制造企业采购流程管控设计研究
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作者:李琼英
摘要：我国传统制造业企业在国际市场上的竞争优势主要源于廉价的劳动力成本，但在经济发展的推动作用下，人口红利优势消失。因此制造企业的利润空间也逐渐缩小，企业必须要进行业务流程再造和成本管理优化，才能实现可持续发展。文章以制造企业采购环节的流程设计为主要研究内容，以制造企业采购基本流程为切入点，通过对采购流程管控关键点的分析，研究制造企业采购流程设计与再造的有效举措，为相关从业人员提供参考与建议，促进企业可持续发展。
关键词：制造企业;采购流程;设计研究
受全球经济一体化的影响，制造业行业的竞争也越来越激烈，企业的生存与发展处于机遇与风险共存的环境当中。对于制造型企业来说，企业成本支出的主要内容就是采购与生产，而优化企业采购流程能够降低企业的运营成本和制造成本，实现企业精细化管理，进一步提升企业的经济利润和市场核心竞争力，对企业的发展具有重大的意义。
一、制造企业采购流程
对于制造企业来说，采购并不是简单的交易活动，而是企业生产经营活动中的重要环节，也是企业各项业务流程中的组成部分。企业要想拓宽经济效益、更好地应对市场竞争，就必须要优化成本支出各个环节，重视采购流程再造。制造企业采购流程包括：制定采购计划、选择供应商、签署合同、货物验收、结算付款、考核评价。
（一）制定采购计划
依据企业各项目生产计划预测原材料需求量制定采购计划，计划内容应当包含：原材料采购总量、物料参数、需求时间、内部库存体积大小等。
（二）选择供应商
以供应商的运营状况、物料價格、品牌声誉、供货能力、交货及时率等作为供应商筛选的指标体系，依据企业的实际需求选择合适的供应商，并商议约定好供货数量、时间和价格等内容。
（三）签署合同
在采购计划的指导下与物料供应商达成初期采购意向，最终由采购部门和法务部门共同拟定采购合同，在双方协商达成共同意愿的情况下签署采购合同。
（四）货物验收
由采购部门人员负责催货、到货订单核对等，由生产线上的质检人员对货物质量、参数等进行检验，待合格以后才能办理货物入库。
（五）结算付款
依据合同要求要向供应商所要货物凭证和收据，包括足额的增值税发票，最终提交财务部门进行核算、结账，并做好发票保管。
（六）考核评价
交易完成后企业还要对供应商进行考核评价，以客户信誉等级、物资治疗、售后服务作为主要的评价指标，并建立供应商资信管理体系。
二、制造企业采购流程管控存在的问题
对于制造型企业来说，采购流程控制中的关键节点包括采购计划制定、供应商管理以及库存管理三个方面，存在的问题主要有以下方面。
（一）采购计划缺乏前瞻性
制造企业在进行原材料采购前，需要对原材料采购的成本支出、生产计划以及市场前景进行全面分析，把控企业年度生产计划、生产单元报废情况、市场波动趋向、工艺审计改造、供应商能力等各项指标，从而制定合理的采购计划。但据调查表明，有部分制造企业在采购工作开展前缺乏相关信息数据的有效分析，仅是依据成本预算编制内容以及生产计划制定了较为简单的采购计划，缺乏对市场情况的深入调研，或盲目地以市场价格作为计划制定依据，这会使得企业在市场竞争中更为被动，无法全面把控成本与利润之间的平衡点，影响企业的经济效益。
（二）供应商管理机制不够完善
供应商管理工作内容应当包括：基本信息收集、资信等级评估、谈判协商过程、采购合同签订以及供应商评估工作等。一些制造企业在采购环节中缺乏对供应商的管理，使得采购成本控制工作流于形式，甚至给企业带来一定的运营风险。
一方面，企业对供应商的信息收集不够全面。供应商是企业采购环节交易对接的主体，如果企业能够全面掌握供应商的信息，就能够在后期的谈判商议中处于优势地位;反之，企业对供应商缺乏深入了解，就会在谈判中较为被动，往往无法获取价格上的让利，使得企业的产品在后续的销售环节失去竞争优势。目前，很多制造企业对供应商信息的收集与管理仅限于供应商名称、联系方式、厂房地址、技术能力、进货渠道以及银行账户等，而一些大中型制造企业往往会采取集中采购的方式，采购数量多且周期长，如果企业没有针对供应商建立动态的管理机制和数据库，很难把控供应商的经营状态，不仅会造成采购效率低，还会加剧采购环节中的风险隐患。
另一方面，企业对供应商没有有效的考核评价。企业在采购业务完成后，应当对供应商进行有效的考核评价，以供应商规模大小、品牌声誉、交货及时率、材料质量等指标为依据，对供应商进行等级评价，并与一些资质较好的供应商建立长期合作关系。但实际上，很多制造企业缺乏供应商评价机制，并没有对供应商进行等级划分，造成企业供应商选择环节存在决策失误的风险，甚至影响了采购成本的控制。
（三）库存设置不合理
一些制造企业的采购周期消耗时间较长，在采购计划制定不科学、缺乏对供应商供货能力的判断等现实因素的影响下，会使得企业的库存积压较多。再加之企业内外部信息对流不畅通，对市场需求把握不准确，进而无法准确预判库存增量或减少，造成库存周转率低的问题。
三、制造企业采购流程管控设计
（一）加强收支预算，合理安排采购
对于制造企业这一类对市场供求关系依赖度较大的行业，在进行物资采购前，制定采购计划是十分重要的。科学的采购计划能够对企业内部的资金支出进度进行控制，提升资金使用的规范化，也能够确保采购工作有序进行。物资材料的价格与产品的利润收益有着最直接的联系，企业虽然不能全权把控原材料价格波动，但可以通过市场调研工作分析供求关系的变化以及价格波动趋向，稳定供货渠道，避免因采购价格过高而影响了产品的销售利润。同时，企业还要做好采购预算与成本预测工作，以影响采购成本的因素作为切入点，建立采购资金应用标准，以增量预算与零基预算相结合的方式编制采购预算，平衡成本与效益之间的关系，保证采购计划的科学性。 （二）建立完善的供应商管理机制
制造企业要建立健全供应商管理机制。一方面，以质量和价格作为重点评估标准，拓宽供货渠道，选择合适的供应商。企业可以通过网络媒体、展销会以及订货会等方式不断接触新的供应商，考察供应商加工技术、生产能力等指标，并对其产品质量进行抽检。在价格评估方面，不仅要以市场整体行情为判断标准，还要关注供应商的报价单是否公开透明，选择产品质量好、价格有优势，且具备诚信的供应商。另一方面，制造企业还要做好供应商资信等级评价工作。以交货准时率、供货周期、产品质量、订单变化接受率、售后服务态度等作为供应商的评价标准，以“优秀”、“良好”、“较差”这三个等级作为评价等级划分，对供应商的资质进行全面评价，并建立完善的评价系统，及时跟踪供应商经营管理的情况，定期做好系统数据更新工作，以保证供应商选择决策的绝对科学。此外，制造企业的发展离不开与供应链上下游的合作关系，因此，与关键供应商建立战略合作伙伴关系，不仅能够减少彼此的谈判摩擦，還能够给企业的成本控制带来积极影响，使企业更好地适应外部市场环境变化。
（三）选择合适的库存管理方法
对于制造企业来说，产品的周转速度在一定程度上决定了企业的经济效益和资金流动效率，而适当减小企业库存量就是缩小资金占用规模、优化企业采购流程的主要路径。实际上，在现代化管理理念下，库存管理主要分为三种模式，即供应商管理库存（VMI）、客户管理库存（CMI）以及联合库存管理（JMI）、其中，VMI管理模式在当前的市场中逐渐普及，这一管理模式就是无库存管理，在企业与供应商建立长期合作关系的基础上，企业可以将库存交由供应商来进行管理。不仅可以使原材料采购与市场需求结合更为紧密，还能够降低管理的成本，减少企业经济输出，进一步提升企业的现金流动效率。
（四）优化采购结算管理
过于繁琐的采购流程和采购审批环节会消耗大量的时间，甚至可能会耽误生产计划的实施。因此，制造业企业还要优化采购结算流程，消除重复的审批环节，提高付款效率，从而与供应商建立高效科学的合作关系。在这一过程中，企业一方面要建立付款申请单模板，以固定信息和动态信息作为基础分类，固定信息方面可以直接借助用友T6直接生成，例如供应商名称、账户号码、合同类型等信息，而动态信息则包括物料数量、付款总额、付款进度等;另一方面，企业要优化付款申请流程，在结算审批阶段，对于一些核心采购物资的合同以及采购金额大于10万的合同需要企业总经理、物资管理部门以及财务管理部门等相关负责人签字审批，而一些零星采购则只需要财务部门核对物资部门的申请，就可以直接落实付款结算，加快结算与审批的效率，进而提升采购工作的高效性和规范性。
四、结语
综上所述，制造企业的采购流程包括制定采购计划、选择供应商、签署合同、货物验收、结算付款、考核评价。为了优化企业采购流程、降低采购成本，制造企业要分析采购流程中存在的主要问题，如采购计划缺乏前瞻性、供应商管理机制不完善、库存管理不合理等。针对这些问题，企业要深入市场调研，加强采购成本预算，依据企业实际的生产需求制定科学的采购计划，并对供应商进行资质等级划分，选择有诚信的供应商建立长效合作关系，积极应用供应商管理库存模式，更好地适应外部环境，促进企业可持续发展。
参考文献：
[1]谭新明.制造企业采购管理流程再造的方法与应用研究[J].农家参谋，2018（11）.
[2]张洪东.完善制造类企业采购环节内部控制探析[J].当代会计，2017（11）.
[3]卫菊红.汽车制造企业零部件采购成本控制研究[J].管理观察，2018（11）.
（作者单位：湖南德力电力建设集团有限公司）
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