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浅析新形势下档案管理工作的规范化

作者:未知

  摘 要:时下,日常的档案工作中,传统的档案管理模式已经不符合新形势下的要求,基于形式变化,我国事业单位内部管理提出了更高的要求。针对档案管理工作进行相应的改革,积极采取新型的档案管理方法,以提高管理力度。本文针对规范化的档案管理工作进行详细分析,从档案管理工作应当具备的个人原则入手,对于所存问题提出了相应举措,以期对新形势下的档案管理工作提供一定参考效果。
  关键词:新形势;档案管理工作;规范化
  档案管理是事业内部管理的重要工作,其包含了大量的凭证价值和参考意义,而随着事业单位的发展,所产生的档案资料已不在少数,管理工作变得越来越复杂。处于网络社会的当今,档案管理工作问题的影响愈加严重,规范化管理相关档案,已具有越来越大的现实意义。为了更好地适应当前形式,规范档案管理工作的流程是不可或缺的重要任务,所以档案管理人员需要做好这项工作,为事业的发展奠定劣实基础。
  1 新形势下我国档案管理工作的问题
  1)不重视档案管理工作。上级领导单位对档案工作的不重视,对档案管理工作人员的管理松懈,放任了档案管理工作人员不端正的态度,限制了档案管理工作的成效。档案管理中显著的档案缺失问题便是相关人员不重视所造成的。而由于档案本身繁杂众多,相关人员若是没有积极的工作心态,便会使档案整理工作无功而返。
  2)可供完善的档案管理制度。当前的文档管理制度情况不容乐观,很多单位有关档案管理方面的制度仍不够完善独立,使得相关工作人员在工作方面的操作始终不够规范。还有的管理制度并不全面,乃至于以办公室管理制度为标准。不因不断变革的新形势而革新传统的档案管理制度,这不单单降低了档案管理工作相关的质量和效率,更影响了档案管理工作的规范发展。在档案管理过程中,档案管理人员要擁有深度应用新型技术的能力以提高档案资料的利用率与保管程度。但就目前情况,各大事业单位尚缺少相关的新型档案管理结构体系,这严重影响了档案的有效与完整性。
  3)档案管理人员专业素养略低。由于过去对档案管理工作的传统认知,可能会让人误以为该工作简单易做,不过是进行相关数据的专业教育与培训,甚至在一些单位中这通常是给老弱病残职工的“福利工作”。可以看出即便人事管理人员在这方面的误区也较为严重,不合理的人员安排常使得档案管理人员缺少相应的工作素养,影响了档案工作的有序开展。重视档案管理人员的素养问题,不断进行相关培训教育,让其拥有先进的档案管理经验将能更好推动事业单位档案管理工作规范化的进程。
  4)管理工作的现代化水平较低。由于档案管理分散且管理人员意识的不到位,档案管理的现代化技术应用较为缓慢、传统的档案管理方法通过人工收集整理并采取书面记录的方式进行分类保存。而个别档案室由于储存空间较少、档案资料较多,传统方式收集而来的资料有时会因拮据的空间而无法全部良好的保存下来。而书面资料一旦被删选,则会造成该部分资料的永久遗失,出现资料不全乃至于档案缺失的情况。同时手工绘制人工收集等方式难免出现错漏,难以确保数据的准确性,不符合新形势下的发展需求。
  2 新形势下档案管理工作规范化的举措
  1)加强对档案管理工作的重视。重视档案管理是新形势下规范档案管理工作的新方法,所以事业单位的相关领导层需要加大对档案管理的重视程度,需要让他们进一步意识到进行规范化的档案管理工作的重要性。只有让档案管理的工作实现规范化,才能给为行业发展提供详细、完善的数据资料,以便于其他方面进行高效的工作管理。同时通过相关完善的档案规范化管理设施的配置,更进一步推动事业单位的深入发展,让相关事业单位能够逐渐在激烈的市场竞争中脱颖而出。
  2)健全完善档案管理相关制度。落实详细健全的规章制度是一切工作得以正常开展的前提,档案管理工作也是一样。而且由于每个事业单位的档案资料不管是内容还是形式上都有着一定差别,因此需要构建符合实际的档案管理制度,使档案管理工作更加规范化,辅助工作人员约束管理相关工作,明确相关他们的责任,以确保管理工作规范化的发展,从而促进档案工作的管理水平。这就需要事业单位不断对原有的档案管理制度进行更新,使其更加贴合实际、符合新形势的发展。还要对档案相关的记录工作给予一定重视,明确相关标准。此外还要保证档案管理,对个别重要文件进行相应防护,确保档案信息的安全情况。因此,健全并完善档案管理工作的相关制度显得至关重要,其既能保证档案规范化管理,又能对违规人员进行相应处理。
  3)加强对人才专业素养的培养。加强对档案管理工作人员的培养是使事业单位档案管理工作规范化发展的有效方法,只有确保该岗位人员具备对应的专业素质,才能担负起管理的艰巨职责。这就要求档案管理工作人员的能力水平与岗位要求相符合,除了具备实践应用能力还要有丰富的专业知识。因此单位人事部门要注重聘用相关人员时的能力考察,确保所录入人员拥有满足工作需要的工作素质。正如上海市青浦区房屋档案管理服务中心的相关工作人员招募标准,大部分都要求具有大学本科及以上的学历,个别还需要相关两年以上的工作经历,可谓是在根本的人事招聘中就确定了入职人员的专业素养。同时由于新形势的不断发展,单位管理层也应当注重对该职位人员的相关培训,让他们能够充分习得并更新关于档案管理的专业知识。同时也可开展员工竞赛的组织类活动,帮助他们提高相关的实际应用能力及工作积极性。不断提升档案管理工作者的专业水平,才能切实保障档案管理工作的规范化发展。
  4)新形势下科技手段的引入。传统档案管理工作由于受到人为因素的干预,不同程度的影响着管理工作的效果。而计算机管理程序作为主导的档案管理工作则可以解决这一问题,通过网络技术搜集信息,对比过去的人工采集数据,数据的准确性无疑得到了一定保证。同时将过去的纸质档案整理后录入电脑网络,对档案进行无纸化管理,则能够在一定程度上降低管理人员的工作强度,拥有着事半功倍的成效。档案管理的目的终究是为了更好地利用资料,使其发挥出应有的价值。通过网络信息化的管理手段,将资料以数据的方式通过计算机等信息设备进行精准分类,保证利用时的方便快捷,并能更精确的找到所需资料。然而,虽然对档案进行网络化分类管理是新形势发展的必然趋势,但相关事业单位也要根据单位自身的实际情况循序渐进,避免急于求成的工作导致浪费及其他的不良影响。
  3 结语
  综上所述,档案管理工作中的规范化是确保档案管理工作时质量和效率的基本。通过坚持档案工作的相关原则与制度,确保档案的安全性。本文阐述了档案管理的工作现况,可以见得对于档案管理的规范化管理并非易事,要提高对其工作的重视程度,建立相关的管理制度,加强工作人员的专业素养。通过对该工作全面的重视,才能更好的进行档案管理工作,以此促进事业单位的深入发展。
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