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论信息系统项目的范围管理

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  【摘要】随着我国科技的快速发展,计算机技术已经在多个领域占据重要地位,这是其自身优点以及时代发展的双重作用,尤其是信息系统的引入,在时代发展潮流中不断深入。对于多个主体,加强信息系统项目管理是科学与时代的发展要求,具有举足轻重的影响。基于此,本文主要对相关问题进行分析,以供参考。
  【关键词】信息系统;项目工程;管理
  2017年5月,我作为项目经理,参与了XX市档案馆智能综合管控平台项目的建设工作。该项目总投资800万元,建设工期为一年,主要功能包括云数据档案管理系统、档案环境保护系统、智慧档案存储系统、安全防范系统、库房消防系统、信息交互系统。通过该项目的建设,可实现具有智能感知与处置档案信息能力的新型档案管理模式,对各子系统进行全局化的集中监控和管理。撤底摆脱了之前档案操作流程繁琐低效,整理耗时的状况,有效提高了管理效率、安全等级和群众的满意度,为档案馆树立了良好的形象。2018年5月,该项目顺利完工并通过建设方的验收,运行后获得了一致好评。本文结合我的实际管理经验,以该项目为例,主要从规划范围管理、收集需求、定义范围、创建WBS、确认范围、控制范围几个方面对项目实施过程中的范围管理进行论述。
  一、工程概况
  2017年5月,我公司中标XX市档案馆智能综合管控平台项目,本人在该项目中担任项目经理。该项目是基于物联网、云计算等新技术构建的智能管理、多元化档案管控平台,旨在搭建具有智能感知与处置档案信息能力并提供档案信息服务的新型档案管理模式。项目总投资800万元,其中软件部分为380万元,建设工期为一年。包含软、硬件研发设计,设备采购和工程施工、升级、安装调试、售后维护等内容。主要功能包括云数据档案管理平台、档案环境保护系统、智慧档案存储系统、安全防范系统、库房消防系统、信息交互系统等各个子系统。通过该项目的建设,实现了各个系统之间的数据共享和智能联动、全方位的服务档案管理工作以及保障库房和实体档案的安全,撤底摆脱了之前档案操作流程繁琐低效,整理耗时和诸多安全隐患的状况,有力提升档案馆管理水平和群众的满意度,为传统档案馆面向社会服务和档案资源面向社会利用打下了坚实的基础,树立了良好的形象。基于档案管理的保密性与资源共享方面的需求,本项目采用C/S和B/S混合模式构建系统,使用Python作为开发语言,提高了该系统的易用性和兼容性。数据库采用SQLserver2000,服务器操作系统采用了比较通用的WindowsServer2008。
  二、信息系统项目管理的主要內容
  就当前经济发展的基本问题,各领域十分重视对于经济发展的影响作用,并且在其凸显出的特点上,明显看出计算机的影响力。换言之,当前经济发展存在的因素多是以信息的形式存在的,这些信息需要有规律的被储存和有价值的使用。这些问题直接性的体现出计算机技术信息系统的关键特点,必然的驱使下,各领域使用信息系统。然而对于使用这些项目的人群,必须有着科学的管理方式,即引入了信息系统项目管理。就其管理过程,主要包含启动、计划、执行以及控制结束等步骤,在领域上,涉及综综合管理、范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、沟通管理、采购管理等。
  三、信息系统在项目管理中的具体应用
  由于该项目涉及业务多,功能复杂,我们采用项目型的组织结构,从各部门中抽调主干人员组成了高效的项目团队,以确保项目能在约定时间内顺利完成。本文将结合我的实际经验,以本项目为例,主要从规划范围管理、收集需求、定义范围、创建WBS、确认范围、控制范围几个方面对项目实施过程中的范围管理进行论述。
  (一)规划范围管理
  项目范围管理是项目管理中的一个重要组成部分,只有进行系统的规划,才能给项目以后的执行、控制方面的工作提供依据,使团队成员有一个明确的指导方针。在项目启动之初我就组织团队成员依据项目章程和项目管理计划制订了范围管理计划。主要包括如何收集、管理需求,如何定义范围、创建WBS、如何确认范围、控制范围以及如何管理范围变更等方面的内容。
  (二)收集需求
  收集需求就是要挖掘用户的准确期望,确定、记录用户需求的过程。我将项目成员分成几个调研组,分别对档案馆领导、综合业务部门及档案管理员等的直接使用者进行访谈,征求他们对系统模块的期望意见,如果有的使用者意思表达模糊就观察其工作流程或是亲自跟随体验,进行深层次的需求挖掘。经过几次深入的调研之后,我们汇总、记录所有需求并按优先次序排列出需求清单,提出系统构架草案。然后设计出系统原型向档案馆领导、馆员及相关干系人进行演示,让大家在系统架构、视觉创意界面设计等方面达成共识,经大家确认后形成了系统需求规格说明书,为后期的设计和代码开发确立基线。
  (三)定义范围
  由于用户的需求可能不会全部都包含在项目的范围内,所以就需要在项目启动之初就建立一个明确的范围边界,这是项目是否成功的关键。因为如果项目范围定义不明确,用户频繁提出的新要求会造成不断返工、工期延误、成本增加等不利后果。我召集业务专家、相关干系人及团队成员一起,共同确认收集的需求哪些包含在项目范围内,哪些排除在项目范围外,从而明确产品、服务的边界、最终要交付哪些成果以及验收标准等内容,最终确定了项目范围说明书,以防止范围蔓延和镀金现象的发生。
  (四)创建WBS
  工作分解结构WBS是组织、管理项目工作的主要依据和基础。WBS的精度和粒度决定了项目进度和成本规划的准确率,由于该项目涉及的环节多而复杂,需要做的工作很多,为了详细描述项目所要完成的工作,避免应该做的工作被遗漏掉,我邀请了业务专家、及所有团队成员参与WBS分解,借鉴了以往的同类项目的分解模板,并结合当前项目的实际情况做了改进,根据滚动式规划及8/80原则,对档案库房综合布线等不需要在当前完成的工作进行粗略的分解。但是在两周内需要开始的工作如概要设计等工作必须分解到工作包的水平,工作包的工作量安排在两周内完成为宜。对于该项目中的工作包都指定唯一的负责人和其负责的工作内容。并且保证相同层次的工作包性质相同;一个单元只从属于某个上层单元不会交叉从属;在WBS分解过程中范围说明书中不明确的方面又得到了进一步确认,例如档案馆备用库房的防潮监控系统的温湿度感应设备安装工作没有得到明确。我们又与档案馆领导等相关干系人沟通确认后最终将WBS分解完成并得到了公司高层及相关干系人的一致认可,由此我们确立了范围基线。   (五)确认范围
  确认范围就是正式验收项目已完成的可交付成果,需要审查可交付物和工作成果,以保证项目中所有工作都能顺利完成。在本項目中我们采取阶段交付确认的方法,完成一部分确认一部分。例如首先完成档案采集功能,如标记资料、扫描资料等;然后是档案归档功能,如待归档档案查询、修改、作废、确认归档和生成目录封面等。阶段工作完成后我们先对其进行测试,然后邀请业务专家、用户代表及相关干系人进行阶段评审,对于评审过程中的偏差和问题马上投入代办事项清单进行解决,评审过程产生的意见都会形成评审意见表并请双方代表签字确认以形成正式书面记录。并告知用户,虽然经过了正式验收也是可以修改的,如果涉及到范围变更可以走变更流程解决,通过了阶段性的范围确认,给项目的最终顺利验收奠定了基础。
  (六)控制范围
  范围控制就是监督范围的状态,管理范围变更的过程,如果不控制好项目范围将会使项目在进度、成本、质量方面受到严重影响。为了减少范围变更的频率,我们首先建立变更控制委员会与变更控制流程。然后在范围管理计划中对范围变更控制进行规定,尽量在满足用户需求的前提下缩小范围变更的幅度。例如在建设方要求增加档案综合查询平台的手机APP功能时,首先评估变更对项目进度、成本方面的影响,然后经CCB审批通过后对进度和成本等计划做出了相应的调整,后续工作按计划执行。对于用户提出的增加监控系统设备等要求,我们先确定设计的监控系统是否已经覆盖了所有区域,然后与建设方沟通后最终取消了此项任务,同时得到了客户的理解和赞同。
  (七)合理考虑信息系统项目用户需求
  就当前经济发展的基本态势看,信息系统项目的存在是为各用户提供信息管理的基本方式,以及后期进行信息升级和创新管理的重要措施。我国各领域对信息涉及和经济发展的根本性方式都是与信息有关的,对于用户本身的基本需求是息息相关的,有着前所未有的发展速度。针对用户的信息要求,要积极满足,不断朝着用户个性化需求以及信息管理模式创新。就总体发展感受上,在信息系统项目用户需求上体现出特色性,以及全面参与的信息系统创新力,在整体过程的监理上有着关键性作用。相信我国所面对的信息系统项目用户不仅仅有着自身需求,也有着整体上的承接作用。
  (八)夯实信息系统项目的技术基础
  就单一领域的发展与前进,有着一定技术要求的发展措施和技术基础是不言而喻的,以技术进行信息系统项目的质量评估,这是发展必不可少的阶段,也是挖掘问题的有效途径。针对信息系统项目中出现的综合性问题,积极进行管理体现在两个方面,必然对技术基础着重分析。从一定程度考虑,信息系统项目的技术支撑应当与时代发展相符合,实现我国层面所讲的技术驱动发展。一方面,是主体必须积极挖掘自身的技术潜力,在响应多数管理水平要求的同时做到这些,以技术基础的支撑作为全面的根本支撑,即夯实信息系统项目技术基础有着必然的决策和急迫的进行背景。我国在技术上的发展背景呈现出了不同于过往的态势,各领域进行的技术措施一片大好,因而在进行信息系统项目管理上,及时管理户主的信息系统情况,为建设成果提高使用感受。
  (九)有效地评估风险
  系统集成项目的运行具有较高的风险性,任何工作环节出现问题都会对企业和用户的产品造成一定的影响。因而,整个系统集成项目应贯穿风险管理内容。在实际工作过程中,项目管理人员应合理预测项目运行可能面临的风险,合理划分风险级别,并制定有效的风险应对措施。对于已经存在的风险,管理人员应详细记录与分析风险发生的主要因素,总结经验为日后管理工作提供借鉴。同时,有效预防项目中的不确定因素,制定完备的应急方案,有效规避项目管理风险,最大程度降低企业的经济损失。
  三、结语
  综上,2018年5月,在我和团队成员的共同努力下,XX市档案馆智能综合管控平台项目建设顺利完工并通过用户验收,获得了一致好评。本项目在范围管理方面总体比较顺利,但也出现一些小问题,例如在创建WBS时,由于对卷宗查询系统模块的编码工作量估计过于乐观,造成了几天的工期延误,我调用经验丰富的项目成员及时修正了偏差之后,问题很快得以解决。在今后的学习和工作中,我将吸取教训、总结经验,继续保持严谨的工作作风、注重项目的需求调研、建立问题跟踪机制、严格按照项目管理的要求管理每个过程并重视高效的团队协作精神。不断提升自己的管理水平更好的管理各个项目。不忘初心,为我国的信息化建设事业贡献力量!
  参考文献:
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  [3]洪.信息系统项目风险管理研究[J].自动化与仪器仪表,2018(04).
  [4]王瑶.浅析信息系统项目管理[J].科技创新导报,2019(31).
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