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企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路

作者:未知

  摘 要:企业档案是公司关于研发,生产和商业等活动的纪录,它们为企业的各种业务和研究工作的发展创造了必要的条件。它们是企业重要的无形资产,在预防风险方面发挥着重要作用,是公司的核心竞争力之一。建立适合实际和标准化科学企业工作的档案管理系统,对公司的正常运作起着重要作用。
  关键词:企业档案;管理;问题;解决策略
  1 引言
  在公司的初始阶段,大部分公司关注的是公司如何生存,如何盈利,如何让每个人都获利。那时候的公司,业务量不是很大,而且形成的文件也不多,就算档案管理并没有很标准化,其实对公司业务的影响也不会很大。 但是随着公司业务量的增加,公司规模的扩大,如果档案管理水平跟不上,就会限制其他业务的发展,从而影响公司的整体发展,现如今大多数公司已经意识到档案管理的重要性,文件管理的规范化事务被提上议程。[1]
  2 档案管理人才瓶颈
  在公司的最初阶段,基于节省劳动力成本等因素,可能会安排兼职人员做档案管理工作,当企业档案职位是兼职时,其实会很难做好档案工作。
  首先,兼职人员缺乏档案的专业基础和系统的学习,对档案行业标准和规范掌握不足。其次,大多数人员对公司的技术研发,市场开发等不是很熟悉,很难统筹兼顾,也很难对公司的文件价值做出准确的判断。另外,兼职人员很难划出特殊的时间和精力来组织文件,组织文件需要大量的人力。如果不能冷静下来并专注于它,那就很难做好。最后,与办公室中的其他工作相比,例如盖章和组织办公室,档案工作对时间不敏感,并且经常被列为下一个优先事项。
  从长远来看,很容易导致文件的累积和工作的滞后。一些公司意识到需要有一名全职档案管理员,并且需要通过内部转移或外部招聘来解决。内部转移经常遇到以下困难:一是大多数企业档案岗位,待遇普遍较低,发展空间较为有限,档案岗位不受追捧;其次,文化水平和知识水平较高的年轻人不愿意转移工作。对于档案工作者来说,档案工作大多是重复性的工作。年轻人感到单调,很难展现自己的才华;外部招聘也存在很多困难,由于缺乏实际工作经验和不熟悉公司的实际业务,至少需要一到两年的经验来了解整个公司的业务,以便能够独立在档案位置。[2]基于工作的稳定性等,大多数档案馆和图书馆工作人员不愿意将工作转移到企业进行档案工作,除非企业给予高度待遇,实际很少有公司能够做到。
  3 归档意识不够
  在一些年轻的公司中,普遍缺乏归档意识。主要有以下幾种趋势:
  1)有些人认为使用他们自己生成的文件更方便,早期的文件分类和存储不是标准化的,文件搜索不方便。由于缺乏经验,档案工作者对各部门寻找和使用材料的习惯知之甚少。对文件进行排序和存储缺乏多样化的搜索方法,这也是文件搜索不便的一个主要因素。其次,借阅审批过程过于复杂,影响了文件利用效率,也是文件意愿不强的一个因素。审批流程过于复杂,往往不鼓励人们借用文件。一些公司的文件借阅审批流程并不完善,部门没有绿色通道来生成文件,这也会影响文件的意愿。[3]
  2)有些人认为现在是无纸化办公室,纸质档案是昂贵的。由于大多数人对档案专业知识知之甚少,他们对原始凭证知之甚少,导致原始档案存档不足,文件丢失容易。在正常情况下,有关政府部门或上级单位发出的通知和批准,有关各方签订的合同、信函、中介机构发布的结论、意见等,大家都知道这些文件的重要性,一般不在提交时删除。对于单位的出版、上级单位或政府机构的报告、主要会议的会议记录、研发活动的记录等,大家均认为不需要保留原件,因此通常会丢失此类文件。这种行为其实是非常普遍的,员工为了给自己减少工作量,从而从思想源头上认为他们所确定不重要的材料都不需要归档保存,的确,这样减轻了员工的负担,但对于企业,其实是一种损失。
  4 档案管理制度不健全
  在公司发展的初期阶段,兼职档案管理员或新招募的档案管理员很难从公司的角度规划档案管理系统。在许多情况下,他们的工作目的是为了满足公司的要求,或者响应上级的档案工作检查,而没有从公司发展的角度去完成这项工作,导致大多数文件系统都留在表格,并没有分析,很难满足公司的具体现实,而且可操作性不是很强。而企业评价员工也只是从完成工作量来评价,缺乏人文的关怀,评价制度不够完全。缺乏人文关怀的企业通常将员工视为机器,只是将员工当成是雇佣关系,没有给予员工一种归属感,使员工缺乏对公司发展的关心与信赖,让员工也觉得他们只是被雇佣而已,而对公司没有归属感,没有情感,这就 导致了员工在完成一些不好评价的工作时,不会付出100%的用心,他们也就认为只要完成了工作就好,不管质量怎么样,也没有考核标准,这不利于员工在企业中的长期工作。此外,还会导致大量优秀员工的流失,这些员工体会不到归属感,在工作中得不到乐趣,就会使得这些员工萌生跳槽的念头,这将极大地削弱企业的凝聚力,不利于企业参与国际化进程的运作。从人文关怀的角度看,企业文化对企业的发展比对技术更重要,必须加强文化整合和管理。总的来说,有效的文化整合和管理应该从传统观念的创新开始,然后注入新的工作概念。
  5 总结
  总之,随着中国企业国际化进程的迅猛加快,所以企业都应该发现国际业务中存在的问题并加以分析讨论创新,最终找到解决企业人力资源问题的有效方法。只有企业发现自身存在的问题,对自己的管理模式进行必要的调整,做出科学合理的战略决策,才能对日益复杂的国际经济环境做出良好的反应,如果能够解决这方面遇到的困难,这将极大地有利于市场经济条件下中国企业国际化的进程。[4]此外,我们必须充分发展国际人力资源并充分利用它们,人力资源全部为企业发展服务,有效构建企业国际化进程的人力资源结构,积极培养员工文化,不断提高人力资源管理水平,并做好充分应对国际市场挑战的准备,最终才能使企业在国际化进程中不断健康发展。
  参考文献
  [1]邵晶晶.浅析企业国际化经营的人力资源配置与整合[J].经营管理者,2013,(31):108-109.
  [2]杨浩,刘佳伟.中国企业国际化进程中人力资源管理的影响因素研究[J].中国管理科学,2012,(2S):664-669.
  [3]赵曙明,高素英,耿春杰.战略国际人力资源管理与企业绩效关系研究——基于在华跨国企业的经验证据[J].南开管理评论,2011,14(1):28-35.
  [4]封新林,曾海兴.企业国际化过程中的人力资源探讨[J].中国商贸,2011,(32):210-211.
  作者简介
  张天庆(1976-),男,山西省平遥县人,大专,中核(山西)核七院监理有限公司,工程师,研究方向:档案管理。
论文来源:《卷宗》 2019年16期
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