高校档案信息化建设相关问题的思考

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　　现代信息技术的飞速发展使得档案信息化建设提上了日程，给高校档案工作带来了新的契机，高校档案信息化建设成为一个新的研究课题，这也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。高校档案工作必须与时俱进，以实现档案信息资源的共享，首先我们要充分认识到高校档案信息化建设的必要性。
　　
　　一、 高校档案信息化建设的必要性
　　
　　1、形势发展的需求
　　传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务也是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路。2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”列入其中，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。随着我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料，现在都是用电子文件的形式进行网上发布，高校档案工作只有适应这样的发展趋势，才能做到与时俱进、同步发展，才能适应经济社会科技发展的需要。
　　2、提高档案管理工作的质量和水平的需要
　　其一，高校档案馆自从实行信息化建设后，大部分都购置了电子文件归档专用服务器、馆藏纸质档案数字化高速扫描仪、数据库备份电子光盘库、双网卡工作站等设备，为电子档案的接收、归档和管理奠定了一定的物质基础。现阶段，传统的纸质档案和以电子文件为代表的新形式档案同时并存。然而，传统型档案以手工管理为主，按档案管理规范的要求，通过人的实际工作对档案进行管理，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异；以电子文件为代表的新形式的档案，这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理，无论任何人进行操作和管理，其差异都很小，档案管理质量上产生的问题也会相应减少，因此，高校档案信息化建设的结果，其档案管理工作的质量和水平是传统的管理方法无法比拟的。其二，在积极推行档案信息化建设的同时，也迫使水平和能力稍差的工作人员努力提高业务水平。各高校通过对专兼职档案工作人员进行档案信息化相关业务的培训，使其更快更好地适应档案信息化环境下的工作要求，从而提高整个档案管理工作的质量和水平。
　　
　　二、高校档案信息化建设研究的主要内容
　　
　　2002年《全国档案信息化建设实施纲要》（档发［2002］8号）（以下简称《纲要》）文件的出台，标志着档案信息化建设的步伐越来越快，目前档案信息化建设就是基本按照《纲要》的要求进行的，作者就《纲要》内容中几个方面进行了思考。
　　1、高校档案信息化基础设施建设和软件的开发
　　档案信息化建设已经在我国档案界正式启动，随着数字化校园项目的实施，与信息化社会同步发展的信息校园所形成的大量电子文档的保管、利用也对高校档案馆提出了信息化建设的要求。因此，传统的手工管理模式势必要被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公模式逐步取代，档案管理现代化建设取得显著成绩，信息化程度逐步提高，各地各部门档案管理工作正在发生深刻变化，档案信息资源正处于大力开发利用之中。近些年，全国高校档案部门计算机和网络服务器等基础设施配置作为信息化建设一项全新的工作，也为高校档案信息管理软件系统的开发与利用提供了前提。目前，高校档案信息管理软件开发的当务之急是尽快制定出全国统一的软件发展规划和行业标准，使高校的档案管理软件及其系统按照统一标准执行。此档案管理软件不仅应在管理档案业务方面要有较强的通用性，以适应不同类型的档案管理，而且还应对不同应用人员素质和应用水平同样要有较强的适应性。软件的设计要考虑到用户管理档案的多变性和不确定性，增强软件的容错能力和提示引导能力，考虑到用户素质的高低，尽可能适应用户的要求，使其按各自所需做必要的改进，增强软件的易维护性、可靠性和安全性。
　　2、 搞好高校档案信息资源的开发利用
　　随着高校档案信息化的不断发展，产生了丰富的信息资源，不同部门都有自己的信息系统和网站，每年将产生大量的数字化文档，这些数据涉及到数学、科研、行政、财务、后勤等，是非常珍贵的资源，并且这些信息不存在纸质版本，所以应该要求各部门每次进行网站更新时，应将旧网站进行归档或有选择的采集网站信息。在当今信息化时代，高校档案的开发利用才是档案工作的根本。如果档案工作仍停留在收集、整理、保管及被动提供利用的水平上，是适应不了形势发展需要的，因此，在开发利用档案信息资源方面，高校档案工作者要充分利用高校档案管理的丰富性、教育性、综合性等优势，主动地、创造性地为学校的建设与发展服务，真正体现出档案的价值所在。
　　3、 高校档案信息化人才队伍建设
　　档案工作者是档案管理的主体，是否具备极强的业务素质和相关能力是搞好档案管理工作的关键。信息社会把高校档案信息化建设推进了一个新的发展时期，这就迫切需要一大批既懂计算机技术又精通档案业务的高层次档案管理人员，为此，各高校加快培养和造就一支高素质的人才队伍已势在必行。通过加强对在职档案工作者的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握档案管理知识，深入系统地学习计算机操作、数据库管理、网络管理等基本技能，逐步加强档案的规范化管理，使之尽快适应高校档案信息化进程。
　　4、 加强档案信息的安全管理
　　（1）提高档案管理者的安全防范意识。首先，高校档案管理者要认识到档案信息是对高校多年来建设过程的一个历史记载，要确保档案的完好无损，对涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法行为采取坚决制止或打击；其次，档案管理者要严格规范个人行为，不从网上下载软件、电影、音乐和使用聊天软件以及访问不健康网站等，以免给档案信息安全带来隐患；最后，档案管理者要加强设备维护知识的学习，及时对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护，最大限度地避免恶意病毒的攻击。
　　（2）做好档案信息数据系统的安全措施。从具体的技术角度，肖金生、李成耀等在《档案信息化系统的网络安全技术研究》一文中提出了病毒感染，操作系统和应用软件的漏洞，来自档案馆局域网外部的攻击等问题。针对目前档案信息安全问题，刘建平在《档案信息化安全防范体系建设思路》中提出，构建各类安全防护体系。主要包括网络安全防范体系建设，数据安全防范体系建设，计算机系统安全防范体系建设，病毒防护体系建设以及安全防范管理制度建设等。同时在建设这些体系的过程中还要做好系统的安全评估工作，以便从总体上把握目前自身的信息化程度和水平，从而为下一步发展打好基础。
　　
　　三、高校档案信息化建设的趋势
　　
　　高校档案信息化建设是全国高校档案馆共同的工作，它的建设不仅对全国高校档案馆今后的发展起积极的推动作用，对高校的各项工作也会产生积极的影响和作用。因此，应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分，切实做好相关工作，加以建设和发展，适应经济社会发展的需要。高校档案信息化建设经过多年的努力已经初见成效，高校档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、整理、编目、检索、利用等服务职能转变，逐渐实现档案信息资源的合理配置、科学管理，它将会成为各高校师生查阅信息最全、最新、最方便的场所。有些学者是这样看待其发展态势的，认为伴随着计算机网络技术的不断发展，高校档案部门将会逐步趋向于数字档案馆的建设，未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。各高校档案馆不再是单一保存档案实体的机构，而是面向社会提供利用的开放的档案信息中心或信息系统。◆

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