浅谈档案管理制度创新

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　　摘要：针对当前档案管理面临的新形势，阐述了档案制度创新的现实意义，提出了档案管理制度创新的具体内容，要搞好档案管理制度创新，必须加强档案资源管理体系建设，拓宽渠道，保障档案资源归档的齐全和完整，强化对档案工作的评价与考核，加快档案资源的信息化建设，提高档案资源管理人员的业务素质。
　　关键词：档案管理；制度创新
　　中图分类号：G271文献标识码：A
　　
　　制度创新是新制度产生，否定、扬弃或改变旧制度的动态过程。对于档案管理来说，就是以建立新的制度，更好地实现档案管理功能，在原有的基础上，大幅度档案管理的质量和效率。档案管理制度创新主要覆盖管理专业人员与档案关系、管理运行机制、档案管理模式等方面的创新范畴。在这些方面的整体创新，才能推动档案管理制度不断创新与发展。
　　一、档案管理制度创新对于当前档案管理的重要意义
　　（一）档案管理制度创新是经济社会发展的必然选择
　　随着经济和社会的发展，人力资源部门在社会中的作用越来越重要，人事管理也在发生着变革，机关和企事业单位档案管理的难度越来越大。档案材料收集不完整、不全面，旧材料比较多，新材料补充不及时，不能真正反映个人的现实面貌；组织评价机械化、形式化、流程化、“技术化”，不能客观全面真实地反映一个人的情况；现实生活中涂改、伪造人事档案的违法行为也屡见不鲜,假工龄、假年龄、假学历、假职称等现象增多。人事档案材料收集、加工、传递、利用等环节的管理漏洞也不同程度地存在，造成档案材料遗失、缺损和变形，从而导致人事档案信息失真。这些问题的出现表面，原有的人事档案管理制度与模式已经不适应经济社会发展的要求，迫切需要创新。
　　（二）档案管理制度创新为档案管理工作有序运行提供体制保证
　　俗话说“没有规矩，不成方圆”。规矩也就是规章制度，是我们应该遵守的，用来规范我们行为的规则、条文，它保证了良好的秩序，是各项事业成功的重要保证。科学的积极的制度的建立，能降低“风险”、坚持“勤政”、促进“发展”。人事档案反映着人的整体素质与履历状况，因此，档案要做到翔实、准确、全面，才能更好地为人事管理服务，给人才使用提供准确而有价值的信息。个人的具体材料，必须符合该人的实际情况，尤其是能证明一个人自然状况与履历变化的原始材料，要完整、齐备，要做到内容充分。储存的资料必须准确无误，无法确认与核实的材料不能存档，模糊不清的数字、日期、人名、地名等也不能存档。这些都要求有强有力的制度作为保证，如果标准要求不严格不严谨，必然会带来诸多问题与漏洞，给个人与单位造成巨大损失。因此，必须不断创新档案管理制度，使其更为完善健全。
　　（三）档案管理制度创新是调动档案管理人员积极性的关键
　　档案管理制度创新的实质是要从各自的实际出发，回顾多年来的档案工作实践，领导支持固然非常重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门、各单位，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，因此必须制定较为详尽的制度，不断创新档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，按月考核，年终进行总结评比，职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性和活力。
　　二、档案管理制度创新的具体内容
　　机关和企事业单位要把把档案工作例入议事日程，定期听取档案工作汇报，解决档案工作中存在的困难和问题。档案工作在业务应受上级档案局的监督和指导，各单位应建立村档案员例会制度，定期交流汇报档案工作，布置业务。
　　（一）创建档案培训制度
　　机关企事业单位应安排档案管理接受档案基础知识培训，可邀请上级业务人员授课，每年至少一次。上级部门负责对下级档案管理人员的上岗培训，制订教育培训计划，举办多种形式、不同层次人员参加的培训班，普及档案基础知识，提高档案业务水平。
　　（二）创建档案检查制度
　　各级档案管理单位在工作中形成的具有保存价值的文件材料，档案员应主动、及时的向所属人员收集档案材料，熟悉档案整理规则、技术，规范整理各种门类的档案，按照档案制度向职工提供档案服务，并定期对归档档案的质量、数量进行检查，
　　（三）创建档案责任追查制度
　　档案管理部门应按照各级档案管理办法，在规定时间内对相关文件材料进行归档，登记造册。人事变动时，应办理档案材料移交手续，对私自带走、销毁、藏匿档案材料的，严格按照中华人民共和国档案法追究相关责任。对文件材料应归档而未归档造成遗失，导致职工利益受损、政务工作难开展、引起群众上访的，应追究相关人员责任。
　　（四）创建档案联系制度
　　落实各级档案工作的包干负责制，由上级抽调业务骨干分别负责所属单位的档案工作，便于及时了解档案工作情况，监督和指导档案业务。
　　三、档案管理制度创新需要关注的重点问题
　　（一）加强档案资源管理体系建设
　　完善档案管理制度和档案资源管理监督机制。在我们日常的档案管理工作中，应根据工作实际，注重不断完善各项档案规章制度。要知道，档案资源的形成是企业各时期业务工作开展情况的一个体现，如果档案制度和归档范围没有得到及时更新和完善，则造成档案资源的流失，进而可造成企业员工对档案资源归档意识的淡薄。中国有句俗话，不以规矩不能成方圆，对于现代任何一家企业都是如此，而且完善的档案管理制度能够最大程度的保障档案资源归档的完整性，以免档案资源的泄露及丢失现象的发生。因此，要明确档案的收集范围、流程、要求和部门第一责任人，建立档案收集工作目标责任制，把档案资源管理归档机制落到实处。另外，对档案资源的管理还应具有合理有效地监督制度进行控制，在档案运用过程中，不同的运用对象其目的是不一样的，管理人员可以根据具体的情况加强监管的措施。
　　（二）拓宽渠道，保障档案资源归档的齐全和完整
　　一是要控制源头，把好责任部门收集的第一道关口。档案工作者可从源头上入手抓档案的收集工作，要注重部门责任人的资料收集，严格按照档案归档范围进行部门资料的接收，把好档案资源归档管理的第一关，它是档案资源管理的重中之重，也是丰富馆藏的主要渠道；二是要抓文件资料归档质量。企业文件资料来源于各个部门，如何把控文件质量及归档，需要各部门落实到每人每天的工作中去，档案管理是一个系统工程，企业档案的质量与各部门的工作质量息息相关，各部门既是档案室服务的客户，同时也是供应商，供应商提供什么质量的产品，所能享受到的就是该质量的产品服务，部门工作成果的质量直接影响归档文件材料的质量和保存价值，做好部门资料管理是企业档案资源管理的基础；三是适时开展档案资源征集等相关活动，把对企业有利用价值的档案资源接收进来，以发挥其应有的价值作用。
　　（三）强化对档案工作的评价与考核
　　一是要进一步档案工作评价奖惩机制，对档案资源管理做得比较好的，应给予表彰奖励，对档案工作不重视造成档案丢失的，要通报批评；二是要结合企业开展的比学赶帮超活动，参与年度红旗的评比；三是要组织开展二级企业的档案工作评价服务检查，及时指出档案资源管理中存在的问题，切实做好档案收集整理工作。
　　（四）加快档案资源的信息化建设
　　一是借助档案管理系统平台，整合各板块业务系统的档案信息资源；二是大力推广应用档案管理系统，把档案应用与归档机制延伸至企业的每个部门及每个岗位，做到人人应知应会；三是加强档案管理系统网络化管理，在保障安全保密的前提下做到在线查、调阅档案信息资源；四是需加大宣传力度和档案管理系统的提升力度，以最大限度实现其利用价值。
　　（五）提高档案资源管理人员的业务素质
　　对于负责档案运用工作的管理人员应加强业务素质的提高，可以通过培训学习，让他们具有较好的专业知识及技能，对业务工作的开展更加熟悉，并且还应加强相关法律法规的学习及政治素质的培养，让档案资源管理人员充分认识到档案管理的重要性，并热爱所从事的这份事业，这样其责任心才能得到进一步的加强，在工作进行中才会有比较饱满的精神状态及积极性投入到工作中。同时还应加强用人制度的完善，选拔具有较高专业水平及文化水平的工作管理人员补充到队伍中来，从而使档案管理队伍更精良，高素质的管理队伍更善于发现及分析问题，并对经验进行总结，从档案资源管理工作中发现规律，同时对工作人员的工作能力及观察能力都能有效地提高。

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