质的社会资源。
  2 “互联网+”在高中档案信息服务中的优势
  当前,高中档案信息服务工作还停留在对内服务、方式传统、工效不高、流程繁复等问题,随着移动信息的普及,传统的档案信息服务已越来越无法满足当代人的活动方式与心理诉求。当前形势下,档案工作如果不顺应互联网的发展,其实际效益得不到正常发挥,档案部门被社会的认知度和接受度将会越来越低。
  “互联网+”概念是指以互联网为主的一整套信息技术(包括移动互联网、云计算、大数据技术等)在经济、社会生活各部门扩散、应用过程。“互联网+”是将互联网科技成果应用到传统经济社会等各领域,实现传统领域的行业重塑融合、信息结构重建、资源有效整合、流程化繁为简、数据对外开放等。因此,应用“互联网+”技术实现数字化档案资源的整合,促进服务平台档案信息的共享,打通不同服务渠道的工作流程,利用数据挖掘技术提供定制的档案服务等,实现高中档案信息服务工作的转型,促进中学服务理念的创新和档案信息资源的共建共享。
  3 “互联网+”形式下高中档案信息服务方向的思考
  新形势下,如何将“互联网+”技术更好地应用到高中档案信息服务工作上面去,笔者主要从基于web的高中档案信息服务方面去思考。
  3.1 基于web应用的高中档案信息服务的思考
  web1.0是系统向用户展示内容,web2.0是用户主动获取并产生内容,注重交互性,web3.0则是基于特征标签的个性化内容的获取,注重有效聚合和普适性,档案的特点是职能性、原始性以及价值性,对档案载体形式的要求比较严谨,笔者认为基于web的高中档案信息服务是web2.5的移动应用,在此情况下,每一个用户或者账号主体都能生成、传播、交流、共享信息,这些信息将被有效聚合并具有一定的普适性。
  目前,笔者所在高中已建立自有的档案信息服务网,但是只针对校内群体服务,展示的信息主要涵盖学校政务、档案情况、编研成果、网上查档等。基于web的应用,使不同终端都能展示档案信息,满足不同群体的个性化定制需求,通过对有效资源的聚合、信息结构的重塑,将服务流程化繁为简,促进信息的传播交流,进而实现档案数据的对外开放,笔者认为,通过web技术的应用,高中档案信息服务将在服务群体、服务流程、信息传播、社会影响力等方面发生根本性的改变。
  3.2 基于微博的高中档案信息服务
  微博(微型博客)属于博客的一种,即通过关注机制分享简短实时信息的广播式的社交网络平台,微博的特点是注重时间轴、信息轻量化,同时支持Tags、SNS并拥有评论、RSS和Trackback(回溯引用)等功能,能很好地促进用户与用户之间的交流,易于信息的传播,因此微博给广大非媒体用户打开了一扇通向世界的大门,可以通过微博实时对外发布信息并及时传播,同时有需求的用户可根据关键字搜索获取需要的信息。
  基于微博的高中档案信息服务,是指学校档案管理机构通过开通学校档案官方微博号,提供一个可认证的官方平台让学校档案管理机构与公众分享可供发布的档案信息,与公众进行档案信息交流,获取档案信息服务效果反馈等,将官方公布的档案信息以时间节点进行聚合,同时因为信息字数的限制,能让公众在短时间内获取大量有价值的信息,促进信息交流的同时,官方也能及时收集反馈信息。因此,以开通学校档案官方微博的服务模式,能弥补传统档案信息服务理念不强、主动性不高、与公众交流较闭塞等不足,逐渐将档案服务理念从以“自我为主”转变成为“主动对外”。
  3.3 基于微信的高中档案信息服务
  微信是一个为智能终端提供即时通讯服务的移动应用程序,作为web2.0应用的优秀产品之一,微信有广泛的用户基础,其便捷的传播模式、多样化的信息服务,正好契合当前高中档案信息服务的发展需求。
  据有关数据统计,如今的微信基本已覆盖了96%以上的智能手机,月用户活跃度超10个多亿,手机已经成为了当之无愧的第一大上网终端。学校也灵敏地感知到微信的潜在力量,于2015年5月29日开通了学校的微信公众号,以第一篇《我在这里,你在哪里?》开始打造学校全新的宣传互动平台。2015年推送21篇文章,2016年34篇,2017年35篇,2018年52篇,2019年截止到3月推送12篇,从这些数字中不难看出,学校对于微信公众号的重视与日俱增,社会对于临安中学的关注度也在不断提高,据杭州教育统计,临安中学微信公众号的关注度排名一直靠前,这些成绩的取得和档案室积极提供档案资源有着密不可分的关系。   基于微信的高中档案信息服务体系的構建,一是为学校微信公众号提供直接的素材来源。随着微信公众号数量的增加,如何达到最好的信息发布效果,必须在选材上精挑最优质的资源。每条文章推送前,撰稿者都会到档案室来查找相关文字、图片、视频等档案资料,有时候为了达到更好的宣传效果,还要帮助他们做前期的数字化处理,档案室不仅要提供“毛胚”,还要有主动服务意识,具备相关图片处理、视频剪辑等信息技能。这样推送出去的文章才能赢得更多的关注、点赞以及转发,扩大我校的社会影响力,得到更多的社会资源。
  二是基于微信公众号的开发、应用与宣传,展示档案室编研成果,借势向社会大众展示宣传我校。通过开发学校官方公众号,嵌入档案信息服务模块,以新的信息结构来展示档案内容,满足用户对学校概况等的了解,便捷校友、师生等线上查询档案信息,简化用户查询档案信息的流程。具体做法是,每年档案室都会从库存资料里抽取特色、专题档案汇编成册,常规的有本校组织机构沿革、全宗指南、学校每年荣誉统计、教职工荣誉统计、学生获奖统计等等,这些编研成果极大的丰富了学校微信公众号。2017年至今,因为档案室全力配合我校校史馆的建设,产生了大量极具我校特色的档案汇编成果,正好可以借助学校微信公众号推送给大家,打破了传统档案查询利用的地域时间限制。让库房里几千卷(件)档案不再枯燥的沉睡,而是更灵活更主动的走到大家面前。关注者如果有正常的查档要求,而其本人又因为工作、地域等原因不能亲自前来,可以通过我校微信公众号留言,联系档案室,只要能提供本人身份证等有效证件,就可以远程办理,通过微信发送或者快递等方式提供给对方,使利用者足不出户,即可获得我校档案信息服务,尽量让利用者最多跑一次,甚至是零次。
  三是基于微信群的档案信息服务。微信交流群的便捷性以及及时性促进了信息的发布与交流。可以通过组建微信群为校友、师生等提供线上档案信息服务,通过家长群定期发布学校重大事件,开展校史陈列室的参观活动等扩大学校的影响力。尤其是在2017-2019年校史馆建好之后,档案室和学校微信公众号结合,连续推送了多条编研成果,借势宣传我校,效果不错。
  微信公众号的档案信息服务将档案管理与服务群体紧密结合,切实为师生、校友等提供了便捷的服务,微信交流群的组建促进了师生、家长、校友之间的沟通与交流,增加了用户粘度,有利于促进该群体组织的团结与融合。二者相辅相成,为学校档案信息的传播与服务提供了强大技术支持与用户基础。
  4 “互联网+”技术形态下高中档案信息服务的展望
  综上所述,“互联网+”技术引领档案管理模式不断与时俱进,档案室也不再是清水衙门,尤其是引入微信公众号这股活水后,学校各处室经常会来互动交流,这也为档案管理提出更高更新的要求,工作没有最好,只有更好。微博、微信等web应用已被大众所熟知,并已经深深融入到我们的社会生活中,但是目前基于“互联网+”技术的高中档案信息服务的构建仍处于初始阶段,想要利用“互联网+”技术实现当今教育体系下高中档案信息服务的信息结构重建、资源有效整合、流程化繁为简、数据对外开放,面临着技术、资金、人力等多方面的困难,尤其是出于对档案密级要求以及信息安全等方面的考虑,暂不提供直接查档入口。因此,今后档案工作者需创新工作思路,主动借助外部社会力量来推动档案信息服务工作的重构与整合,想办法解决安全技术层面的问题,提供高级接口,便于二次开发功能,比如,档案公众号和现有的档案数据库系统进行对接,提供给学校、社会非密级档案的查询功能,这样如果没有他们想要的档案,就无需跑来办理,有他们需要的档案,能简化的办理过程也可以进行简化,让大家真正享受信息时代带来的便利,从而开拓档案信息服务的新局面。
  参考文献
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