在线客服

咨询热线

事业单位档案管理创新思路探究

作者:未知

  摘 要:为适应社会发展需求,事业单位需要不断优化档案管理方式与方法。也正因为如此,事业单位在转型期间,需要考虑和应对如何强化事业单位的档案管理工作,如何加大事业单位档案管理的信息化、规范化、科学化发展等。
  关键词:事业单位;档案管理;创新
  1 档案管理工作的重要性
  1)共享檔案的信息资源。如今,在信息技术的影响下,大数据信息共享平台在不断建设,在现代化管理中,经过大数据平台的应用,事业单位的各项工作能够充分融入计算机技术、网络技术等,可以有效提升工作效率。比如说,在人力资源部门中,在获取学历、职称等信息时,通过数据平台,能够及时获得相应的信息。财务部门对固定资产进行统计时,利用数据平台,也可以在第一时间内了解本单位的相关情况,为各部门的相互合作打下基础,有助于资源共享,全面提高了事业单位的工作效率。
  2)为决策者提供可靠信息。通过档案管理水平,能够充分反映出事业单位的发展情况,档案不仅记录所有人员的相关信息,还保存了很多重要的资料等。通过创新档案管理工作,可以进一步提升档案管理工作的规范性,在程序上使档案资料得到了合理应用。当相关科室需要查找所需资料时,在数据库中可以及时搜索出所需的资料,有助于决策者作出正确的决策,实现事业单位的新发展。
  3)提高各部门的工作效率。在事业单位中,工作流程有着明确的说明,部门与部门之间需要相互配合,共同完成相应的任务,通过大数据信息平台的建设,相关信息能被及时共享,在很大程度上促进了各部门的交流,能够按照既定目标实现工作目标。不仅如此,对于工作人员来说,也提供了很多便利。通过大量的实践证明,通过对档案资源的合理开发与高效管理,除了可以节省大量的资源,还可以提升管理水平,有助于实现节能减耗,为社会发展打下坚实的基础。
  2 事业单位档案管理现状
  1)单位重视程度低,软硬件配置落后。《档案管理办法》和《档案法》的出台为事业单位的档案管理工作提供了规范及运作标准。但是在实践中,部分事业单位在经济效益最大化的认知下,并没有真正认识到档案管理的重要性,导致档案管理工作并没有被真正列入到事业单位的重要议事日程中。年中和年底考核期间档案管理工作质量与考核也缺乏关联性,进而使档案管理工作人员工作积极性不高,管理措施执行效果不明显。
  由于资金投入不足及重视力度低,部分单位并没有设立专门的档案管理部门或者负责人。如办公条件不足时存在集办公室、库房和阅览室于一体的情况,办公经费不够而导致档案室软硬件设施不完善等情况,不能达到档案管理中“三分开”及“八防”等规范化要求,由于缺乏档案现代化管理措施,极易造成单位的档案管理工作落实不到位。
  2)管理方式方法不完善,档案管理权责难以到位。部分单位尽管建立了档案管理制度,但是组卷和具体保管等方面缺乏规范性及具体限定,部分单位甚至存在不按法定程序及档案鉴定程序管理要求擅自销毁档案的行为。此外,随着信息化技术在事业单位中覆盖范围的不断加大,很多事业单位虽然增加了计算机引入的比率,但是信息系统的不健全,并不能保障事业单位档案信息化管理的有效执行。
  譬如有些单位由于人员不稳定、流动大,仅能从人力资源管理层面着眼分析档案管理工作的归档、整理,收集不及时、应用技术及程序不规范等问题。此类问题的背后,实际是档案管理权责难以到位,相关责任主体缺乏清醒的权责认知所造成的。
  3 如何有效创新事业单位的档案管理工作
  1)从观念入手,树立档案管理意识。在信息化的社会背景下,档案管理的要求变得愈发严苛。为从源头上改善并创新相关单位的档案管理工作,单位应扭转技术人员的管理观念,并为其树立正确的档案管理意识。首先,单位领导阶层应对档案管理工作引起足够的重视,并为各部门的档案管理工作者提供良好的学习平台与学习榜样。其次,事业单位应进一步加强对档案管理工作的宣传,使各个层级的技术人员对档案管理工作引起重视。最后,单位管理阶层应为档案管理人员树立正确的表率,使其充分意识到自身的职责与义务。
  2)从制度入手,优化档案管理制度。为创新事业单位的档案管理工作,事业单位可从管理制度与管理结构入手,只有当管理制度与管理结构得到调整之后,事业单位的档案管理工作才能处于井井有条的状态下。透过相关现状,事业单位档案管理工作可从以下几方面入手加以优化:第一,制定一套严密全面的可供参考的档案管理流程。例如,不可擅自修改各类档案,在提取档案时务必经档案管理人员、经办人与借阅方三方签字确认后方可提取。第二,完善相关的激励制度,例如,若发现恶意篡改他人档案的情况,单位应对当事人予以严惩,而对于档案管理工作出色的人员则应加以奖励。
  3)从信息化角度入手,促进档案信息化发展。近年来,随着我国信息技术的普遍应用,信息技术在档案管理工作方面具有突出的优良性能。对事业单位而言,借助信息技术开展档案管理工作可有效满足当下信息化社会对事业单位档案管理的要求。从实际效果来看,档案信息化管理具有以下两方面的优势:其一,信息化的档案管理可以使得档案信息的使用寿命无限延长。其二,档案管理信息化可大幅提升工作效率并避免资源浪费。因此,档案信息化管理是事业单位档案管理工作创新的一大要务。首先,为实现档案管理信息化,事业单位应保证档案信息的时效性与准确性,尤其应避免信息在传递或存储过程受到损坏。其次,档案管理部门应充分利用电脑、打印机、传真、扫描仪等信息化工具管理档案。最后,档案管理部门应建立服务于各类利用者的档案信息电子管理平台,从而使利用者可以随时随地获取档案信息。
  4)增强档案管理意识,完善软硬件配置。增强档案管理意识可自上而下运作,比如将档案管理工作要求明确的列出,纳入到事业单位日常培训中,并与年中、年末考核挂钩,借此提升相关管理人员和操作人员的重视度及关注度。在一个单位的档案工作中,由于其涉及的部门较多,加大档案工作的宣传力度,全面提升所有相关人员的档案管理意识对档案工作的规范化管理非常重要。因此建议争取上级业务主管部门与事业单位领导配合的方式,借助实例的讲解与演化,提升档案工作人员的责任心与积极性,并借此来提升相关涉及人员的管理水平以及创新管理的积极主动性。
  完善软硬件可从逐步完善档案管理制度、健全体制方面入手。为了保障各科室、各部门按照操作规范做好档案组卷、整理、编目等工作,建议按照档案形成规律,构建清晰的、系统的、成套的档案质量标准,继而结合档案管理需求,按照标准来逐步完善软硬件,比如构建符合档案管理“八防”要求的设备、档案库房等。随着信息化时代的来临,对于档案管理在新时期的应用,不同条件、不同领域的专家与学者给出的要求、标准、建议不同,但是归根结底,利用现代信息技术及互联网的优势,最大限度的完成信息与资源处理,使档案管理更具有便捷性和系统性等,可作为档案管理在完善软硬件过程中的重要切入点。这自然也是档案管理资料从纸质转为数字化,管理从实打实转为虚拟化的必然结果。
  4 结束语
  综上所述,在当今社会中,各行各业的竞争都十分激烈,为实现事业单位的可持续发展,为人们提供优质的服务,应该全面落实档案管理工作,积极引进先进的技术,对档案信息管理系统进行全面建设,在整体上,提升事业单位的管理水平以及档案利用率。档案管理人员应该创新管理方式,与时俱进,为事业单位提供优质服务,进而实现档案管理工作的健康发展。
  参考文献
  [1]贾小平.浅谈提高事业单位科技档案的质量[J].华章,2011,2(16):133-135.
  [2]王雨.浅谈事业单位档案管理模式的构建[J].青春岁月,2011,2(18):55-57.
论文来源:《卷宗》 2019年18期
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14914548.htm