浅谈房产档案馆数字化建设
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摘要：数字化档案馆是“一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体，不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式相互连接，从而提供及时利用，实现资源共享。。它是一类可扩展的知识网络系统，包括对档案资源的数字化的采集、加工、处理、归档、组织发布和利用等过程。加强房产档案数字化建设,实现房地产档案管理的新突破,已成为当前房地产档案管理工作的重要课题。在数字化建设中, 必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准,最终建立起一个标准化的数字化利用平台, 实现档案数字化管理。
关键词：房产；档案馆；数字化；建设
中图分类号：TU242.3文献标识码： A 文章编号：
随着房屋权属变更日趋频繁，其房屋档案是确认财产和保护财产不可替代的法律依据。有关房产档案的信息化管理系统已经是房产行业信息化战略的重要组成部分，房屋档案馆数字化建设已成为必然趋势，也是我们档案工作者迫切需要解决的问题。建设部《房地产交易与权属登记规范化管理考核标准》和《房屋权属登记信息查询暂行办法》对档案电子化提出了明确要求。如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为房产档案部门不得不考虑的问题。
一、房地产档案馆数字化建设的重要性
近几年，房地产开发建设领域发展迅速，对房屋产权产籍的管理要求也越来越高，作为政府的行政职能部门，房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料进行接收、扫描、整理入库、保证产权产籍档案信息完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的中心和基地。对房产档案档案数字化的研究是每一个档案工作者不容回避的问题。
二、房地产档案馆数字化建设中的应该解决二大个问题：
第一、数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。
第二、统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括：档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地房地产档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快房地产档案数字化的进程。
三、房产档案馆数字化管理系统工程的建设：
数字化房产档案馆是一个数字化的信息系统，与传统的房产档案馆的最大区别就在于它的馆藏是以数字化信息为主，以机读数据库为档案存储中心，以网络化运作实现房地产档案信息资源的共建共享。因此房产档案馆数字化显得至关重要。
首先在系统设计上，按照建设部房地产交易与权属登记规范化管理考核标准及考核办法的要求，充分利用已经建立起来的“数字系统”，力求在规范化管理上实现突破。建立一个集中扫描录入包含各种分类和密级的房产档案，使纸质档案图像化，实行电子化集中存储、索引、管理、查询的系统。在充分考虑房产交易市场自身业务系统状况的前提下和当前房产档案电子化领域的发展趋势，提出具体分项目标如下：
（1）、实现电子化文档的集中控制和资源共享；
（2）、系统结构灵活，可根据业务量的变化而实现连续性扩容；
（3）、具备足够的安全措施，充分兼顾系统安全、网络安全和业务安全，做到安全与效率并重；
（4）、提供统一的接口，响应其它业务应用系统对本系统存储的影像图片的查询请求；
（5）、对需要进行远程调阅的房产档案进行影像扫描，将图片文件存入计算机，实现电子化存储；
（6）、配合并培训库房管理人员进行增量档案的扫描；
（7）、使电子档案管理系统与产权产籍管理系统无缝连接；
其次系统设计原则：为了实现目标，系统主要围绕以下几个原则进行设计和开发：
先进性：系统设计和开发采用C/S体系结构和面相对象（OO）的软件分析和设计方法，构成了在国内具有先进性的档案管理。
稳定性：保证应用系统运行及通讯的稳定性，有较强容错性，从软件、硬件、网络等不同角度，使用硬件备份、自动恢复、系统监控等技术手段避免系统单点故障、降低系统的后期维护成本、使系统运行时的出错概率及信息传输精度均符合业务需求。
独立性：电子档案系统通过接口与原业务系统无缝结合，可根据本单位的具体情况将扫描模块插入到任意业务环节。
系结构业务流程表示如下：
（一）档案扫描
1、认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。 2对每份文件的每页进行纠偏处理，其左右歪斜偏差小2度；对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理，以符合阅读习惯。 3.扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时，应尽可能按原缝隙粘贴好，再用平板扫描仪扫描。 4.每一案卷纸质档案扫描完后，扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。 5.A4宽幅单面扫描仪快速扫描双面文档并正确排序的使用方法。先将全部正面扫描并保存后，再将全部反面扫描(中间的白页也要扫描)，最后将空白页删除。 6.卡纸的处理 纸质较差、薄、软、对折不齐、开叉、装纸超重、纸槽宽幅过大、进纸边不整齐时容易发生卡纸。卡纸后该页应改用平板扫描，并尽可能恢复纸质档案原状。 7.A3幅面的纸张用数码相机进行拍照。 8.检查核对完后将该影像数据保存到数据库服务器保存。 （二）图像修正1、扫描影像获取时一般将分辨率设置为200DPI。2、图像画幅数要与扫描交接单上保持一致，准确无误。3、要保证画幅上的图像、文字完整，清晰可读。4、对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数，尽可能使图像能清晰识别。（三）档案资料分类房产档案资料分类，可以根据实际情况进行调整,每份档案文件目录数据与其图像文件名分类后建立一一对应关系，实现档案目录数据与图像文件的对接。（四）数据对接根据文件的业务编号将目录数据与图像文件进行对接，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。
（五）档案整理
1、对扫描后产权资料逐卷、逐份验收和检查，然后装订建卷，移交档案编排人员。
（六）档案号编排
经过接收、扫描（拍照）、整理后的档案由专人经本档案系统自动给案卷号（流水号），按档案属性分类编排，根据每卷档案所在的库、列、组、层、卷编排档案状态。
（七）数据校对
以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录，并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的合格率未达到95%以上不予以验收。（八）光盘刻录
每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘或备份到磁带，刻录光盘时应注意图像信息的完整，刻录完成后要进行质量检查。合格的光盘用只读光盘复制两份，异地保存。
（九）档案公开查询、公开利用
以前对房地产档案利用工作处于无章可循的状态，加上受传统档案管理理念的束缚，档案管理人员一直有重保管、轻利用的思想，对房地产档案查询设定种种条件限制利用。我们在本系统查询信息中设计查询功能，从查询受理、查阅内容、查询收费、出具证明形成信息数字化，软件设计中对前台实行部分资料公开查询，档案信息系统的运用，使我们档案管理达到自动检索、自动变更数据、自动编目、自动汇总和自动打印，带来了更高的工作效率和更好的社会效益。
四、进一步加强档案数字化基础设施建设
1、建设高质量的档案信息数据库 房地产档案管理主要包括两个方面: 档案原件及档案数据的管理。档案原件作为房地产档案的原始资料有着不可替代的作用, 它是档案数据的来源。房地产档案管理要实行全方位、多元化的服务模式。加快档案目录数据库建设，提高档案目录数据的质量。首先应该对馆藏的所有档案完成案卷级条目检索数据库，这是一个快速且见效快的目标；其次在此基础上逐步完善文件级条目检索数据库。只有这样，才能建立一个全面、高效、快速、准确的档案检索数据库。
2、稳步推进档案多媒体数据库建设。对录音、录像、照片档案进行数字化，建立一定规模的多媒体档案数据库。推进档案资源信息二次开发，建立多种形式档案信息体系。根据档案信息，做多方面的专题研究和编研，推进档案信息的二次开发，同时采用多形式发布档案信息的方式，如建立网站等，使更多的用户了解档案、利用档案，扩大档案的利用价值。
3、电子数据的安全性管理。档案资源信息化后，主要是通过计算机网络等技术实现数据信息的共享，因此网络的安全性、数据的安全性是一个重要的问题，必须设定安全的使用权限，以保证电子数据不被错误修改、删除，同时派专人作好数据的备份工作，以保证档案馆提供给用户的数据具有安全性、可靠性。
4、加强电子文件归档与管理
加强电子文件归档管理的标准规范的贯彻实施工作。档案馆要按照国标《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》的规范化要求，开展电子文件收集、归档工作，加强分类指导，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。
5、抓紧档案信息化标准和规范建设
利用计算机对房地产档案信息进行管理,具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。这些优点能够极大地提高房地产档案管理的效率,也是房产管理科学化、标准化、规范化的一个重要条件。信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。在数字化建设中, 必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准, 最终建立起一个标准化的数字化利用平台, 实现档案数字化管理。
作为房地产信息服务平台，数字化房地产档案馆实行集成化管理是必然趋势，将分散于各种载体的档案信息资源以分部方式存储，以网络化的方式互相连接，提供及时的数据交换、数据管理、信息利用，最终实现房地产档案信息资源的共建共享。
总之，实现档案馆数字化将成为房地产档案事业发展的主流，面对新世纪的机遇与挑战，我们档案工作者只有把握机遇，迎接挑战，加快发展，要与时俱进，发扬只争朝夕的精神，必须尽快运用高科技手段取代传统的收集、管理和提供利用方式，才能实现档案事业的改革与创新，并为房产档案馆数字化建设打下坚实的基础。
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