浅谈企业采购业务的内部控制
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摘 要：企业内部控制作为企业实现其战略目标的一种手段，在企业内部管理监控系统中发挥着举足轻重的作用。企业管理者应该制定适合于本企业的内部控制制度，切实保证内部控制制度的有效运行，更好地加强企业管理，提高企业的经济效益。
关键词：采购业务 内控目标 内控要点 内控方式
一、采购业务流程的特点
1、采购业务与生产和销售计划紧密相联
无论是制造业还是流通企业，其最终经济利益的取得，都是通过最大限度地获取销售收入来实现的，而销售收入的实现则取决于物资或商品采购的质量。只有在采购业务中以最优惠的价格取得企业所需要的材料、包装物、低值易耗品或适销对路的商品，才能保证预期销售收入的顺利实现。
2、采购业务直接导致企业现金的支出或对外负债的增加
企业物资或商品采购无论是以现金交易方式进行还是依赖商业信用，它都会以现金的即时支付或未来支付为前提。因此，必须清醒地认识到采购的交易成本，即现金的流出，或是信誉的支付。而两者都是企业的珍贵资源。
3、采购业务频繁，工作量大，运行环节多，易产生管理漏洞
由生产或销售规律所决定，企业的采购业务会频繁地发生，而采购业务的运行既涉及企业外部的供应商、运输商，又同企业内部的采购、储运、财务会计、生产以及销售等部门发生着各种直接或间接的联系，流程运行环节多，风险因素多，控制难度大，极容易发生舞弊行为和产生低效率。
二、采购业务流程内部控制的目标
针对采购业务流程的特点，企业采购业务内控目标应当保证：
1、材料物资或商品的采购要与生产、销售业务的要求保持一致；
2、现金的支付和负债的增加必须以企业获得品质优良的存货为前提，保持货款支付或负债增加的真实性与合理性；
3、合理揭示企业应享有的采购折扣与折让；
4、防止采购环节中舞弊行为的发生；
5、保证采购业务流程在内、外部各个环节的运行通畅和高效率；
6、及时、准确地向有关部门提供物资或商品采购的相关信息。
三、采购业务内部控制的要点
为了保证采购业务流程内部控制目标的顺利实现，企业可从如下方面建立健全采购业务内部控制制度。
1、建立健全职务分离与相互牵制制度
企业采购环节的主要业务包括提交请购单、签定采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中必要的职务分离应当包括：
（1）在请购单中，对需要采购的材料物资品种、数量等，应当由生产或销售部门、仓储保管部门根据需要量和现有库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价；
（2）采购合同应当由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门（企业法律顾问）会同供货单位共同签订；
（3）物资采购人员不得同时负责材料物资的验收与保管工作；
（4）物资的采购人员、保管人员和使用人员不能同时负责会计记账工作；
（5）采购人员应当与负责付款审批工作的人员相分离；
（6）审核付款人员应当与付款人员相分离；
（7）记录现金支出和应付货款的人员必须与出纳人员相分离。
职务分离的目的是各部门、人员之间的相互牵制，其核心是明确相关部门和人员岗位的职责权限，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。
2、实行物资采购的请购单控制制度
企业材料物资或商品的采购必须遵循即能够满足生产或销售需要，又要防止存货过多而造成积压的风险。因此，在确定物资采购时，必须由物资使用部门（如制造企业的生产部门、流通企业的销售部门等）根据未来一定时期的需要量，以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门，然后由保管部门根据现有存货的库存量计算出请购量后，正式提交“请购单”。需要注意的是，经过物资保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和财务部门的确认后方可生效。采购部门确认的目的有两个：一是防止重复采购，即已经采购过的物资又重复执行；二是进行询价，即咨询现行市场价格，对采购所需资金进行估算。采购部门签署同意采购意见并对估算的资金数额、付款的时间及方式等加以说明后移交财务部门，财务部门根据企业的经营目标、资金预算情况和现有资金状况进行综合审查后批准。物资采购的请购单由财务部门签署同意执行意见后，再交采购部门，由采购部门将请购单报主管领导批准后，存档备案并办理招标订货手续。
3、施行订货控制制度
采购部门凭被批准执行的请购单办理订货手续时，一是必须向不同的多家供应商发出询价单，在获取报价单后，根据企业自身客观实际需求，认真比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间及方式和供应商信誉等有关资料，初步确定适合的供应商并准备商务谈判；二是根据商务谈判结果签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送交付给生产、销售、保管和会计等相关部门，以备安排生产、销售、收货和付款。在订货控制制度中，其核心是对购货询价、签订合同的控制和订货单的控制。
4、采取货物验收控制制度
企业订购的材料物资或商品到达时，必须由与采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收和保管。所收货物的检验包括数量和质量两个方面。根据订货单和供应商发货单将合格的货物验收入库后，仓储保管部门必须填制一式数联的“收货单”并及时传递给采购部门、会计部门等相关部门。货物验收控制制度的核心是保证所购货物符合预定的品种、规格、数量和质量标准，明确保管部门及相关人员的经济责任。
5、严格现金付款入账或应付账款控制制度
由采购请购单、订货单和收货单共同构成的收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票、货品明细表以及收货单等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经生成的原始凭证。这些原始凭证经审核无误后，会计部门应当及时记录企业存货的增加和现金的减少或应付账款的增加。对存货的核算必须根据企业的整体管理要求设置总账账户和明细账户并进行记录，会计入账应当注意做好两方面的工作：一是将繁杂的采购业务进行合理的分类并记入适当的账户和适当的会计期间；二是正确地对采购业务进行计量。
6、落实会计稽核与对账制度
这是一项经常性的制度，可以定期或不定期地进行，其目的在于防错查弊。它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款生成的记录，对采购业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后才能入账；另一方面，对于采购业务生成的应付账款，必须定期与供货方进行对账，防止债务虚列以及由此造成的业务人员舞弊行为。
采购业务流程是企业自身整体物流系统的起点，科学合理的控制管理不仅是采购业务流程运行通畅的保证，而且对于企业整个物流系统的高效率运转有着十分重要的影响，应当引起我们充分的注意。
四、采购业务内部控制的具体方式
1、填写“请购单”，办理申请手续
企业各部门所需要的材料、商品和其他物资，或者仓库认为某种货物储备量已达到最低储备限额而需要补充时，应当通过填写“请购单”的方式，申请购货。“请购单”是通知供应部门进行采购活动的一种业务通知凭证，由申请购货的有关部门负责人签字后，送交供应部门负责人审批，并授权采购人员办理购货手续。采用这种方式，使每一次采购业务都能有相应的依据，并建立在有计划的基础之上，对于防止盲目采购，节约使用资金，分清各有关部门和个人的责任都有一定的作用。
2、签订“定货单”，规范采购活动
如前所述，企业中除零星物品的采购可随时办理外，大宗购买业务应尽可能签定(签订)合同并采用定货单制度，以保证采购活动的规范化。“定货单”是供应部门进行采购活动的一种业务执行凭证，也是购销双方应当共同遵守的一种条约，它不仅使采购业务在开始时就置于控制的范围之内，而且便于使整个采购业务在任何时候、任何环节上都能查询其执行情况。
3、填制“入库单”，严格验收制度
采购部门购买回的各种材料物品，都应及时送交仓库验收。验收人员应当对照销货单位的发货票和购货定单等，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证正确、相符的基础上填写“入库单”(或收料单)。“入库单”是证明材料或商品已经验收入库的会计凭证，由仓库验收人员填制，并取得采购人员的签字后，一张留存，登记仓库台账，一张退给采购部门进行业务核算，一张送交会计部门。严格的验收制度，有利于考核采购人员的工作质量，划清采购部门与仓库之间的经济责任，保证入库物资的准确性、安全性。
4、强化审查制度，严格审核购货业务的各种凭证
会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前，应对各有关部门送来的各种原始凭证，包括发货票、运费收据、入库单以及定货单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一凭证的购货数量、金额计算的正确性，还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等。如果发现问题，应及时查明原因，分清责任，合理解决。在此基础上，编制付款凭证，由出纳员结算支付货款，并按货币资金支出业务的内部控制要求和方式实施内部控制，使两种业务的内部控制统一起来。◆
参考文献：
[1]朱荣恩，徐建新.现代企业内部控制制度[M].北京：中国审计出版社，1996.
[2]李凤鸣.内部控制设计[M].北京：经济管理出版社，1997.
[3]吴水澎，陈汉文，邵贤弟.企业内部控制理论的发展与启示[J].会计研究，2000，(5).
作者简介：李妍，女，会计师，大学本科学历，承德市园林管理局财务科工作，主要从事项目投资的学习和研究。
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