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浅析新形势下档案管理工作的规范化1

作者:未知

  摘 要:档案管理主要是对所有的工作进行记录,是为了在以后的检查以及查找资料的时候所必须的管理凭证。档案管理的种类非常多,可以是文本档案,可以是录音档案还可以是图形档案等等。档案管理是非常重要的一项管理工作,在任何工作活动中都存在重要的意义,这些活动可以是经济活动,可以是政治活动也可以是教育活动等。档案是所有活动的重要历史依据,是一切活动的展开的基础。随着我国经济政治不断发展,在这新的形式下,档案管理工作有了新的要求,对于档案管理工作的要求越来越严格,对于面临的新形式是档案管理工。作的新挑战,所以本文从我国档案管理工作的现状进行分析,探讨新形式下档案管理工作的规范化。
  关键词:档案管理;管理凭证;历史依据;规范化
  档案管理工作在许多行业中都是十分重要的存在。传统的档案管理工作方式已经不能够适应新形式下的管理工作,所以科学规范的档案管理工作方式必须坚持与时俱进,借鉴那些优秀的档案管理部门的工作方式,取长补短,在不断的革新中适应档案管理工作的新形式,进一步提升档案管理新局面,只有这样才能更好的提升企业或者公司的管理水平。做好档案管理工作,不仅仅提升的是公司的管理水平,还实现了档案管理工作的自身价值,好的档案管理方式为我国档案管理部门给予提供和指导,遵照优秀的档案管理工作方式也培养了许多档案管理工作者的责任感,为我国社会经济做出一份贡献。
  1 档案管理工作的意义
  档案管理工作要合理科学,合理科学的档案管理工作不仅可以衡量企业等单位的工作业绩还可以衡量企业等单位的档案管理水平。档案作为公司企业的工作记事本有着还原历史工作的作用,档案真实的记录了公司企业在过去完成任务或者业绩考察和研究的内容,这些内容可以给公司企业提供完备的研究资料,公司企业通过对档案的合理科学的分析,制定公司企业未来的发展方向。在新形式下的中国,发展与进步已经成为大趋势,所以档案管理工作也要不断的发展完善,在发展完善的过程中不仅仅是改变档案管理工作的陈旧观念,管理方式也要寻找最优的方案,利用科学合理的档案管理方案进行档案管理工作,才能实现档案管理的价值。所以档案管理工作对于企业公司的发展有着深远的意义。
  2 档案管理工作的作用
  档案管理工作的作用也不可忽视,档案管理的作用也是其他管理工作不可替代的作用。档案管理工作的其中一个作用就是历史参考作用,档案作为最可靠参考资料,是不可以被篡改的,档案必须是当事人亲自办理最后亲笔签名的,有些档案还必须包含照片或者录音记录,所以档案是最为有利的凭据。档案的内容是非常广泛的,档案记录的是一个公司从成立到目前的所有的工作内容,如果公司企业有遇到的困难问题等都可以查阅档案,寻找前代人关于此类问题的解决方案。还有一个重要作用就是档案作为考察依据的作用,档案作为历史凭据,与其他类别的文本是不同的,档案是受到法律的保护的,不是任何人都可以查看档案的,并且档案的管理保存也是一个公司作为私密的文件,档案是公司企业作为考察的最为重要的依据。由此可见档案管理工作的作用是非常多的,作为公司企业的档案管理者必须要有职业道德,要保管好档案,定期检查核对档案,做好档案管理保密工作,树立正确的思想观念,热爱档案管理这份工作。
  3 档案管理工作的重要性
  档案管理工作是公司企业等单位的最为基本的工作内容,档案管理工作也是每个单位最为重要的工作。在日常的生活中,除了档案管理人员外,公司的其他工作人员可能会忽视档案管理工作,档案管理工作的内容也不会被职员所关心,但是随着国家的不断发展进步,档案管理工作也要求与时俱进,向前发展,这就要求档案管理工作的在不断简化的同时,还必须提高档案管理工作的整体规范化的程度。档案管理工作是必须保密的,所以每个公司企业都有存放档案的具体地点,所有的档案集中化管理保存,确保档案不会丢失和泄露。要达到档案管理的规范化,必须对档案管理人员进行培训,确保工作人员在工作过程中不会对档案造成损坏或者丢失,档案管理人员还要对档案进行复印保留,以免原来的档案存放时间过久导致档案破损,公司企业内部人员如果要借阅或者浏览档案一定要有借阅记录。只有严格的档案管理规范化,才能为日后的档案管理工作奠定基础。
  档案管理工作的信息化也是非常重要的,档案管理工作的灵活性会影响到档案管理工作的效率,与过去的档案管理工作相比较,现在的档案管理工作增加了信息化的档案管理,以往企业公司都是通过纸质版的档案进行保存,现在的档案管理工作增加了电脑版的档案进行保存,这样应用了现代的科学技术使得档案管理工作更为灵活方便,不仅提高了档案管理成果还提高了档案管理的效率。
  最后档案管理工作的安全性是必须提及的关键,档案管理工作的每一个环节都必须严格把关,在初步建立档案的过程中需要档案管理人员的规范化执行,要保证档案的完整,安全。管理工作的集中保存很好的提高了档案管理的安全性。在档案查阅环节必须设置相应的规定,非相关人员不得入内,进行档案查阅人员必须有查阅记录。
  4 档案管理工作中存在的问题
  首先就是档案管理工作人员的个人素质,有些档案管理人员缺乏最基本的职业素养,再加上档案管理工作的整体规范化不够高,使得档案管理工作落后于时代的发展。在档案管理工作开展以来,领导人员对于档案管理工作的重视度不够高,这就使得整个公司职员对于档案管理工作的积极性不够高,不会去重视档案管理工作,最终导致档案的遗漏或者损失。还有一些领导认为档案管理工作是非常简单的工作,对于档案管理工作的规范化认识不够深,没有真确认识到档案管理工作的管理不当会带来的严重后果。还有就是档案管理信息化水平过低,局限在过去的管理方式上,没有将信息化全面推广当档案管理工作中去,这使得查阅人员耗费大量的时间去查阅原来的档案,造成时间上的损耗。
  5 档案管理工作对策
  5.1 强化档案管理人员职业意识和职业素养
  强化档案管理人员的职业意识和职业素养,对进入档案管理工作的员工要进行相关的档案管理培训,规范档案管理工作的要求,加强档案管理人员的素质,帮助档案管理人员了解档案管理工作的标准要求,培养档案管理人员在档案管理工作中所必须的基础知识,也加强档案管理人员对于档案管理的重视。
  5.2 推广档案管理工作的全面信息化
  全面推广档案管理人员在档案管理中应用信息化管理,随着科技的不断进步,电脑已经是常见的电子科技,应用电脑保存档案的公司企业也越来越多,通过实现档案管理工作的电子化,大大提高了档案管理的效率,并且在查阅过程中节省大量的时间,所以推行信息化在档案管理中是非常必要的。
  5.3 保障档案管理工作的安全进行
  在档案管理过程中要做好防火,防盗以及防蛀等措施,保证档案保管不会丢失或者损坏,档案作为重要的资料必须保障档案管理工作的安全进行。
  6 结束语
  在新形势下,档案管理工作规范化要求越来越严格,为了更好的保管档案,出现了多种形式的档案管理方式,这些方式都是为了更好的实现档案的资源利用。通过对档案管理工作的整体分析,针对问题解决问题,提升档案管理工作的效率是最为重要的。
  参考文献
  [1]吕洪玲.如何做好公安档案管理工作[C].齐鲁档案论坛——山东省档案学会学術年会会刊,2009.
  [2]李进丰.浅谈档案管理工作存在的问题及对策[C].档案安全与档案服务——甘肃省档案工作者年会论文集,2011.
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