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浅谈档案数字化建设的价值与问题

作者:未知

  摘 要:随着科学技术的不断发展,社会已经进入了一个信息化的时代。传统繁冗大量的档案整理工作也不再适合信息高速发展的今天,因此,如何进行档案数字化的建设工作,为档案整理工作带来便捷的同时又能够减轻档案工作人员的工作压力,是档案管理部门应该思考的问题。本文基于档案数字化建设的基础上,分析了档案数字化建设中遇到的问题,以及档案数字化建设的必要,最后针对建设工程中出现的问题简单地谈谈自己的观点与建议。
  关键词:档案;数字化建设;问题;意义
  信息化时代的到来,要求着许多传统行业的转型,以便能够适应数字化时代的发展。对于档案整理工作来说,档案数字化建设是创新传统档案整理模式,利用科技将实体化的档案数字化建设,既能够适应这个信息爆炸的时代,又有利于档案的保存。对于档案管理部门来说,要认识到档案数字化建设的意义,加快档案数字化建设的进程,并解决档案数字化建设工程中遇到的问题。
  1 档案数字化建设的意义
  所谓数字化,是指利用计算机信息处理技术,把声、光、电、磁等信号转换成数字信号,或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码,用于快速传输与准确处理的一种综合性技术[1]。数字化建设档案的整理工作,主要有以下几点意义:
  1.1 有利于实体档案的安全保存
  档案文件的数字化建设后,所有实体的档案文件都被数字化形式传输至网络上,实体档案可以直接封存起来,保证其不被损坏或遗失。
  1.2 档案的便捷式管理
  以数字化形式将档案保存在计算机中,从档案的接收、归档、编目、典藏到流通都可在数字化基础上实现现代化和智能化的档案管理[2],方便档案管理人员的随时调取、迁移以及整理。减少了工作人员的工作量,提高了档案管理工作的效率。
  1.3 建立档案信息库
  档案的数字化建设,可以使每个档案馆借助互联网平台建立自己的档案信息库,有利于各档案馆之间的档案资源共享。
  2 档案数字化建设工作中遇到的问题
  尽管现在科技手段已经比较成熟了,但在档案数字化建设的工作过程中,或多或少的遇到了一些问题。
  2.1 数字化档案存在安全隐患
  档案的数字化工作是一项大工程,由于之前缺乏档案数字化建设的经验,在数字化建设中,许多的纸质文件可能因为工作人员的疏漏没有被记录在网络上,造成一些资源的缺失,再加上档案馆数字化是将纸张上的信息转化为电子信息,电子信息远比纸张上的信息容易大面积的转移[3]。一些档案信息在网络上可能会被盗取用于其他用途。
  2.2 缺乏专业的档案数字化管理人才
  由于多数档案整理人员习惯于传统模式下的档案整理工作,对于档案的数字化管理缺乏一定的专业理论知识,对于数字化管理的软件操作流程会不太熟悉,容易造成工作人员在管理档案时出现漏洞,导致数字化档案建设失去了原有的意义。
  2.3 数字化建设依赖于科学技术
  档案的数字化建设会使档案的整理工作对互联网技术、计算机技术依赖性增强。由于当前的软件发展速度非常之快,软件需要常常的更新,修复其中的漏洞。这对档案的管理工作来说有一定程度的影响,并且会加大档案对于技术的依赖,遇到一些断网或者断电的突发情况时,管理系统无法使用,档案管理工作不得不停止。
  3 有效解决档案数字化建设问题的措施
  3.1 加快档案数字化建设进程消除安全隐患
  档案的数字化建设工作总体上来看是一项深化档案利用作用的有益工作,是一项构建档案共享的有效措施。因此,加快档案的数字化建设进程对于档案馆的发展有一定程度的影响。档案管理部门可以在档案的数字化建设上投入大量资金,请专业的软件系统研发人员,根据档案馆的实际情况开发一套适用于档案管理工作的系统,重点保障系统的安全性能,并开始在多地区开始进行试点工作,记录档案数字化建设后的工作,在这项工作取得较成功的经验后,可以在各地开始全面试点。
  档案管理系统的安全性是研发人员在开发软件中,要重点关注的问题。在数字化建设前期的硬件工作做好后,在进行实体档案的数字化转换时,应该加强对实体档案的保护,严格规范工作流程,保障档案数字化建设的安全性。只有从思想上重视档案的安全问题,才能够在实际工作中顺利开展对于档案信息的保密。
  3.2 加强数字化档案专业管理人才的培养
  首先,档案馆应该投入一定的教学资金邀请专业的数字化管理人员为档案馆的工作人员进行管理方面的培训工作。让适应于传统档案管理工作的人员从思想上开始转变,让工作人员意识到档案数字化建设的重要性与必要性,以及档案数字化建设为档案管理工作带来的益处。与此同时,也能够学习到专业的数字化管理知识,并对档案数字化管理的工作流程有所认识与学习。
  其次,档案馆可以加强对工作人员的实际系统操作培训,定期检测工作人员的档案管理系统实际操作,保障每一位工作人员都能够使用档案管理系统来进行日常的工作。
  4 结束语
  综合全文来看,在这个信息爆炸的时代,如果档案管理工作要想长远发展,就必须得跟上时代的步伐。档案的全面化数字建设是未来档案管理的发展趋势,也是顺应时代发展的产物。因此,档案管理部门应该对档案的数字化建设提起重视,加快档案的数字化建设进程,重点关注档案信息的保密安全性,加大对档案数字化管理专业人员的培训,从而能够使档案数字化建设充分发挥出它的作用与优势,提高档案管理工作的工作效率,使各档案馆所的档案资源能够共享,促进档案管理工作的进一步提升。
  参考文献
  [1]李春刚.档案数字化建设实践的探讨[J].电子测试,2016(01):69-70.
  [2]宫启生.浅谈档案数字化建设的价值与问题[J].信息记录材料,2018,19(02):2-3.
  [3]周映艳.檔案数字化建设中存在的问题及应对策略[J].城建档案,2018(05):21-22.
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