以提升效果为导向的督办工作机制建设
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【摘要】随着高质量发展新常态的大形势，督办工作在企业运营中非常重要，但由于责任问题、认识问题和效率问题，督办工作尚不能满足新常态的需要。本文从工作机制建设入手，探索提出实际工作问题的一些有效途径，提升督办工作具体效果。
【关键词】督办 机制 效果
引言：企业的办公室作为公司运营和发展的枢纽机构，是公司领导层科学决策、政令实施的参谋和助手。督办工作作为推进各项工作部署、任务目标能够落到实处的重要抓手，是畅通政令、提高效率的重要保障，是办公室工作和履职的重要组成部分。
一、督办工作面临问题
再好的决策部署，没有落到实处都是空谈。随着高质量发展新常态的大形势，企业发展更加注重效率和质量，传统的督办方法已经不能满足现代企业发展需要。一是任务复杂性问题。督办任务呈现多元性的特点：涉及范围不一，有的一个部门就可以办理，有的则涉及到企业运营的方方面面和各个环节，需要多个单位齐心协力完成;持续时间不一，有的任务“短平快”，几个工作日内就要完成，有的任务则情况复杂，持续时间长，需要定期监督进展情况，才能确保任务落实到位。二是认识不统一问题。督办的任务一般是公司领导层作出的决策部署，但是具体承办并推动落实在基层部门。由于站位不同、视角不同，或者在任务要求传递过程中产生的信息不对称，可能导致基层部门对任务要求的认识存在误差;甚至由于部分任务是指派的阶段性工作，有的基层部门则会存在得过且过、避重就轻的思想。三是效率不够高问题。传统的督办工作主要依靠纸质催办单、邮件、电话等简单方式，信息传递及时性和准确性不足，增加了任务传递出现纰漏、任务办理不及时、不到位的风险。这些问题都是实际工作中亟待解决的。
二、督办工作机制建设
（一）闭环管理构建完善体系
督办是贯彻决策、部署、措施，做到令行禁止的一个重要手段，是克服官僚主义、改变工作作风、提高工作效率的重要途径，必须构建完善的工作体系。
（1）责任落实体系。任务交办是督办工作的源头，精准及时下达任务是确保工作落实的第一步。应通过任务下达单的形式，将企业领导层各项决策、部署、指示等细化、量化为具体办理事项，明确责任人、承办单位、配合单位、完成时限，部分重点工作也可进一步分解到具体实施人，便于直接跟踪检查。分解任务应杜绝表面化，要根据事项落实程度和最终成果来确定，而不是从字面要求确定承办单位。例如推进解决形式主义问题，如果要形成员工工作规范、建设良好文化，则需要企业文化部门来负责;如果要解决管理体制、机制等更根源问题，则需要规划、人力等部门负责。
（2）催办检查体系。及时跟踪督办，是加强任务落实过程管控的有力手段。办公室作为督办工作部门，应当通过任务催办单或进度反馈单对交办任务实施动态的催办检查，及时纠正工作偏差，解决存在问题。对于持续时间长甚至全年推进的任务，应当月度或季度进行检查，避免工作推进“虎头蛇尾”。对于涉及多部门较多的任务，应当及时沟通实际进展，及时解决相互掣肘和推诿扯皮。对于重点、难点问题，应当采取“回马枪”形式反复检查，或将企业领导层调研等与任务督办结合起来，开展现场催办检查，了解问题实情，研究应对策略，确保事项落实。
（3）考核激励体系。实施督办任务考核激励，是推进任务落实的“牛鼻子”。以考核增加压力，以激励提升活力，促使任务承办单位、承办人更好推进各项工作。应建立任务督办和绩效考核一体化管理模式，对任务完成情况进行考核，并将考核结果以一定比例反映到部门、人员的月度绩效、季度绩效和年度绩效中，及时兑现奖惩，进一步强化压力传递，推动事项落实。应同步实施正反双向的激励制度，对完成督办任务过程中典型的人和事应大力宣传表扬，营造积极推动工作落实的良好氛围，对弄虚作假、欺上瞒下的应以通报、批评等形式进行问责。
（4）经验反馈体系。“PDCA”闭环管理的理念是促进企业管理提升的有效手段。应双向做好督办工作。一方面是自上而下决策的传递、任务的传递，另一个方面是自下而上的信息的传递、问题的传递。应及时发现、总结决策执行、任务推进过程中的难点，并以企业管理的视角，深刻挖掘企业运营中存在的制度问题、机制问题，关心关注基层部门、一线员工在执行过程中的流程问题、资源问题，及时反馈企业领导层，并提出合理化建议，真正发挥督办工作效能。
（二）分级分类实现精细管理
督办工作涉及面广，事项繁杂，对事项进行分类分级并精准施策，有利于任务最重落实。总体来说，督办事项可以分为以下三类：
（1）年度重点类。即公司年度工作会议、党建工作会议、年中工作會议等部署的重点任务，旨在安排全年或半年度公司整体工作方向。此类事项具备整体性、长期性，督办应在会议结束后及时根据会议精神逐级分解任务，确定具体工作计划、责任人和承办单位，任务下达应具备可操作性，并定期催办检查。
（2）中心工作类。即企业董事会、党委会、总经理办公会、生产例会、专项工作会等议定的重点任务，以及企业领导层作出的重要批示，旨在围绕中心工作提出的重点任务。此类事项一般任务清晰，但基本围绕企业生产经营的重点、难点、焦点问题开展工作，督办应注重具体效果，任务下达应尽可能明确任务完成的标准，避免问题解决浮于表面。同时应加强日常的信息沟通和监督检查，确保任务实施方向不偏离、效果不打折。
（3）领导调研类。即企业领导层人员为推动重点任务落实、密切联系群众到基层部门调研确定的重点，旨在解决调研时发现的或基层部门、群众反馈的问题。此类事项针对性较强，也是一个部门或一定范围的群众普遍关注的事项，督办应注重完成时效，任务下达应及时迅速，甚至可在调研现场直接下达。同时应强化进度管理，必须要求在规定时间内予以办结，并以一定形式向基层部门、群众进行反馈。
（三）信息手段提升整体效能
信息化是处理复杂信息、确保传递时效的有力手段。应依托企业现有的办公自动化（OA）建设督办管理系统，让督办工作融入企业管理的日常。督办管理系统应实现任务下达到人、定期自动催办、及时反馈进展、完成提交材料等基本功能，同时应实现看板功能，便于企业领导层、督办部门、承办部门及时发现问题、解决问题。
参考文献：
[1]王小利，浅谈关于督查督办工作的实践与思考[J].中小企业管理与科技，2016，（02）：44.
[2]鞠家民，浅谈督办工作的创新与作用[J].铁路采购与物流，2009，（11）：52-53.
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