档案管理信息化建设的思考

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　　摘要：信息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。人们积极应对信息化，不仅要关注档案的载体形式变化，寻找适宜稳妥的管理方法，更为重要的是，要研究档案在信息技术基础上的运动新规律，探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法。
　　 关键词：档案；档案管理 ；信息化
　　Abstract: The information technology has almost permeated all aspects of social activities. As the technology base of modern social activities, it is gradually changing the operation modes of social activities. File, as the product of human social activities, accompanied by the change of social activities operation modes, is changing essentially in form, transmission, storage and use and such movement rules. People actively facing to informationization not only the pay attention to file carrier form change, finding a suitable safety management method, even more important study the new movement rule of the file based on the information technology, explore and build new idea, the new pattern and new methods based on the information management.
　　Keywords: file; file management; informationization
　　中图分类号: G271 文献标识码：A文章编号：
　　
　　 自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息技术的兴起，带动了社会信息化的全面发展。互联网技术和应用的快速发展，不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台、跨部门信息共享和业务协同的方向发展。在信息化的大潮中，档案管理这一传统部门必然要受到一定的影响。
　　 什么是档案？根据汉语词典的解释：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息”。我们将这一刻板的定义进行简单的概括就可以发现，档案的本质就是对过去发生事件的记录，这种记录是一种信息。但是信息化中的信息包含的不仅仅限于档案自身所记录的内容，它指的是将原始信息进行处理之后和其他信息形式相结合之后的新事物。所谓的档案信息化不是简单的为纸质档案“电子化”，而是指档案管理部门将现代信息化技术手段运用于档案的收集、整理、利用等多个环节，实现对档案信息的高效利用，充分发挥档案的经济价值和社会价值
　　 一、档案信息化建设的作用
　　 档案信息化建设有两大目标：第一是将档案信息融入社会，能够在社会当中传播；第二是充分发挥档案自身作用，为社会发展贡献力量。档案信息化建设的重要标志，就是实现档案管理工作的信息化，即运用现代信息技术，借助计算机互联网技术，建立档案信息系统，在该系统中，可以实现对档案的建立、调阅、处理、检索，有效的将保护与利用相结合。档案信息化的作用主要有以下几个方面： 
　　 1、缩短文献加工时间，提高档案信息的时效性。在传统手工模式下，通常要经过确定题目、选择材料、编辑处理、整理出版四个环节才可以实现档案成果的最终形成。这样的模式下，不仅要耗费大量的人力物力，而且时效性不高，档案无法发挥它应有的作用。而通过档案信息系统则可以很好的解决这一问题，档案人员可以利用信息系统自带程序，自动生成所需要的档案，减轻了人员负担，提供了档案信息的时效性。 
　　 2、档案信息化，可以缓解经费不足制约档案管理工作发展这一问题。档案信息成果的出版往往需要较多的资金支持，然而就目前情况来看，希望国家在短期内投入大量资金是不现实的。既然“开源”较为困难，那么我们就应当从“节流”入手。档案信息化显然是不错的选项，不仅能有效降低管理成本，还可以加快档案编研成果的转化，有助于提高档案人员的工作积极性。 
　　 3、档案信息化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。档案管理部门应当把握国家大力推进信息化建设的有利形势，制定合理方案，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为在将来“信息高速公路”中占有一席之地打下坚实的基础。
　　 4、档案信息化，有利于日后档案维护工作的开展。在手工条件下，若发现存在资料缺失的情况，只能将档案拆卷重做，耗时耗力，档案管理人员长期苦于没有良好的解决方法，这样也不利于档案的完善。而在信息化条件下，我们可以利用系统自动归档整理的优势，从根本上解决这一问题，同时也缓解了档案文件堆积的问题。
　　 5、档案管理的信息化更利于文档的保密。在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。而电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点，将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。
　　 6、档案信息化，信息成果可以多次打印复制，有利于扩大社会影响，拓宽了服务范围，有助于提升档案部门的地位。
　　 二、档案信息化建设的现状分析
　　 进入新世纪，对档案管理进行信息化，其主要方式是实现档案信息电子化。所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和加工，使之转化成为软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。
　　 由传统档案管理方式向信息化过渡是一个长期的过程，一蹴而就是不可能的。我们要从思想上认识到过渡过程的长期性和任务的艰巨性，对现阶段信息化建设中存在问题有清醒的认识，这样才能为下一步发展奠定坚实的基础。
　　 1、档案信息管理人员素质参差不齐。人员素质高低事关信息化建设的成败。从目前看，档案部门普遍存在着人员少、文化素质低、身体素质差等现象，特别是缺乏信息化技术人才，其中兼具信息化知识和档案管理知识的复合型人才更是凤毛麟角，这使得一些先进设备无法发挥出应有的作用，只能停留在手工操作水平上。由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少，档案管理人员能熟练使用微机进行档案管理的为数不多，能承担程序设计和数据维护的更是少之又少，致使档案信息化程度仍然很低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，不能满足经济建设和社会发展日益增长的需要。
　　 2、档案信息化建设的基础设施相对薄弱。尽管这些年来随着国家投入的加大，这一问题得到了一定的缓解，但仍不容乐观。硬件设备不仅仅是计算机，由于档案工作的特殊性，还需要其他的硬件设施，如要大容量的服务器，开发研制档案管理专用软件、加强网络日常管理与维护等，这些都需要大量的资金投入，而目前档案管理机构的投入严重不足。

　　 3、纸质文件归档和电子文件归档并存。电子档案自身具有查寻快捷，存储简便的优点，在实践中已经逐步应用于档案管理工作，目前，电子文件归档和纸质文件归档同时存在，形成两套档案，即单位通过网上发送的文件时，实行双轨制，在发送电子文件的同时，也要将纸质文件存档，对于从网上接收的其他单位的来文则只存打印出的纸质文件。有的单位受计算机系统存储容量的限制，为了接收新的电子文件已开始清除部分原有的电子文件，这样档案信息的统一性和完整性受到极大损害，失去了应有的价值。由此可见，使用两种不同的载体的存在形式，增加了档案整理的工作量，一定程度上为管理的规范化增加了难度。
　　 三、完善档案管理信息化的建议
　　 在档案管理的信息化建设中，结合工程建设行业的工作实践，笔者提出以下几点建议，以促进档案管理信息化建设的向前推进。
　　 1、档案工作人员要树立档案信息意识
　　 档案信息化不仅仅是工作手段的改变，更为关键的是人员思想认识上的转变。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，是档案管理信息化建设顺利进行的重要前提，这就要求档案工作人员首先要在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，自觉思考如何将社会文献信息系统中各种信息有效进行渗透和融合，实现档案信息化建设与其他社会信息事业相互促进，共同发展。
　　 2、提高档案信息化水平技术
　　 这一点还是要依靠加大资金投入，购入计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台，为分中心做好前期准备工作。
　　 3、改良电子文件归档和纸质文件归档的双轨制
　　 在现阶段，完全放弃纸质文件归档既不现实，也不合理，我们要做的是在电子档案存储介质的技术条件进一步成熟之后，对双轨制进行改良，可尝试对具有高价值的档案，采取以电子文件归档为主，纸介质归档为辅的做法；对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，电子文件归档为辅的做法。这样，能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，有助于缓解库房紧张的状况。同时也可以使档案人员逐步适应档案管理信息化的要求，在实践中提升自己的业务能力。
　　 4、推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
　　 工程档案的形成是工程建设的缩影，由于水利工程周期都较长，这就决定了工程档案的形成要经历一个较为漫长的周期。在现阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑是提高工程档案管理效率与效益的有效途径。
　　 （1）改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平；加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，创造更多有利于方便公众利用的条件。
　　 （2）完善现有绩效评估体系，讲究多层次、多渠道、重实效，逐步提高档案管理岗位人员工作素质和能力，使其能够适应新时期档案工作的要求。
　　 （3）鼓励档案工作人员学习计算机和信息管理化知识。档案人员只有对计算机信息管理软件系统有足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，提出正确信息需求，保持系统的正常运行。
　　 （4）严把数据质量关。数据质量是计算机管理系统成败的关键，要建立行之有效的数据审核监督制度，保证所输入的数据的全面性和准确性：在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对，同时定期对数据信息进行抽查，实行数据质量责任制。
　　 总之，计算机应用的普及和网络技术的进步为档案管理工作的发展提供了极大的有利条件。利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能节省大量的人力物力，还能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率。在新的时代文化背景条件下，档案工作者应当肩负起引导全体社会公众更新观念、强化档案文化意识、挖掘档案文化价值的时代使命，努力保护和充分开发各类档案文化资源，积极营造高层次的档案文化氛围，从而更好地为弘扬民族文化和建设社会主义现代化文明服务。
　　
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