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现代企业多组织模式下的固定资产信息化管理

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  [摘 要] 固定资产是现代企业资产的主要组成部分,是企业开展生产经营活动的重要物质基础。现阶段,随着企业规模的快速扩大,企业自身需要加强固定资产的信息化管理,通过信息化手段合理有效地管理固定资产,做到既满足生产经营的需要,又节约资金,避免浪费,提高自身管理水平。本文分析现代企业固定资产信息化平台的建设现状以及其中存在的问题,探讨企业固定资产管理信息化发展的思路。
  [关键词] 现代企业; 固定资产管理; 信息化
  doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 24. 053
  [中图分类号] F273.4 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2011)24- 0093- 02
  
  现阶段,根据信息化发展的要求,加强企业资产信息化管理,目的是为了对资产进行合理配置,提高其使用效益,保护资产的安全与完整,防止资产流失,全方位提供超越时间、空间与部门分隔限制的,优质、规范、透明的符合国际水准的管理和服务。这一目的只有在对资产进行科学、合理、高效管理的基础上才能实现。
  1 企业固定资产信息化管理现状
  固定资产是企业重要的生产力要素,固定资产的结构、状况及管理水平是影响企业竞争力的重要因素。固定资产作为企业的长期投资,必须不断优化其管理,减少因管理不当导致其使用效益的降低。
  现代企业管理的组织结构越来越趋向于扁平化(见图1)。在企业组织结构从“垂直式”向“扁平式”转化的过程中,企业管理的方式也发生了变化,这些变化不仅来自于企业组织模式的变化,也来自于企业自身发展的需要。同时,信息化管理思想逐步深入到企业经营的方方面面,成为企业运营管理不可或缺的重要手段。
  在扁平化企业组织结构模式下,各部门内部整体性强,内部管理耦合度高,在信息化的最初阶段,部门内部的信息化建设成为主流,各部门也都建立了各自的管理信息系统。
  虽然信息化已经深入到现代企业管理的各个方面,但是现代企业各部门间的协作管理依然是企业管理信息化的薄弱环节。目前大多数现代企业的固定资产管理还是沿用手工台账和信息系统结合的管理办法,这种多台账的管理办法已经不适应现代企业发展的需要,容易造成重码及资源的浪费,阻碍了企业固定资产管理信息化的实现。
  2 现在企业实施资产管理信息化存在的问题
  2.1 企业管理者对信息化的理解存在一定误区
  部分企业对信息化这个包含诸多因素的新概念还缺乏全面的理解和认识,造成信息化建设缺乏持久的动力支持,决策者往往对结果不确定的新业务缺乏兴趣。管理者和操作者往往习惯于驾轻就熟的传统管理模式,对学习新的管理模式存在不同程度上的抵触情绪,阻碍了信息化的发展。管理者出于种种考虑不愿意将某些信息公开,对信息的安全性保障缺乏信心。总之,当前大部分现代企业管理信息化未能实现其应有的功能,传统的管理机构、管理手段仍发挥着主要作用,信息化成为一种装饰和一种额外的负担。
  2.2 企业组织架构灵活多变
  现代企业的组织模式完全打破了传统的金字塔式管理组织模式,结构管理扁平化。以事业部制结构为例,这是一种分权式结构,它的营运单位局部互相依存,事业部的生产经营部门按产品类别和市场设立,事业部拥有相当大的自主权。这种组织模式的主要特点是机动灵活,易于扩充。
  2.3 资产管理信息化建设上各自为政
  由于信息化系统本身功能的限制,目前,大部分主流的企业信息管理系统采用多数据库多表结构,于是企业各个事业部都设立了独立的账套,各个事业部对于资产也基于本部门的账套进行账务处理,各账套之间完全独立。于是,企业内部各部门在资产管理上忽视了信息资源的规范标准和共享性。由于各个管理信息系统是分散投入使用的,加上部门维护既得利益,造成在信息资源的采集和利用上各自为政,使得同样的数据项多次录入,并保存在不同的系统中,因而破坏了数据的完整性和一致性。
  3 现代企业实行固定资产管理信息化的对策
  3.1 改变管理理念,打破部门界限
  对企业管理层,其界限固定资产管理信息化思想的更新和管理理念的变革。加强信息意识和信息观念培养,充分认识信息化工作的重要意义;构建良好信息化环境,打破部门界限,加强部门协作,强调企业管理的统一性和协调性;营造良好的信息技术文化氛围,激发企业管理人员应用信息技术的兴趣,以提高信息管理意识、丰富信息科学知识、提升信息应用技能;建立考核激励机制,将信息化建设工作纳入考核体系,使管理者自觉自愿地推进企业管理信息化进程。
  3.2 固定资产管理系统的设计
  资产管理模块一般是作为企业ERP系统一个单独的子模块来进行管理,要实现在现代多组织企业资产统一管理、成本正确分摊的管理模式,必须选用基于单数据库或逻辑数据库开发的系统,逻辑上相关联的部分连接在一起。通过一个主数据管理模块来生成资产卡片对资产取得并生成编码环节统一管理,之后,验收及管理由各个实际接收该资产的业务单元(账套)分别管理,真正实现编码唯一,并且有关联的信息完全共享(见图2)。
  3.3 规范管理,整合资源
  企业管理信息化绝不是原有的管理模式在计算机领域中的重演,而是企业对自身管理方式进行全面改革的绝佳时机。企业应确认内部的基础管理是否规范化,基本管理的流程是否是通过信息化的手段来实现的。如产、供、销的业务是否连贯;财务处理是否规范,业务处理是否实现一体化,是否具备实时有效的计划和预算等。特别要注意电算化和信息化的区别,仅仅用计算机来代替手工工作只是实现电算化,是企业信息化最初级的阶段。在企业流程信息化过程中,改革传统的业务结构,以业务流为导向优化业务方式,提高运营效率,降低成本,获得最大的利润,这才是集成化管理的目标。
  4 结 论
  固定资产是现代企业资产的重要组成部分,加强固定资产管理,可以优化企业资源配置,加强对固定资产的登记、清理、借出与还入、维修、折旧等信息的管理与维护,实现设备的日常管理功能,通过一系列查询功能,保证企业中的每一项固定资产发挥其最大效力。成熟的管理信息系统通常对整个管理流程的标准化有很高的要求,企业在进行信息化的过程中应查找自身管理模式存在的缺陷和问题,借助信息化对自身管理模式进行规范化改革,提高工作效率,提高工作透明度,通过信息化建设规范各部门的工作流程。
  
  主要参考文献
  
  [1] 郭捷. 管理信息系统[M]. 北京:机械工业出版社,2008.
  [2] 魏霞飞,赵瑞玺. 加强固定资产管理提升企业经济效益[J]. 露天采矿技术,2006(1).
  [3] 侯文涛. 落实“行政事业单位国有资产管理办法” 加强固定资产管理[J]. 财会研究,2007(3).

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