浅议企业内部审计档案管理

来源:用户上传      作者: 娜仁高娃

　　摘要：随着内部审计领域的不断拓展，内部审计的地位和作用日益提升。但是，多数企业在加强内部审计工作的同时，却对审计资料整理归档工作重视不够，存在着“重审计、轻归档”的观念，内部审计档案管理相对薄弱，管理水平不高。本文拟就如何改善企业内审档案管理谈几点浅见。
　　关键词：企业内部审计档案管理
　　
　　一、内审档案在企业审计工作中的作用
　　
　　企业内审档案是企业内部审计工作的重要组成部分，它是内部审计活动的真实记录，也是考查内部审计工作质量、研究内部审计工作历史的重要依据。建立完整而系统的企业内审档案具有重要的作用。
　　
　　(一)为企业内部的连续审计提供资料
　　企业内审档案包括企业内部审计工作中的所有重要资料，它系统而完整地反映了企业内部审计过程的基本情况。它可以作为审计工作结束后复核和备查的依据，也可以为有关部门和人员了解审计情况提供证明材料。企业中有些审计项目如财务收支审计、经济责任审计、基建预决算项目审计等，连续性很强，为了缩短审计周期，审计人员可以充分利用以前年度的审计档案进行审计，从而提高工作效率，起到事半功倍的作用。
　　
　　(二)为提高企业内部审计工作质量积累资料
　　目前，我国企业内部审计工作的质量还没有达到应有的水准，需要进一步提高和完善。通过建立企业内部审计档案，可以较为系统地总结企业内部审计实践中的经验和教训，不断探索企业内部审计工作的规律，为企业的规范管理创造条件。
　　
　　(三)为企业内部审计理论的研究提供素材
　　审计理论来源于审计实践，而审计实践的具体详细记录就体现在审计档案中。企业内审档案所积累的各种案例资料，为企业内部审计机构进行审计学术理论研究提供了丰富的素材。我公司在审计工作中用到的事前审计调查不仅提供了数字依据，还对审计过程中的事项作了详细记录。
　　
　　二、企业内审档案管理工作现状
　　
　　目前，企业在履行内部审计职能过程中，越来越强烈地意识到审计业务档案管理工作的重要性。但是，由于起步较晚，研究探索较少及领导重视不够，从总体上说，审计档案的归档、管理工作还比较落后，处于不完善状态，还有许多方面不适应现代化管理的要求。主要存在以下一些问题。
　　
　　(一)对内审档案管理的重要性认识不够
　　有的单位领导和审计人员对审计档案的重要性认识不够充分，常常忽视文件材料的整理归档工作。只注重内部审计项目的实施，认为只要出具了审计报告，提出了审计意见，作出了审计决定，该审计项目就结束了。相对而言忽视文件材料的收集、整理和归档工作，甚至认为审计工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，不把审计资料的整理归档工作列入议事日程。
　　
　　(二)内审档案管理工作不规范
　　首先是缺少专职人员。许多单位没有专职的内审档案管理人员，很多重要的审计工作资料都存放在个人手里，没有统一归档保存。随着时间的推移和人员的变动，许多重要资料逐渐散失。其次是职责不明确。有的单位虽有专门的审计档案人员，但没有经过专门的培训，业务不熟悉，对审计档案的归档范围和标准不清楚，工作随意性较大，很多应该归档的资料没有及时收集起来。再次是设施不完善。文件资料到处堆放，时间稍长，难免丢失。
　　
　　(三)内审档案管理方法不科学
　　由于内审档案管理人员大多数是兼职的，没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的审计档案既不便于查找利用。
　　
　　三、改善企业内审档案管理的建议
　　
　　(一)增强对企业内审档案管理重要性的认识
　　企业内审档案是企业档案的重要组成部分，要充分认识到它在企业发展中的作用。要改变过去“重审计、轻归档”的观念，不断完善内部审计的归档工作。要切实加强对这项工作的领导，使领导和员工树立起良好的审计档案意识，按照《关于审计档案管理工作的规定》的办法，实行谁审计谁立卷、边审计边收集整理、审结卷成的原则，认真做好这项工作。
　　
　　(二)加强内审档案的领导管理
　　随着企业内部审计范围的不断扩大，企业内审业务量逐年增加，分管领导应该将内审档案管理当作一项重要的工作来抓。要安排既懂审计业务又懂档案业务的专人从事这项工作，明确内审档案管理人员的任务和职责，组织档案人员学习交流经验。
　　
　　(三)培养管理人员的归档意识
　　审计工作人员在进行审计项目时，要时刻注意积累审计资料，把在审计活动中形成的文件、信函、笔录、凭证的原件及复印件，包括批件、定稿、重要修改稿、照片收集齐全，并且把审计后的各类资料按档案单元的项目、内容一一分理出来，确定需要立卷归档的材料。专(兼)职档案人员在档案的整理过程中，要严格按照立卷归档内容的具体要求认真做好立卷归档工作：同时，还要积极参与审计组卷，加深对案卷内容的了解，熟悉审计档案内容，为本单位正常开展各项审计工作和提高工作效率服务。
　　
　　(四)健全管理制度
　　要使内审档案工作上规格、上水平，首先要建立内审档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次要建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。
　　
　　(五)建立激励和约束机制
　　各单位要定期组织对内审档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬和奖励，并与工资晋升、职务升迁、评选先进等挂钩，这样可以改善内审档案人员的待遇，发挥他们积极性、主动性和创造性。
　　
　　(六)改进企业内审档案管理方法
　　随着计算机技术的飞速发展，计算机在档案的搜集、整理、信息加工、编制索引等方面具有高效率的优势，因此，企业内审档案管理必须借助于计算机技术。当前各企业对审计文件的管理和利用仍然采用“双轨制”，即文件电子数据与文件实物载体同时并存。但是，从长远来看，数据存储技术的成熟、数据安全问题的解决，电子文件将大量增加，很有可能取代纸质文件。传统的档案管理方式已不能适应审计工作的发展要求，必须转变文件、档案的管理方式。要增加经费投入，改善管理方式。
　　
　　(七)提高企业内审档案管理人员的素质
　　做好内审档案管理工作，领导重视是前提，制度健全是保障，人员素质是关键。审计档案是一项专业性较强、内容繁杂琐碎的工作，需要一支业务熟练、工作细致、相对稳定的专(兼)职审计档案员队伍。同时，还要加强审计档案人员的业务培训，鼓励他们不断学习先进的档案管理方法。为适应电子文件和电子档案管理的需要，必须对档案人员进行专门的计算机技能培训，否则无法实现档案信息管理的现代化。
　　
　　参考文献：
　　
　　[1]吴泽亮，关于内部审计档案管理之我见，市场论坛，2008(8).
　　[2]武戈，试析审计档案管理在审计质量工作中的地位和作用，机关档案工作学术研讨会交流论文集2004.
　　[3]元志红，对规范审计档案管理的探讨，山东档案2008(1).

转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-506927.htm