高职院校固定资产信息化管理探析
来源:用户上传
作者: 林旺兴 凌学军 黄燕
摘要：近几年来随着我国高职教育的快速发展，高校固定资产的规模也快速增加，原有的固定资产管理方法已不能满足高职院校发展的需要，信息化管理提上了日程，本文从高职院校固定资产信息化管理的必要性出发，提出高职院校固定资产信息化管理的意见和建议。
关键词：高职 固定资产 信息化 管理
长期以来高职院校固定资产的使用、维修等情况大多是通过手工记录，耗时费力，且工作效率低，管理不到位，不利于固定资产的合理利用，而且这种管理模式已不适应当前高职院校固定资产管理的要求，随着网络信息技术的不断发展，固定资产信息化管理提上了日程。
一、固定资产信息化管理及其特点
（一）固定资产信息化管理。固定资产信息化管理就是要依托现代信息技术通过建立固定资产管理信息系统来获取固定资产全面的信息，从而实现以信息为中心的固定资产管理模式。信息系统应详细记录固定资产从申请、审核、批准、采购、使用、报废的整个过程的全部信息，在固定资产日常管理中，各部门的管理人员可以通过固定资产信息系统实现信息链接和共享，实时动态地掌握固定资产情况，并相互配合和监督，使资产管理更加科学、规范、透明，最大限度地减少账实不符、固定资产流失、固定资产闲置、固定资产重复投资的情况。
（二）固定资产信息化管理的特点。（1）信息量大。固定资产信息管理系统能反映每一项固定资产（包括已淘汰、报废的固定资产）的全面信息，且信息的保存时间长，方便使用单位随时掌握固定资产的详细情况，有利于对固定资产的管理。（2）工作效率高。实行固定资产信息化管理除了初建信息系统时需要输入每一项固定资产的全面详细数据外，信息系统的日常管理一般只需要输入少量的固定资产变动数据，资产清查时，通过手持与信息系统连接的扫描仪对资产上的标签条码进行扫描，可以及时发现资产的变动和流失情况，相对传统的固定资产手工管理方法而言，大大提高了工作效率。（3）信息实时化。固定资产信息系统能实时反映固定资产增减情况，确保数据的准确性和及时性，使各部门实时掌握资产动态情况，强化对资产处置的动态管理。（4）信息资源共享。固定资产信息系统往往通过网络有效链接，通过不同的用户输入接口，实现数据的采集和存储，实现资产信息的共享。各固定资产管理部门通过信息系统可以了解现有固定资产的使用情况和闲置情况，从而更好地调剂内部的固定资产，实现物质资源的共享，大大提高了固定资产利用率。（5）管理科学。固定资产信息系统具有很多功能模块，通过功能设置，建立健全数据库资料，按照“责任到人”的管理要求，从资产的采购、审核、入库、调转、处置到记账都有明确的责任人，而且资产的管理人、使用人、存放地点、使用状况等信息在信息系统中一目了然。一旦资产在某一个环节出问题，通过管理系统模块可以查出管理责任人，追究其相应的责任。科学的管理，堵住了资产管理漏洞，有效地防止了国有资产的流失。
二、高职院校实行固定资产信息化管理的必要性
（一）高职院校固定资产快速增长的要求。目前，高职院校的固定资产规模快速增加，有的高职院校拥有几亿元甚至几十亿元的固定资产，每一项固定资产（包括已报废的固定资产）的信息都必须记录，固定资产卡片很多，且随着固定资产折旧制度的引入，固定资产核算工作大大增加，用手工记录的方式十分耗时且容易出错，已不能满足快速增长的固定资产管理的要求，建立固定资产信息系统既能快速完成记录和计算工作，也提高了核算的准确性。
（二）高职院校实现固定资产信息资源共享的要求。目前，高职院校的固定资产管理存在各自为政，信息相对封闭，各使用单位信息不对称，对存量资产的情况掌握不足的情况，不利于资产合理利用。建立固定资产信息系统能很好地解决这些问题，实现资源共享。
（三） 高职院校实现固定资产的科学管理的要求。目前，高职院校的固定资产一般是由财务部门负责统一价值核算，固定资产实物则由资产管理处和具体使用部门负责管理，管理责任不够明晰，没有责任到人，一旦遇到管理中的问题，部门之间容易产生互相推诿、推卸责任的情况。而运用固定资产信息化管理系统能明确固定资产管理责任，操作方便，具有很强的透明性。
三、高职院校固定资产信息化管理的有效实施途径
（一）建立健全固定资产管理制度。健全的固定资产管理制度是固定资产信息化管理工作有效开展的必要保证。高职院校应完善固定资产的各项规章管理制度，建立健全固定资产管理岗位责任制和内部审计制度，确保信息化管理工作顺利开展。
（二）选择适合本校实际的信息管理软件。每所高职院校固定资产管理都有自身的特点，不能使用完全相同的信息管理系统，因此，高职院校应与软件公司合作，在了解本校固定资产管理要求的基础上，吸收先进的管理理念，综合运用各种现代化的信息技术与手段，开发出一套适合本校情况的开放性强、透明度高、满足学校信息化管理的需要可行的信息化管理系统。
（三）做好固定资产信息化管理的基础工作。（1）做好固定资产条形码的编制工作。高职院校的固定资产很多，要将众多的固定资产信息录入系统，就必须给固定资产合理分类编码，高职院校应该按照会计准则规定的固定资产分类标准和条形码的编码规则，对固定资产进行编码。同时在信息系统上设置自动编码程序，即使管理人员变动、新增固定资产也不会出现编码混乱或错误的问题。（2）建立健全固定资产管理数据库。首先，进行固定资产的全面清查工作，反复核对存量固定资产的实物名称、数量、金额、保管人、存放地点、使用人和使用状态，并做到账实相符，根据清查结果建立固定资产全面的基础性信息档案。并在此基础上，将所有固定资产数据按使用部门进行录入，并根据前期制定的条形码编制方法编制出一一对应的条形码，将条形码贴到对应的固定资产实物上。（3）做好资产软件的安全设置和权限设置。首先，设置各种安全管理手段，如设置登录密码，对重要数据进行加密等。其次，将用户划分为不同等级，确定不同等级用户对系统使用权限，确定不同用户各自应履行的职责，根据不同权限确定不同的操作方法。再次，做好备份和审核工作，由资产管理部门及时录入系统并生成“验收单”，然后按次序进入财务、使用部门后，再回到资产管理部门。
（四）加强管理人员的信息管理业务知识培训。目前，高职院校大多固定资产管理人员缺乏基本的信息化管理的专业知识，这直接影响资产管理信息系统软件的有效运行，制约了固定资产信息化管理水平的进一步提高。因此高职院校应重视对管理人员的信息管理业务知识培训，加强各高校之间资产信息管理工作的交流与沟通，提高管理人员业务能力。
参考文献：
1.杨杰.高校国有资产管理网络系统的构建[J].滁州学院学报，2009，11（5）：85-87.
2.李晓军.以信息化建设为抓手 全面提升军队资产管理水平[J].国有资产管理，2011，（11）：72-74.
3.王竹萍.基于条形码和 RFID 技术的高校固定资产管理系统设计[J].杭州师范大学学报（自然科学版），2009，8（1）：56-61.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-6798762.htm
