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探讨事业单位档案管理信息化建设问题

作者:未知

  摘 要:现阶段,我国市场经济和科学技术得到了迅猛发展,事业单位传统的档案管理工作与现阶段社会的发展不符。为了更好地利用事业单位的档案管理,事业单位必须将思路转变,在档案管理中引入现代信息技术,加大档案管理信息化建设的力度,进而为事业单位的整体发展奠定坚实的基础。本文笔者结合自身工作时间经验,对事业单位档案管理信息化建设策略进行了探讨,以期有效提高事业单位档案管理工作效率。
  关键词:事业单位;档案管理;信息化
  在我国社会经济的迅猛发展下,事业单位的现代化管理模式日趋完善。一些单位仍未完善有效管理事业单位内部的档案。在事业单位档案管理工作中档案管理信息化占据着十分重要的位置,事业单位的档案管理既会直接影响单位领导者的决策,同时和单位内部人才的考核与培养息息相关。现阶段,在计算机网络信息化的发现下,以及诸多档案管理软件的产生,我国事业单位的档案管理工作也慢慢实现现代信息化。因此,事业单位的档案管理信息化建设是现代化发展的大势所趋。
  1 加强信息技术人才的培养力度
  在事业单位档案信息化建设中人才发挥着极为重要的作用[1]。档案部门应在最短的时间内将一支高素质的档案干部队伍构建起来,以使档案信息化建设的需要得到满足。为促进档案信息化建设速度的加快,可以运用引进和培养两种方法,加大档案干部队伍建设力度。将现职人员的培训工作做好,积极安排工作人员参与现代管理技术、信息管理技术、数字化技术、网络技术、计算机技术等知識的培养,积极开展形式多样的技术交流和培训,定期或不定期组织组织干部外出参观学习,竭尽全力创设学习新知识、技术的良好环境;大胆地将现有技术骨干的作用发挥出来,为其安排任务,让他们承担一定的责任,使他们在实践的过程中不断成长,在工作中获得进步;积极地把具有专业知识的技术人才引进,并为他们营造宽松、愉悦的工作环境。
  2 完善各项基础设施
  在单位档案管理信息化建设中,应在最短的时间内对各项基础设施予以完善。单位必须经资金投入力度加大,将基础设施建设纳入到自身发展规划之中,配备档案信息化管理需要如数码相机、复印机、打印机、扫描仪、计算机、刻录机等设施设备,确保顺利开展档案管理信息化建设,使光盘、照片、文字等档案资料更加安全和完整。同时事业单位还要运用正规的软件,结合自身实际,把软件开发工作做好,从而更好地借助计算机收集、分类、整理、存储和利用档案。
  3 完善档案信息化管理制度
  制度是展开档案信息化建设的重要保障。事业单位要以制度为切入点,规范和约束档案管理工作,将完善的档案信息化管理制度构建起来,有效保障单位档案信息化管理的顺利开展。在搜集档案信息上,要对收集的方式和手段予以创新,确保信息搜集的规范化,要结合重点搜集和广泛搜集,把档案资料的形成规律掌握到,并要展开统一集中线的档案管理,以便于更好地查找档案信息。此外,事业单位领导应对单位发展状况和目标进行分析,基于此,把行之有效的档案信息化管理计划制定出来,使统一性的网络档案管理模式形成,使档案管理更加全面[2]。同时还要和国家的相关档案管理标准以及自身的发展状况相结合,对标准的内部档案管理体系予以制定,统一规范档案的格式、内容、目录以及数据库信息资源等,使电子信息的数据共享顺利实现,促进档案资料利用率的提高。
  4 确保信息安全
  信息安全问题是档案管理信息化建设中必须高度重视的问题。考虑到档案资源信息化建设的进程,事业单位应在某一固定时间安排专人认真检查数据库建设和档案信息化设施,发现问题应第一时间解决[3]。同时,事业单位还应将档案管理人员的安全意识提高,针对档案安全意识,积极展开宣传教育,对档案管理人员进行指导,让其规范操作,尽可能把认为因素引发的安全隐患减少。此外,为了确保档案资源安全,档案管理部门应为档案信息管理系统设置防火墙,针对档案服务网络,应做到每天展开病毒扫描,防止因为病毒入侵而泄露档案信息资源。档案管理部门应重视管理涉密档案,向外公布档案内容前应展开真人检查,防止档案信息不当产生不良影响。最后,还应注意隔离内外网,立足认证记住和路由器,设置双层防护机制,以此使档案管理工作更加安全可靠。
  5 结语
  现阶段,信息技术得到了迅猛发展,西安西华的时代特征越来越明显,事业单位的档案管理已成为一种大势所趋,充分体现了国家和时代发展的同步。所以,开展事业单位档案信息化是关键任务之一,对事业单位相关工作人员提出了更为严格的要求,应具备较高的专业素养和道德品质,同时事业单位应大力支持和理解档案信息化建设,在资金上加大投入力度,为事业档案管理信息化建设的顺利开展奠定重要的基础。
  参考文献
  [1]黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程,2018,No.136(14):223.
  [2]刘迎迎.信息化建设在事业单位档案管理中的应用分析[J].城建档案,2018,No.223(04):60-61.
  [3]阚泽微.关于事业单位档案管理信息化建设与发展的探讨[J].黑龙江科技信息,2017(5):146-146.
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