基于财务信息化的企业内部控制优化研究

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　　[摘 要] 财务信息化是在全球信息化时代背景下，随着信息技术水平日益推陈出新而不断为企业采取的管理手段。财务信息化建设提高了会计信息的准确性和效率，改变了企业相关业务的处理方式，同时也改变了会计核算流程、数据的存储方式等，这样的改变必然需要建设新的内部控制体系来与之相匹配，因此，如何利用信息化工具实现企业内部控制已经成为当前我国部分企业的主要挑战之一。
　　[关键词] 财务信息化;企业;内部控制
　　[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2019.34.107 随着信息化技术的推陈出新和网络技术的广泛应用，大多数企业开始将信息管理方法纳入财务管理工作之中，财务管理信息化在财务会计信息采集、数据处理以及核算的效率与精准度方面与传统电算化会计相比较有了极大的突破。与此同时，企业的内控工作也面临财务信息化的变革而带来的挑战。综合考虑财务信息化的特点，调整和完善企业内部控制管理体系已成为企业管理工作的重要内容，并将在规范企业财务管理、提升经营管理水平和盈利水平方面起着不可替代的作用。
　　1 财务信息化对企业内部控制的影响分析
　　1.1 内部控制的环境基础有所改变
　　一般来说，随着财务管理信息化的运行，企业内部控制的组织架构和管理方式会发生变革。一方面企业的会计信息的收集、归纳、汇总、分析和运用在信息化系统中得以解决;另一方面对于信息使用者来说又可以较好地进行传递和反馈，但是从信息安全性的角度看，由于管理权限和信息存储方式有了较大变化，这使得企业内部控制的环境基础发生了改变，有效实施企业内部控制必须彻底分析这些变化的影响程度。
　　1.2 风险防范意识加大
　　财务管理信息系统的优越性可能会使得企业的财务部门员工对其产生依赖，虽然信息化系统对信息的处理以及数据的核算分析高度集约化和精准化，但是信息失真的隐蔽性也大大增加，这对于企业和企业在信息环境中的内部控制管理提出了新的要求。也就意味着内部控制机制必须对财务会计信息高度敏感，并及时有效地预防和处理财务风险。
　　1.3 更加突出业务流程的重要性
　　财务管理信息化大大简化了企业财务会计的业务流程，其中必要的业务流程可以集中完成，具有高质量和高效率的特点。这种工作模式还要求企业及时与会计部门、审计部门和其他工作部门进行协同工作。通过对业务管理流程的跟踪和控制，及时准确地反映业务管理流程中所有工作是否符合相关制度，进而确保内控管理的有效性。
　　1.4 对监督管理的要求更高
　　由于信息能够进行集中的汇总与分析，使得内部控制管理工作更为标准化，也为企业监督管理工作提供了极大的便利。与此同时，在财务管理信息化的过程中相关人员的权责划分则变得更为困难，一旦发生问题很难迅速查明原因并追责，增加了内部控制监督管理的难度。
　　1.5 有利于企业内部人员信息共享
　　企业财务信息化的实现为内部控制创造了良好的工作氛围与技术环境，在企业内部，各部门员工可以更有效地相互沟通、相互配合，将企业的数据和信息汇集分析，进一步掌握和监督企业的规模及企业经济的发展，资源也可以在各部门员工之间共享和有效利用。财务信息化为每位员工的工作提供越来越可靠的基础信息，促进协作实现共同发展的目标。
　　2 财务信息化下企业内部控制建设面临的主要问题
　　2.1 组织架构及基本规范不完善
　　大多数企业没有专门的监管部门对财务系统的设计、实施和使用整个过程进行全程监控，只是在事前的谈判过程中，财务部门或信息部门会根据自身部门的需要建议控制各自责任范围内可能存在的风险，而在实施过程中会使得风险控制遗漏成为可能，从而无法保证整个财务系统的所有环节万无一失。在组织结构方面，大多数企业没有跟上财务信息化建设的步伐，与企业实际需求尚有距离，部门分工不明确、职责不清晰，导致部门职能受限，无法发挥组织管理的综合效力。例如，有一些企业财务部门和信息部门均配备了信息系统操作和维护人员，在实际工作中由于交叉性会存在对系统运行和维护工作权利责任不明确的情况，甚至由于职责不清晰而无法追究具体责任人的现象。
　　2.2 对风险的控制重视不够
　　很多企业认为专门设立内部控制部门或岗位在无形中加大了成本，员工的内控风险意识更加不够，在没有奖惩制度的情况下，很难对其进行规范。从理论上来讲，网络环境中的信息很可能被访问，非专业性的网络和相关设备容易遭到外部侵入而造成数据丢失甚至被篡改。从企业内部制度控制环境来看，企业内部员工也可能因为熟知自身岗位技能以及职务便利条件，利用内部控制存在的风险点进行牟利甚至犯罪，从而对企业造成巨大损失。
　　2.3 相关配置存在问题
　　虽然很多企业对人事权的管理严格，财务系统由专业的操作和维和人员进行管理和控制，其管理权限也要遵守相关岗位不兼容的财务制度以及财务主管领导的签字审批才有效。但是，在某些突发情况下不少企业出现了财务系统的操作和维护人员临时担任会计核算甚至是资金收付的工作，业务发生后又未及时注销相关权限，很容易导致公司账户信息外泄从而造成安全隐患。也有的企业员工因为自己账号无法使用而暂时借用他人账号密码登录财务系统的情况，后续在未更改用户名和密码的情况下也极容易造成非系统风险。
　　2.4 信息的传递与沟通效率偏低
　　在财务信息系统构建中，各个模块之间可以实现集中管理，加之网络化的运行，可以極大提升内部沟通效率使财务信息能够在公司各个部门得到共享。然而，在企业进行外部交流时，信息传递则不够通畅，例如在与供应商沟通时一般会由企业的采购部门员工进行处理，但他们在与供应商沟通时缺乏系统的财务信息化概念，财务人员也没有可能随时进行跟踪控制，这使得财务信息系统在采购过程中的控制不够理想。其次，企业与供应商之间的后续业务诸如往来款项的结算也会遇到沟通困难，供应商对于应收账款的回款进度无法实时了解，而当财务人员在支付货款的过程中遇到需要与供应商沟通的情况时，又无法直接交流，往往需要业务部门代传。 　　2.5 内部监督力度不足
　　在财务信息化建设过程中，企业一般不会采取全程跟踪审计的方式加以监督，相关审计人员也不会参与到信息化系统的采购、谈判和安装等流程。风险管理部门在信息化建设的前期一般也不会进行项目风险评估，由于缺乏专业性也没有系统的内部控制风险防范的经验，只能针对财务部门的非重点决策提出建议和防范措施。
　　3 基于财务信息化的企业内部控制优化措施
　　3.1 完善财务内控架构
　　企业的财务核算、成本控制和资金预算，应该在内部控制的基础上严格把关，必要时可以先进行相应的预测、评估和分析。此外，有条件的企业还应成立内部审计部门，负责监督和检查财务信息系统在执行过程中的各种数据，通过该方式对企业的运营和管理进行审查和监督，并通过财务分析验证财务报表的真实性和完整性。
　　3.2 完善内部控制风险评估
　　首先，必须判断企业潜在的风险点并加以分析，对这些风险点的重要性和危害性进行删选和列序，建立相应的风险池。具体的分析目标包括流动资产、固定资产、投融资情况和各项内控制度。通过对企业相关信息的收集和整合，使用计算机系统构建风险预测模型，设定风险临界值来判断风险的严重程度，并及时发出预警。信息风险预警系统是通过建立的风险池以及相关业务信息的汇总来识别相关风险的，并能够根据风险等级设置提出可行的风险控制度量的参数值或者是临界值，根据企业所在的内外部环境以及行业特点进行不同的风险分析。信息风险预警系统的最理想状态是能够通过重要的业务活动和重大的公司决策实现实时动态评估，并对企业的收支与效益进行分析，从而找到对企业最有力的防范风险的方法。
　　3.3 优化业务流程
　　财务部门应根据相关职责合理设置岗位，制定岗位责任制。严格执行岗位分离不相容的原则，例如会计核算和出纳应相分离，出纳不得登记相关会计账务，财务审核和内部审计相分离等。此外，银行保留的印章和企业的公章应由两名财务人员保管。企业财务负责人应对内部岗位设置和分工进行监督检查，必要时向人事报告并备案。随着信息系统的升级改造，企业财务部门还应当根据企业业务规模和系统的复杂程度配备若干专业化的财务信息系统管理员，并根据财务信息化系统的需求以及财务部门领导的审批意见进行权限分配，并在信息化系统内进行设置。
　　3.4 提高企業沟通效率
　　财务信息系统是财务信息化建设中的重要组成部分，可以提供采购、库存、生产、运营、销售等信息。企业在加强财务信息系统的建设过程中既要保证相关信息能够准确传递，也要确保员工能够清楚地了解自己的责任，并充分掌握企业的内部控制基本知识以及如何利用有效信息。只有当员工充分了解自身在内控系统中担任的角色和承担的相应职责，以及使他们了解自己所在岗位的工作和其他员工的工作之间是如何衔接和关联的，才能发挥他们在内控中的作用。
　　3.5 强化内部监督效果
　　在内部控制过程中，企业应当加强内部审计工作，一是要监督财务信息的准确性，具体核实财务信息系统的各个方面的运作步骤，并审查和评估其实施程序。二是监督内部控制制度的严谨性，及时发现内部控制制度的漏洞和缺失，并及时完善和调整。三是推进审计信息化建设，加强内部审计控制，实现内部审计的全面监督。四是在对内部控制体系查漏补缺的基础上，审计部门应及时实施监督工作，建立专业的项目团队，完善内部控制评价体系。同时还应保证内审部门在执行过程中的独立性，一旦发现问题可以直接向管理层汇报，避免受到被审计方的限制从而使监督流于形式。
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　　[作者简介]沈智萍（1983—），女，汉族，浙江湖州人，中级职称，本科学历，研究方向：管理会计。
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