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大数据时代建筑工程档案管理信息化建设研究

作者:未知

  摘 要:档案资料作为建筑单位的信息集中处,现如今传统纸质档案管理办法早已无法满足现代社会的发展需求。本文从建筑工程档案管理信息化存在的问题进行分析,并根据实际情况就大数据时代如何有效进行信息化档案管理提出具体措施,希望能对建筑工程的档案管理工作起到促进作用。
  关键词:档案管理;信息化建设;建筑工程
  大数据时代背景下,信息技术已被广泛应用于各行各业,大幅度提升了企业工作效率。对于建筑单位而言,档案作为记录工程进度的重要资料的载体,科学的管理档案,能够实现建筑工程高效稳健运转的目标。目前,部分建筑单位由于缺乏信息化建设,导致建筑单位档案管理工作效率持续降低。
  1 建筑工程信息化档案管理存在的问题
  1.1 档案管理信息化建设速度缓慢
  科技飞速发展的同时,建筑工程档案信息化建设也在加快进程,虽然大多数建筑企业已经加大了重视程度以及资金的投入,但根据调查结果可以发现,目前我国建筑工程档案信息化管理的发展速度仍然落后于经济建设的脚步,并未建立好工程建设的相关标准。由于档案来源地区不同,导致信息分散难于管理。除此之外,许多建筑企业仍然依赖传统的纸质档案,而忽略了信息化建设。
  1.2 对档案管理信息化的重视度不够
  现阶段,我国建筑工程档案信息化管理建设还处于起始阶段,存在诸多不足,具体包括:案卷质量不高,缺乏搜索工具,专业档案管理人员技能不过关,从业数量不多,处理档案管理事务时违规操作,严重阻碍了档案信息化管理建设的进程。同时,国家相关法律制度不够完善,档案信息安全得不到保障。许多建筑企业存在着“重施工,轻管理”的现象,造成档案收集、整理、移交、存档等工作无法与工程施工同步,档案管理工作仅仅流于形式。
  1.3 档案库房不足
  档案库房不足是当前建筑工程企业档案管理面临的问题之一,尽管绝大多数建筑工程企业都配备了管理档案的办公设施,但专门用于存放工程档案的办公用房却严重不足,甚至没有,工程档案与公司的文秘、行政档案一同存放,难以对其进行有效的保护与管理,档案库房的不足为建筑企业工程档案的采集、整合、使用造成了很大影响。
  2 大数据时代信息化建设建筑工程档案管理的措施
  2.1 增强建筑工程管理层的信息化意识
  随着大数据、互联网、信息技术等新兴科技的发展,信息化建設在建筑工程档案管理中的作用日益突出,应用信息化管理手段能够简化档案管理程序,减轻工作量,促进档案管理高效化。但现阶段我国信息化建设的应用还不到位,建筑企业管理层对其重视度不够。为了提升建筑企业的档案管理水平,企业管理层领导的信息化管理思维模式需要培养,不断转变传统管理理念,认识到档案管理工作的重要性,在思想认知上推进档案管理工作,将日常生活中的档案管理模式过渡到网络管理模式,营造出安全、高效的档案管理平台,重视信息化技术实际应用到企业档案管理中出现的问题,不断完善档案管理流程,严格按照相关制度把控管理过程中的各个环节,并对管理人员的专业技能进行检测,同时安排技术人员对新科技设备进行定期检测,确保档案信息的完整与真实,为建筑企业档案信息化管理带来益处,实现信息化管理档案的发展目标。
  2.2 培训建筑工程档案管理人员的专业技能
  建筑施工企业档案管理中应用信息化技术,能够有效提升档案管理工作的效率。因此需要正确认识当前档案管理人员的不足,优化信息化技术在档案管理工作中的优势发挥,提高建筑企业档案管理的质量。企业档案管理工作内容繁多且工作量大,管理人员的专业能力与素质水平极为重要,能否熟练运用新科技设备会直接影响档案管理的水平。目前,部分建筑工程企业档案管理人员计算机技术水平偏低,严重降低了档案管理的工作效率。近日,国网枣庄供电公司按照档案管理新要求,认真总结分析传统档案管理存在的弊端后,坚持以信息化建设为导向,大力推进企业档案信息化建设,着重加强对企业档案管理人员专业水平以及计算机网络技术的培训。在其位谋其职,档案管理人员要保持对工作的高度热情,以良好的态度积极对待日常工作,严格履行档案管理的职责。并开展了档案管理宣传工作,提高建筑企业其他部门的在职员工对档案管理一职的正确认知,优化档案管理队伍的内部结构。此外,对档案管理人员的专业技能水平和服务态度进行评估检测,并根据测试结果给予相应的奖励和惩戒,以此促进每位档案管理人员自主提升操作技能、熟练掌握现代化档案信息处理工具的决心[1]。档案管理人员的业务能力、素质高低与档案管理工作的质量与效率有直接关系,加强档案管理人员对档案管理工作的责任意识,对档案管理工作科学化、规范化发展具有积极作用。
  2.3 自动化档案管理模式的建设
  档案管理工作的自动化模式建设是完成建筑施工企业档案管理信息化改革的重要组成。为实现企业自动化档案管理建设目标,各建筑企业可以通过购进新科技设备的方式加快档案管理进程,提升档案管理的工作效率。自动化技术包含数码扫描识别技术、电子标签以及OCR识别技术等,以OCR识别技术为例,OCR识别技术又称光学字符识别技术,通过数码相机或扫描仪等电子设备检查打印纸上的印刷体字符,然后通过检测明、暗的模式确定其形状,采用光学的方式将纸质文档中的文字转换成黑白点阵的图像文件,最后通过字符识别方法将形状翻译成计算机文字的自动化技术,运用此技术不仅可以除错,还能辅助信息提高识别正确率。以自动化技术为基础,档案管理自动化包括信息数据自动采集、自动筛查、自动搜索以及关键词自动提取等程序,可有效实现档案信息资料批量、自动处理功能,改进传统档案管理中各个档案信息只能对应一份信息的弊端,促进了建筑施工企业档案管理信息化建设进程。
  2.4 实现档案网络化管理
  由于计算机科技与网络信息化时代的到来,互联网技术已经被应用于社会发展的方方面面,建筑施工企业档案管理工作也要迎合时代节奏,将网络信息化平台与档案管理工作有效结合,从而不断提高其工作效率。传统的档案管理以纸质文件的形式进行保存,极易造成信息资料损坏与丢失,所以现如今各大企业可以采用网络信息化平台处理信息资料的方法保存文件。例如,目前杭州市人民政府关于本市各级建筑工程企业档案管理信息化建设下放通知,为能够方便、安全、迅速的管理档案,企业应引进相关计算机设备,将传统纸质文件资料通过扫描、录入等方法转换成电子档案或图像的形式保存到网络平台,档案管理人员统一在企业局域网上进行日常办公,只需鼠标和键盘就可以完成档案管理工作,这样既能节省存储空间,又能相较于传统纸质文件保存模式保证信息资料的安全,与此同时还有便于查找和调取所需档案文件的优点,一举多得[2]。认清档案管理信息化的新形势,适应其形势下的管理模式,达到提高档案管理工作效率的目的。
  3 结论
  总而言之,根据当前大数据时代下的档案管理现状以及社会的发展需要,应用信息化管理档案能够提升建筑工程企业档案管理的效率与水平,是我国信息化建设发展的必然趋势。
  参考文献
  [1]古颖伟.基于信息化的工程建筑档案管理建设方法探析[J].山东工业技术,2016(13):156.
  [2]林文艳.信息化工程建筑档案管理方法研究[J].信息化建设,2016(04):268.
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