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电子文件档案管理现状与问题思考

作者:未知

  摘 要:办公系统自动化的实现,使电子文件在工作中得到广泛应用,电子文件管理逐步成为时下关注和研究的热点,全面了解和把握我国电子文件管理现状,探索和建立符合本单位工作特点的档案管理新理念、新方法。
  关键词:电子文件;档案管理;现状;对策
  随着信息化建设的不断推进,办公系统自动化的逐步推广使用,产生了大量的电子文件,电子文件的归档、存储和利用成为档案管理的重要内容,这对于档案管理工作既是挑战也是机遇。
  1 新时期电子文件的特点
  新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中,电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”可见,其具有依赖性、灵活性和快捷性的特征。
  1)依赖性:离开了计算机及相应的软件,电子文件就无法生成、传递和识别。也就是说特定电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的,对设备依存度较高,其发展受包括硬件设备、软件系统等诸多条件限制,因此普及率还不高。
  2)多样性:电子文件不再是我们看得见的纸质形式,其利用电子介质对数据信息进行存储,强化文件对社会生活的记忆和再现功能,能够将文字、图形、声音、影像等多种信息形式按照其原来的形式保存,形成多种数据模式并存于存储介质中。
  3)灵活性:在办理公务或交流信息工作中,电子文件能够一次录入、多次输出、随时查找利用,还可以在网络上开放数据查询系统或提供远程服务。但由于电子文档中的信息是可以流动的,人们可以不留任何痕迹地对电子信息修改、复制,甚至是删除,其原始性和合法性不易确认。
  4)快捷性:电子文档在录入、传输、处理、检索等方面具有纸质文档不可比拟的优势,我们利用计算机可以进行文件登记和查找利用。但由于电子文档易受非法侵入、病毒感染等威胁,在真实性、原始性和安全性方面存在风险。
  2 新时期电子文件档案管理现状
  电子文件档案源于具有保存价值并已归档的电子文件,日常工作中将具有参考和利用价值的电子文件按照有关规定和规范进行鉴定后归档处理,作为档案保存,实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化,从而实现档案管理的数字化、全球化和网络化。当前,我国办公自动化发展水平很不平衡,不同单位的电子文件档案管理工作处于电子文件发展的不同的阶段。国外实践表明,这种集中管理的模式在电子文件管理时代依然适用。
  2.1 管理模式
  长期以来,我国传统的档案管理模式是以纸质文件材料为工作对象,通过接收归档和移交的方式,将属于归档范围之内的文件集中到档案部门统一管理。近年来,随着办公自动化或电子政务系统产生了各类电子文件,档案部门接收电子文件的数量在逐年上升,但电子文件生成量与归档量的比例远远低于传统模式,大部分只关注电子公务文书的归档,数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件大都没有存留,还分散保管在业务部门或信息部门。文件的归档流程沿用纸质文件的定期集中移交、简单的系统自动转存、电子文件与纸质文件共同流转的“双轨制”三种模式;短时期内,电子档案还不能完全代替纸质档案,不可能出现一种档案管理模式完全取代另一种模式的局面。纸质档案以其原始性、真实性、耐用性和安全性的优势,与电子档案的多途径检索、多用户共享的强大功能互为补充、共同发展相结合的形式,迎合了电子文件形成与管理特征,是目前我国大多数机构档案管理的模式。
  2.2 存在问题
  我国在电子档案管理建设过程中存在资金投入不足、缺乏有效管理、以及无法保证长期可读性、无法维护其真实性等诸多问题,这些问题都影响着电子文件档案的发展和利用。一是大多数单位领导缺乏对电子文件管理重要性的认知,尚未认识到电子文件作为信息资源的重要价值,资金支持力度不大,电子档案管理设备和硬件条件不能完全到位,无法满足电子档案建设的需求,影响着档案信息化建设的进程。二是我国电子档案管理的研究起步较晚,还处于探索阶段,但部分单位尚未认识到电子文件管理的特殊性,缺少科学的管理理念,仍然停留在传统文档管理的范畴。加之电子文件管理系统的不完善,使得信息资源的有效收集、有效管理无法保障。三是缺少适用的电子文件归档规则和科学的方法。比如由于尚未出台电子文件保管期限,对于电子文档的归档和再利用价值没有统一的甄别标准,往往采取“一键删除”的做法,在集中归档的状态下无法保证其完整性、有效性。四是缺乏科学性的措施保障,电子文件在形成、流转、保存过程中,仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上,采集归档的电子文件缺少元数据,电子文件长期可读性存在隐患。五是电子档案的存储介质寿命比较短,其原始信息的长期保存是个难题。且电子档案信息数据由档案人员、技术人员共享,文件与档案之间不再有明显界限,随时产生、复制、修改、删除,很难确保其真实性。
  3 幾点建议
  3.1 提高领导重视程度
  电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性,随着电子档案管理办法的进一步完善,各单位对电子档案工作的重视程度逐渐提高,档案工作人员应充分认识电子档案的历史价值,积极争取领导重视和支持,将档案信息化工作经费列入预算,把档案数字化工作列入单位年度工作计划,建设并推广OA网上行政办公系统,建立先进完善的检索工具,专门设置不动产档案库房,配备专职档案管理人员,并将电子文件归档和电子档案管理纳入单位目标责任制考核范围,积极为电子档案管理的开发利用创造条件。
  3.2 明确管理运行模式
  电子文件从生成到归档和利用,涉及形成部门、档案部门、信息管理部门,其中电子文件形成部门熟悉业务,了解电子文件历史联系,建于鉴定电子文件的价值有“话语权”,是电子文件归档管理工作的主要责任者。档案部门掌握归档原则和方法,了解全局情况,有统筹全局、把好关口的作用。信息管理部门作为设计与维护信息管理网络的专业技术部门,是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者,是电子文件生存环境的“守护神”。如果仅仅依靠档案一个部门则难以完成,应当采取“三位一体”的管理模式,所涉及部门各司其职,各扬所长,才能有效保证电子文件归档管理工作的质量。
  3.3 强化安全保护措施
  电子文件的形成、处理、归档,电子档案的保管和利用等各个环节,信息都有被更改、丢失的可能,建立科学、合理的管理制度,从每一个环节堵塞信息失真的隐患,是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。一是采用双密钥码加密,加密和解密使用不同的密钥,第三方很难从截获的文件中解出原文内容,无法进行篡改。二是在网络之间设置防火墙,防止其它用户非法访问,也防止非法输出,使被保护的信息、结构不受侵犯。三是将电子文件设置为只读状态,这种不可逆式的存储载体可以有效防止用户更改电子文件,从而确保电子文件的凭证作用。
  综上所述,电子文件档案在提高办公效率,降低成本,实现信息共享等方面发挥着重要作用,只有实现档案电子信息技术化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效优质的服务。
  参考文献
  [1]中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002。
  [2]《档案学通讯》2008年第6期
  [3]《秘书工作》2018第2期
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