档案管理信息化建设思考

来源:用户上传      作者: 高丽红　张铁铮

　　档案管理规范化、信息化是实现档案管理现代化的重要环节。从社会进步的速度来看，在搞好硬件建设的同时，加快档案管理信息化建设是档案管理工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。信息化时代，各单位为提高自身在市场上的竞争力，都在根据单位自身的特点，加快信息化建设步伐。日益丰富的工作实践表明，档案管理采用电子化流转方式，是档案管理发展的趋势，是提高生产效率的一种手段。在建或已投入运行的、承担单位职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了单位信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将档案管理工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行档案管理的业务活动。
　　档案软件没有信息管理功能，就缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息建设的进程。
　　信息自动化系统可以利用机构积累的信息资源，为机构提供改进档案创新能力和快速响应能力，以提高生产效率。因此，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策十分必要。
　　在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成的过程。文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。如何提高信息化管理应用水平，必须要加快建立完善信息管理系统。
　　
　　一、档案载体的转变是信息化建设的基础
　　
　　在实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得既快捷又方便。例如，生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力且有意义。
　　
　　二、建立现代信息服务与整理理念是关键
　　
　　信息化时代，档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大变化，提供了前所未有的发展和创新空间。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。在信息服务方式上，要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的档案信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息十分必要。一是面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；二是在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为领导和业务部门提供信息服务；三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。面向文件档案管理人员，提供文件归档及其考核、电子文件整理和保管等档案信息整理工作平台，工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式，对归档的信息数据进行整理，并且能及时切换视窗，使工作人员掌握和了解给用户提供的信息是否达到直观、齐全、准确的要求。
　　
　　三、档案信息电子化可使档案信息顺利地与最新技术接轨
　　
　　虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
　　
　　四、信息安全管理是档案管理信息化建设的重要内容
　　
　　信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破
　　坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代信息安全管理是档案管理工作的一项重要内容。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程。对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全。在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。在信息人员管理上，由于信息时代，档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员队伍，非常现实和必要。
　　
　　五、规范应用、开发信息系统，需要良好的管理政策
　　
　　在信息化时代，档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，管理涉及行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门共同建立起信息管理的标准规范体系。针对归档前的电子文件，要按要求填写原数据格式的内容。对归档后的电子文件的整理进行定义，并梳理出整理工作流程。档案信息信息化的管理，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前，我国档案信息系统的管理同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。解决方便使用的问题：建
　　立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力。
　　
　　六、引进信息技术人才是信息化建设的重要保证
　　
　　推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。在档案信息自动化系统建设中，计算机技术队伍素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，有针对性地对信息化技术人才进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，等等。
　　总之，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，也是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
　　（作者单位：平高集团有限公司）

转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-409582.htm