管理会计思想在物资集中采购管理中的应用探讨
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作者:吴娟
集中采购管理在集团公司的推广产生了明显的经济效应，但在其实施过程中依然存在不少问题，影响了集中采购管理的效率。本文将管理会计思想引入集中采购管理中，利用管理会计的核心概念“兩个系统”来研究集中采购管理的各个关键环节及物资采购中主体之间的关系，为解决实现价值增值、提升集中采购管理效率提供建设性意见。
随着集中采购管理思想的推出与优化，越来越多的集团公司加入运用集中采购管理政策的行列，某集团公司也追随其中，积极探索符合所属行业的集中采购管理思路、理念和方法，在整个集团内部成立子公司专门从事具体的重要物资和原材料的采购管理，有效的发挥了集团化、规模化和专业化的优势，降低了运营成本，提高了采购效益。
集中采购管理存在的问题
当前某集团公司的物资集中采购管理运行时间较长，且充分利用行业的特殊性形成了专用物资集中采购的统一管理模式，对物资集中采购起到了良好的促进作用。但是在具体实施过程中还存在一些管理上的缺陷和不足。尤其是作为物资集中采购的牵头单位，在处理和责任单位以及集团总部之间的关系，在实现物资采购的过程中存在或整体或局部方面的管理缺陷，在提高集中采购管理效率上还需要投入更多的资源和关注。
缺少物资采购的整体规划
物资采购缺乏一个完整规范的采购制度，目前是直接由各责任单位根据自身生产进度提出的物资采购计划，采购计划存在临时性和突然性。。在牵头部门汇总采购计划的过程中，物资采购计划的合并度不高。
物资采购满意度不高
由于采购物资种类的多样化特征，某些物资的质量稳定性不高，某些物资的采购渠道缺乏，影响集中采购的管理效果，另外各责任单位对物资集中采购管理效率存在疑义，对物资采购结果满意度不高。
紧急采购需求响应速度慢
当出现采购需求时，由于责任单位须将采购计划传递至物资采购单位，物资采购单位再和供应商订立采购订单，由于时间和空间上的距离，使物资采购单位对责任单位的紧急需求无法做到快速响应。在责任单位与物资采购单位之间的信息畅通度不够，物资采购计划传递出现错漏和延误，导致物资采购延误。
资金支持力度不大
物资集中采购区别于分散采购，它综合了众多的物资采购计划，实现物资的集中配置，需要的资金资源同样需要集中管理。但是目前物资集中采购的资金分散到各责任单位单独管理，物资采购单位的资金回笼效率与物资结算效率均处于较低的水平。
管理会计思想的应用分析
管理会计是通过财务信息与非财务信息的提供，形成便利于组织内部之间的信息沟通与组织控制，增强组织的内部控制能力和自我调整能力，进一步为管理者做出理性决策形成有效的控制系统基础，从而达到企业价值增值的目的。简单来说，管理会计可以归结为“一个目标”和“两个系统”，“一个目标”就是价值增值，“两个系统”就是信息支持系统和会计控制系统。采购作为企业生产过程中的关键环节，运用两个系统分析物资集中采购有重要意义。
集中采购的信息支持系统分析
集中采购是物流、资金流和信息流三种资源流动的过程，从责任单位的采购计划传递开始，信息流的流动就开始产生。计划传递至物资采购单位，经过加工汇总传递给采购人员。采购人员根据询价信息，制定采购计划传递给供应商。供应商根据交货期要求生产物资并交付。物资采购单位将物资交付责任单位，完成物资结算信息的传递。责任单位办理物资入库及资金支付，传递资金流支付信息，形成一个完整的信息支持过程。
物流的交付形成了集中采购的重要利益均衡。首先责任单位对物资的交付进度要求会促使物资采购单位对采购的时间性要求提高，计划信息的传递速度将随之加快。同样，物资的交付进度要求会促使物资采购单位加强对前期物资采购结算信息及资金回笼信息的传递，以保证新物资采购的顺利完成。责任单位和物资采购单位之间处于相对的利益均衡。其次，物资采购单位对物资的交付进度要求会促使供应商提高对物资生产的时间性要求，物资交货时间及物资信息传递速度也将随之加快。
集中采购的会计控制系统分析
管理会计控制系统一般通过预算管理等参与企业经营管理过程的控制。但集中采购的会计控制系统具有其独特的特征，从物资采购单位来看，要从三个关键环节进行控制与实施。
人力资源控制
人力资源控制从物资采购单位的计划、采购人员开始。计划人员负责整合外部物资采购计划，要向采购人员及时下达采购计划，是控制合理库存水平的关键。实际存货水平能考核计划人员的工作效率。采购人员执行采购计划，并对供应商物资的交付管控，对物资采购的价格信息等应具有高度敏感性。采购人员应及时更新产品信息，保证物资采购进度。
物资交付控制
物资交付过程控制从采购计划控制开始，物资采购单位通过采购计划控制供应商的物资数量、金额和交货日期，并对物资的质量进行过程控制，控制的关键是到货合格率等。根据责任单位提供的物资采购计划，物资采购单位与其签订完善的物资销售合同，依据签订的物资销售合同控制物资的交付，控制的关键是物资出库交货期等。
资金收付控制
资金的流动速度是反映集中采购效率的重要指标，资金收付控制主要在于资金的回笼和利用。集中采购所需要的资金规模受物资采购规模影响较大，从物资交付开始，相应发生资金的流动，物资采购单位根据物资交付单据要求责任单位支付资金，根据物资入库单据向供应商支付资金。
集中采购管理的改善建议
管理会计的目标是价值增值，集中采购管理与管理会计思想的有机结合，有助于进一步理解集中采购管理中的各个环节，从以下方面提供改善建议，实现企业价值增值和集中管理水平的提升。
建立规范的集采平台，保持“统一”
物资采购计划是信息流传递的起点，形成规范的物资采购计划平台，规范采购计划的提交，有助于采购计划的汇总和分解。物资采购计划经过标准格式的编制，便于在信息传递过程的理解和信息交换，下达后也能得到物资采购单位的快速响应。通过规范的集中采购计划编制形成数量集中的买方竞争优势，在物资采购谈判过程中获得优惠的采购价格，形成直接采购成本的降低，提高经济效益。
完善采购运行体系，打好“地基”
物资采购单位搭建集中采购运营体系时，就明确了清晰的采购运作流程，正如总所周知的“默克模式”一样，如盖房子般在房顶引入了供应商的评估和选择体系，以采购管理及内控体系作为房子的梁柱支撑，然后左右各开一门，左边一进为客户的输入，右边一出为客户的输出。最后以合同管理体系和供应商绩效管理体系作为房子的地基。
保证相对利益均衡，促进“沟通”
物资集中采购实质上是一种服务的供给，物资采购单位承担这一职能过程中首先应获取集团公司的资金支持，避免责任单位的资金挤占，其次要强化自身采购服务质量，主动与责任单位沟通生产进度需求，为物资采购提供优化方案，从而在与责任单位物资采购交易过程中维持相对的利益均衡。只有在物资采购单位和责任单位之间形成良性的双向沟通，才能促进集中采购稳定健康的发展。
建立信息共享平台，分享“收益”
集中采购管理以后，物资采购单位通过汇总的物资采购计划进行物资采购，采购过程中所生成的各种信息流形成了一个巨大的信息集合。如果将这些零散的、不同系统、不同区域的信息快速整合处理，形成完善的物资采购信息库;再通过进一步整合采购业务相关的产品信息、供应商信息、行业发展动态、行业竞争情况等，建立物资采购信息共享平台，降低采购的信息成本。通过对物资采购数据的延伸利用，使责任单位及时知悉物资采购信息动态，为产品在设计选型时提供重要依据，达到降低成本的目的。
（湖北航天技术研究院计量测试技术研究所）
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