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探究基层档案在新时代下的发展

作者:未知

  摘 要:随着科学技术日益进步,我们的社会也发生了巨大改变。在这个日新月异的新时代下,我国的档案管理事业也得到了快速的发展,各基层事业单位也开始重视基层档案的建设,期望基层档案能更好的为基层事业单位的发展服务。本文旨在探究基层档案在新时代下暴露出的问题并给出解决问题的方法。
  关键词:基层档案;新时代
  1 基层档案在新时代下面临的问题
  基层档案是档案工作中最基本的单位,是档案管理水平最明确的体现。只有把基层档案管理工作给做好,档案管理工作才会有新的发展。由于一些因素,当前基层档案工作还面临一些问题,必须要正视这些问题,才能推进档案工作的发展。
  1.1 纸质档案难以保存
  纸质档案顾名思义是以纸张作为载体的档案。纸质档案作为最原始的信息记录被更改的可能性小,所以纸质档案相对于电子档案来说具有稳定性和安全性。但是纸质档案也有很明显的不足,例如大量的纸质文件在存储过程中需占用一定的空间,保存困难,且还要做好防霉、防潮、防虫等措施。在借阅过程中也要注意文档的保护,避免出现文档损坏现象。查阅速度慢,效率不高等。
  1.2 档案管理人员配置不合理
  有很多基层事业单位的档案管理人员的配置是不合理,其不合理之处主要表现在两个方面:1)没有设立专门管理的工作人员。当前很多基层事业单位安排的管理档案的人员多数都是其他部门的兼职人员,很少有设置专门的档案管理工作人员。2)档案管理工作人员专业化知识不强,缺乏工作的热情。随着互联网时代的到来,档案管理工作不断向信息化和数据化转变。档案管理工作早已不是传统意义上的那种人人都可以做的档案归纳分类和总结,更多的是信息的维护和开发。正因如此,基层档案管理工作才更需要具有专业知识的专业人员来完成。
  1.3 基层档案数据化力度小
  从第三次科技革命到今天,很多事情都发生了巨大转变,云数据,互联网+的影响也日渐加深。但是各基层事业单位的基层档案管理数据化力度小。主要表现在当前基层档案管理人员对网络的认识不强,对大数据时代的到来不够敏感。某些思想过于保守的工作人员以为基层档案管理工作只是做好档案的整理查阅和归档等工作就行了,不必建立电子档案。同时基层档案工作设施比较落后,硬件设施跟不上,实现档案管理数字化也确实存在巨大困难。
  1.4 基层档案管理区域差异大
  当前,受制于经济条件,我国许多基层档案管理部门的档案管理,仍然停留在以纸质档案为主要载体的水平上,大多数馆藏档案信息资源无法完成向数字化档案的转变,尤其是在一些偏远的边疆地区的基层档案管理工作中。在这些经济欠发达的地区,他们的基层档案工作,无论是档案信息的收集整理,还是档案信息的归档查阅,都还是以纸质档案为主,根本无法满足大数据时代下档案信息资源的管理需要。但是对于经济发达地区的基层档案管理工作而言,他们有充足的资金来建设基层档案的数据化平台,實现了档案管理的数字化,数字档案室已经正常运转,信息查阅更为便捷,可以为用户提供更为高效的档案服务。
  1.5 基层档案信息再整理困难重重
  当前,由于我国基层部门较多,在我国基层档案的管理工作中出现了大量的重复数据,进而导致空间资源和人力资源严重浪费的问题。所以我们必须要加强对基层事业单位的档案资源和归档材料的信息再整理,减少归档信息重复的情况。由于基层档案数据化后,档案信息的存储不再受到空间限制,这就给基层档案管理人员一个讯息,也就是根本不用整理废弃的,多余的档案信息,反正基层档案的存储又不会受到空间的限制,存储档案信息的地方多得是。正是这种心态使得基层档案信息的再整理面临巨大困难。
  2 新时代下基层档案的发展思路
  正如在历史发展的长河中,传统的纸质档案发挥了铭记历史、记录信息和查询服务等方面的作用,而电子档案在信息技术日益发达的今天又实现了快捷查询、方便存储的功能一样,基层档案总是要随着时代的发展而发展的。
  2.1 促进基层档案信息向数据化转变
  随着社会的不断发展,基层档案信息资源日益增多,想要安全的存储这些巨量的档案资源,基层事业单位也不可能建一座大楼专门用来存储信息,再有,档案查阅的时候,需要人工翻阅卷宗去查询自己需要的档案信息,这样不仅费时还费力。这就需要我们优化基层档案的存储方式,提高查阅效率,降低档案管理的成本。促进档案信息向数据化转变是唯一的出路。大数据的应用已经具有相当高的成熟度了,如中国移动、腾讯、百度、阿里巴巴等,这些公司使用大数据的经验对档案行业解决数据的存储问题具有高度的借鉴意义。
  2.2 完善基层档案的管理机制
  在整个基层档案的管理工作当中,档案信息数据化毫无疑问是重中之重。在基层档案的数据化建设中,必须要加强对数字档案建设的组织领导,制定明确的管理机制,要把基层数字档案建设纳入到基层信息化建设总体规划之中,分步骤实施,切实推进基层数字档案建设。其次就是要为基层数字档案建设配备上跟得上时代潮流的专业工作人员,具有新时代思维,同时掌握大数据技术,制定基层数字档案建设人员的责任明细。
  2.3 加强基层档案数据化设施建设
  从大时代变换的潮流来看,基层档案数据化是一种不可阻断的潮流,也就是说,在基层档案数据化的进程中,计算机,数据库的硬件设施是必不可少的。在确保档案信息的安全性的前提下,接入外部网络,构建信息传输通道,以促进基层档案信息的搜集整理和传播效率不断提高。其次就是构建基层档案软件平台,在大数据时代下,数字档案软件平台也必不可少,特别是在档案信息的采集、管理、利用等所有环节都是以相应软件平台为支撑的。
  2.4 增强基层档案工作人员的专业素养
  基层档案数据化是互联网时代不断发展的产物,时代要求基层档案管理工作进行大变革,不再是简单的搜集信息,整理信息,再归档做记录这么简单。基层档案建立数据库,建立档案平台已成定势,这就需要加强基层档案管理人员的专业素养。例如基层数字档案室软件平台的构建,涉及业务功能需求、标准规范建设、软件平台设计、系统开发和测试等多个环节,是一项专业的系统工程,因此, 对于档案管理部门而言,要在数字档案室建设平台设计和研发方面进行延伸,引进专业人才,在关键的软件硬件设施投入和相应系统维护方面,发挥引导作用。
  3 结束语
  新时代,新挑战。基层档案作为基层单位工作中必不可缺的一部分对整个基层单位的工作产生着重大影响。推动基层档案数据化,实现档案管理的高效整合利用,提高档案的管理效率,促进事业单位档案管理上水平,创建新时期档案管理新模式, 以便更好地服务社会,获得更大的社会效益,这才是基层档案发展到最终的目标。
  参考文献
  [1]褚丽娜.基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理[J].城建档案,2019(02):62-63.
  [2]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案,2013(06):48-50.
  [3]王昊宇.大数据时代的基层数字档案室建设路径分析[J].兰台世界,2019(03):53-55.
  作者简介
  冼云嫦(1981-),女,汉族,广东中山人,本科,黄圃镇档案馆助理馆员。
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