把控关键环节提升企业框架协议采购管理探讨

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　　【摘要】通过完善制度、整合需求、明确职责，落实标准采购、集中采购、招标采购，加强执行过程管控，防范协议供应风险等措施，把控关键环节，切实提升企业框架协议采购管理水平，从而有效保障生产建设物资供应。
　　【关键词】物资采购管理  框架协议  探讨
　　近年来，石油石化企业通过完善制度，明确职责，整合需求，规范操作，加强执行过程管控等手段，积极推进框架协议采购，有效提升了框架协议采购管理水平。为充分发挥框架协议采购的优势，企业要从需求整合、采购策略编制、框架协议预案编制、强化过程管控和储物于商等方面从严管理、精细组织，不断规范框架协议采购工作，进一步提高采购效率，节约采购成本，降低库存资金占用，从而有效保障生产建设物资供应。
　　一、完善制度，整合需求，明确职责
　　（一）完善制度
　　要组织制订企业框架协议采购实施细则，并根据上级管理要求和在执行中存在的不足持续修订完善，明确上级已签订的采购框架协议必须严格执行，并对需求分析、采购预案编制、供应商与价格确定、协议签订、履行、结算、风险管理、后评估等方面的关键环节提出了具体要求，夯实框架协议采购规范运行的制度基础。
　　（二）整合需求
　　企业要高度重视消耗规律分析工作，并以此作为是否实施框架协议采购的评判标准以及提高框架協议签订质量的重要抓手。对企业集中采购及上级框架协议未覆盖的物资品种，业务部门要依据ERP系统中近年的消耗数据，结合企业生产、建设情况，整合需求，合理预估需求量;对上级委托牵头负责的组织集中采购物资品种，要通过收集各企业提报的需求量、查询上级供应资源管理系统交易数据等方式掌握消耗情况，最大限度保证框架协议采购数量的准确，防范质量和交货期等风险。
　　（三）分解责任
　　要从年度物资采购策略编制入手，从严管理，持续推进框架协议采购。年初，要根据年度采购情况，组织企业相关专业技术人员反复讨论审查，落实客观性、标准化、完整性、操作性四大编制原则。特别是对于年预测需求数量较大、通用、采购频次高的物资，在采购策略中明确必须实施框架协议采购。要根据业务部门的业务特点、上期协议的执行情况、年度需求变化情况，以及企业改善提升管理的要求，把框架协议采购达标的指标分解给业务部门，作为物资采购供应业务部门的年度考核指标，年度完成情况作为年终经济考核兑现依据，促使业务部门积极主动推进框架协议采购。
　　二、标准采购，集中采购，招标采购
　　（一）标准采购
　　一是要定期把上级已签订公布的框架协议清单，在企业网上进行公布，要求各需求单位严格执行已公布的框架协议，同时清理框架协议物资对应的其他物资编码，通过技术手段限制需求单位用非框架协议物资编码提报新的需求计划。二是建立物资采购专家组，根据近年来采购物料的实际使用性能、使用效果、使用成本进行总结、分析、评价，编写物资的框架协议采购技术标准，使所采购的物资既满足生产装置的需要，又达到使用维护检修方便、配件互换性高的目的，严格践行“性价比最优、总成本最低”的科学理性采购理念。
　　（二）集中采购
　　要按照统一采购的要求，把原分散在计划经营部门采购的各类生产性原料集中到物资供应中心归口采购。由于受国家税收政策影响大的特点，企业要建立采购、计划经营、生产调度跨部门联络工作小组，一是协调采购过程中物料的采购技术标准、质量验收、付款条件、码头接卸条件、到货物料的质量扣罚条款等众多事项，以及制订和启动在原油市场价格变动加剧的情况下，针对个别供应商违约、装置生产调整的应急预案;二是专项研究生产物资的市场规律，根据市场情况调整招标采购的调价公式，通过合理设置供应商资质条件，对供应商违约设定刚性处罚条款，形成了涵盖物料信息、运输要求、付款进度、商务报价要求、定标淘汰原则、框架协议价格执行等框架协议签订原则。
　　（三）招标采购
　　要按照框架协议采购管理办法要求，对所有框架协议采购物资的技术质量标准要求、潜在供应商以及市场供求关系等情况进行深入分析，最大限度推进招标采购。如在设备配套的钻井设备采购中，由于外购质量标准不统一，配套商良莠不齐，给招标采购工作带来了很高的难度。一是严把资格评审关，从源头防控供应风险;二是从标准化入手，科学制定招标采购方案;三是制订企业的钻井设备质量控制方案，升级交货过程质量监管，最大限度防范质量风险。
　　三、加强执行过程管控，防范协议供应风险
　　（一）严格采购审批
　　要进一步修订企业框架协议采购实施细则，完善框架协议供应商签约审批表，严格按照企业治理物资指定采购和独家采购实施细则执行，确保其合法合规。
　　（二）到期协议提前预警
　　要建立框架协议台账，管理部门每月梳理在执行的框架协议，提前3个月对将到期协议进行预警，业务部门要对即将到期的框架协议，至少提前2～3个月开始进行编制采购预案并办理审批，确保新旧框架协议顺利衔接。
　　（三）强化专项检查
　　物资供应部门要成立检查小组，利用合同台帐或BW系统中框架协议项下订单执行情况分析、查询功能，不定期对主辅供应商供应份额分配、价格执行等框架协议执行情况进行专项检查，并对检查情况进行通报、考核，及时纠偏，提高业务人员对框架协议执行严肃性的认识。
　　四、结束语
　　提升企业框架协议采购管理，可以使储物于商工作得到深化，物料实现集中采购。要通过实施框架协议招标采购，既保证采购行为规范，又加快采购进度。要通过集中技术交流的方式，大大加快招标物资技术交流的进度;通过集合需求、集中招标，缩短采购商务环节时间，为设备制造争取合理时间;框架协议招标以项下订单方式，分批交货、分批结算，减少重复的审批环节和流程，有效提高工作效率。同时，物资采购涉及面广、关系错综复杂，集合需求框架采购，价格、供应商一定时间内相对固定，可以有效减少一单一询的比价采购人为干扰因素。加强宣贯招标采购要求，可以使物资供应、专业技术部门和使用单位对招标采购的必要性和重要性形成共识，为开展招标采购工作创造良好的条件，并严格执行国家及上级招标采购有关规定，规范物资采购行为，从而实现阳光采购。
　　作者简介：赵永红（1972-），大学专科，经济师，现主要从事物资采购管理工作。
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